Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Я хочу, чтобы вы посвятили один самый обыкновенный рабочий день следующему упражнению. Оно непростое с той точки зрения, что вам придется строго-настрого следить за собой. Ведь одно дело — витиевато рассуждать о том, почему и как мы откладываем дела, и совсем другое — увидеть, как разбазаривается наше время.

Для выполнения этого упражнения понадобится блокнот и таймер. Вы будете засекать время, которое уходит у вас на выполнение каждого рабочего задания, записывать, сколько минут вы тратите на отвлеченное блуждание по Интернету и сколько раз в день прерываете одно дело для того, чтобы взяться за другое. Только постарайтесь ничего не менять в своем рабочем укладе и делать все как обычно. Просто положите рядом с собой блокнот, ручку и таймер. В роли таймера вполне могут выступить наручные или компьютерные часы. И записывайте все так, как вам удобно, — совсем не обязательно создавать таблицу в программе Excel.

Если вам интереснее разобраться не в рабочем дне, а в дне, проведенном дома, приготовьтесь к тому, что день будет долгим. Если вы станете зацикливаться на жгучем чувстве вины за бесцельно прожитые часы, блокнот полетит в окно уже к полудню. Помните: сегодня наша задача — собрать факты.

Я сама недавно делала это упражнение. Хотелось узнать, сколько могу придумать разных способов отложить подготовку к докладу, который мне предстоит сделать в следующем месяце. Я работаю дома, поэтому мои способы отлынивания от работы могут отличаться от ваших. Недавно сделала интересное открытие: всякий раз, когда растрачиваю время, я делаю это «по уважительной причине».

Например, вот три моих излюбленных пожирателя времени:

У меня в кабинете стоят три большие птичьи клетки. Обычно я навожу в них порядок по понедельникам после того, как закончу работу, выделенную на этот день. Но если мне хочется потратить время, достаточно сказать себе, что птичкам не помешает лишняя забота, и поэтому клетки нужно почистить именно сегодня. Двадцати минут как не бывало!

Я могу зайти в ванную и заметить, что мусорное ведро уже почти наполнилось. А раз уж пора вынести это ведро, почему бы не проверить, не наполнились ли ведра в спальне, в ванной для гостей, в кабинете и на кухне? Та-дам! Десять драгоценных минут летят вслед за мусором.

Интернет — великий пожиратель времени, вы не находите? Сегодня я решила сделать паузу в работе и посмотреть, во сколько обойдутся мне билеты на самолет и аренда машины во время каникул, которые я запланировала на конец лета. На это ушло еще 20 минут. Это было необходимое дело? Да. Но его вполне можно было отложить на вечер, когда работа уже окончена.

Конечно, в моей трате времени была и положительная сторона: у птиц стало чисто, комнаты избавились от мусора, а я теперь знаю, во сколько мне выльется поездка. Но это не отменяет факта, что я сократила свой рабочий день на целых 50 минут!

На этой неделе ведите учет своим «способностям к растрачиванию времени» — думаю, вас немало позабавит собственная изобретательность, и в то же время вы придете в ужас, когда узнаете, сколько времени тратится неизвестно на что. Это очень полезное упражнение: оно поможет вам разобраться в собственной тактике. И когда в следующий раз по дороге в туалет решите заглянуть на кухню, чтобы приготовить всем послеобеденный кофе, вы остановитесь и автоматически зададите себе вопрос: «Не пытаюсь ли я сейчас отложить какое-то важное дело?» Если пытаетесь, немедленно возвращайтесь на рабочее место. Если нет — сделайте доброе дело, сварите коллегам кофе.

НА ЧТО ОБЫЧНО УХОДИТ ВРЕМЯ

Человеческому разуму нет равных в изобретательности, когда дело доходит до разбазаривания драгоценных минут или даже часов. В этом виде спорта все мы — олимпийские чемпионы. Если у вас есть друг или коллега, который вместе с вами читает эту книгу, сравните в конце дня свои записи. Вас приведет в восторг и то, как много в ваших списках будет общего, и то, какие неожиданные способы потратить время придумал ваш товарищ.

Готовы? Держите под рукой блокнот, в котором вы описали свой обычный рабочий день, и всю неделю сверяйтесь со своими записями, чтобы посмотреть, появляются ли в течение недели новые способы отложить дела на потом. Если появляются, записывайте их и отмечайте, сколько времени они у вас отняли.

В течение рабочего дня вы ведете телефонные разговоры, которые не так уж важны или вообще не имеют отношения к работе? Если да, то помните, что вы тратите на них время, которое должны были посвятить важным рабочим вопросам. Иногда вместо звонка достаточно бывает одного короткого электронного письма — это сбережет уйму времени.