Практики саморазвития. Умение быстро учиться новому и сложному

В чем проявляется мастерство планирования? Оно означает, что вы ритмично исполняете практики планирования, то есть постоянно создаете или корректируете планы работ, календарь и другие рабочие продукты планирования.

Вы также ощущаете, что все задачи у вас под контролем, а при необходимости вы сможете легко их перепланировать. И дедлайны вам не страшны.

Мастерство планирования ставится за счет изучения и применения практики планирования в личных и рабочих проектах. При этом в нашем курсе мы говорим про личное планирование, а для планирования работы команды будет необходимо пройти дополнительное обучение на основных курсах ШСМ247. Постоянно практикуясь в составлении планов, любой человек может стать мастером планирования.

Работы могут быть запланированы на разных временных промежутках. Например, можно решить, что вы будете делать в ближайшее время или куда поедете в отпуск зимой. Некоторые проекты и задачи можно планировать на длительный период, а другие – только исходя из вновь открывшихся обстоятельств (кейс менеджмент). Редко получается спланировать всё от начала и до конца.

Обратим внимание, что благодаря мастерству стратегирования мы определяем сколько времени необходимо инвестировать, например, в первый этап приоритетного проекта, а также понимаем ожидаемый срок реализации этого этапа и желательный результат. А посредством мастерства планирования можно понять, где взять необходимое время и как спланировать работы, чтобы успеть в срок и получить желаемый результат.

Мастер планирования работает со следующими основными рабочими продуктами:

Что делает человек, занимающийся личным планированием?

Человек, исполняющий роль планировщика, переводит задачи в работы, которые должны быть расставлены по порядку и выполнены в определенное время. Работы записываются в такие рабочие продукты как план, график, календарь или другие.

Как задачи переходят в работы?

Планировщик получает задачи, сформулированные по каждому проекту или выявленные из мимолетных заметок. Задачи могут быть по одному проекту или по нескольким. По каждой задаче могут стоять ориентировочные сроки исполнения. В любое время у вас могут возникнуть идеи по возможным задачам и работам, которые можно записать в мимолетные заметки, а потом при разборе отнести их в рабочие продукты практики планирования.

Важно понимать разницу между понятием «задача» и «работа». Задача содержит действие, которое должно быть выполнено в рамках проекта. Желательно, чтобы она содержала упоминание практики248. Задача становится работой249, когда известно:

– Кто или какой исполнитель (ФИО)250;

– В какой срок251;

– В какой роли;

– По какой практике;

– С какими ресурсами;

– Какой рабочий продукт будет в результате.

Для того, чтобы правильно сформулировать работу, планировщик должен иметь доступную информацию о наличии ресурсов (времени, средств и комплектующих) и мастерства у исполнителей.

Мы можем рассматривать себя как станок, который может делать одну операцию в определенный период времени. А значит надо уметь подносить к этому станку работы, чтобы он не сломался из-за неподходящей формы или чтобы ему не подсовывали сразу несколько работ, которые он не может переварить. К тому же необходимо подавать такие работы, после выполнения которых будет легче выполнить другие работы (или их уже не нужно будет выполнять).

Как расположить работы по времени?

Чтобы профессионально располагать работы по времени необходимо отдельно изучать такие практики как управление процессами, проектами и кейсами. В этих практиках подробно излагаются теории о том, как формулировать работы и как подходить к выстраиванию работ по времени. В нашем курсе мы изложим лишь некоторые простые и обобщенные принципы теории планирования. До того, как вы освоите теорию планирования, вы будете больше ориентироваться на ваш текущий опыт, логику и на более простые практики, такие как GTD252 или таймбоксинг.

Обратите внимание на то, что при распределении личных работ по времени у вас есть несколько проектов с определенными задачами, а ваш ресурс времени ограничен. При этом есть разные текущие работы и задачи, которые у вас не выделены в отдельные проекты. Поэтому будет важно использовать такой принцип как устранение многозадачности (удавливание мультаскинга) или сокращать количество приоритетных проектов.