Показываем бизнес-процессы

Рис. 9.2.1. Два подхода к управлению документацией

Система менеджмента качества, разработанная в соответствии со стандартом ISO серии 9000, основана на структурированном наборе документов, которые регламентируют основные аспекты производственной и управленческой деятельности предприятия. При построении и поддержании СМК необходимо управлять информацией. Это одно из основных требований стандарта ГОСТ Р ИСО 9001–2001. И в этом основная проблема. С одной стороны, необходимо иметь комплексные регламенты работы структурных подразделений, исполнителей, документированное описание процессов и процедур компании (это может быть до нескольких сотен взаимосвязанных документов), с другой стороны, организация должна проводить улучшения, то есть регламенты должны постоянно актуализироваться.

Чем крупнее организация, тем больший объем информации необходимо обрабатывать, отслеживать изменения и вносить их в соответствующие документы. Таким образом, при документировании деятельности организации возникают две задачи:

1.  Создать документацию , соответствующую требованиям стандарта.

2.  Управлять этой документацией , сделать ее доступной для всех сотрудников организации и постоянно поддерживать в актуальном состоянии.

Эти задачи необходимо ставить на этапе формирования документации, так как затраты на ее создание составляют 10–15 % от затрат на управление этой документацией.

Как правило, внедрение СМК выполняется в форме проекта: создается рабочая группа, устанавливаются сроки и цели, выделяются ресурсы и т. д. Завершение проекта – получение сертификата. А где взять ресурсы по управлению документацией в дальнейшем? Если использовать стандартные средства, то для актуализации документов необходимо содержать специальный штат сотрудников, и с развитием организации это число увеличивается, значительно повышается число субъективных ошибок и ресурсов на содержание документации в актуальном состоянии. В таких случаях говорят о необходимости применения информационных технологий (рис. 9.2.1).

9.3. Система взаимосвязанных информационных моделей предприятия