Проект «Личная эффективность». Сборник статей блога за 2019 год

2) есть определенные хитрости и нюансы в виде последовательности действий. То есть важно не только «что» применять, но и знать, «как» это сделать оптимальным образом, поскольку любые изменения всегда встречают сопротивление. Даже у самого себя (кто пытался худеть или бросить курить – подтвердит).

В плане последовательности действий, например, интересна японская управленческая методика 5S, позволяющая эффективно организовать рабочее пространство. Чтобы не терять время на муды движения, транспортировки и т.д..

Почему «5S» («пять эс»)? Это аббревиатура от пяти японских слов, эквиваленты которых в русском языке также начинаются с буквы «С»:

1. Систематизация (каждому предмету присваивается своё конкретное место, куда есть легкий доступ – это скорее принцип, чем действие);

2. Соблюдение порядка и чистоты (ну это самоочевидно);

3. Сортировка (документация и/или предметы располагаются на рабочем месте, исходя из частоты их применения: чем чаще используется, тем ближе лежит);

4. Стандартизация (логика организации всегда одна и та же, чтобы не запутаться);

5. Совершенствование (постоянное улучшение системы).

Эта модель работает не только на производстве. Например, с её помощью можно навести и поддерживать порядок в своём компьютере. В дальнейших статьях поделюсь своим небольшим опытом применения этой технологии в офисном и личном пространстве.

Путь в тысячу ли…

…начинается в первого шага. В качестве иллюстрации этой цитаты (вроде как Лао Цзы), а также в продолжение темы «5S» обычно вспоминаю следующую забавную байку.

Девяностые годы прошлого века. На большой машиностроительный завод в российской глубинке приехал японский консультант по бережливому производству (история от участника событий). Можете себе представить, как готовились к этому визиту: скорее всего, это вообще был первый японец в этом ранее закрытом городке.

Однако по прибытию на завод сурового вида гость отказался от положенного у нас в таких случаях застолья. Сразу потребовал, чтобы его провели в цех, на производство, на «гембу». Но и в цеху он провел совсем немного времени. Всего лишь дошел до ближайшего станка, провел по нему пальцем, торжественно предъявил хозяевам испачканный перст и сказал только одно слово: «Грязно». После чего развернулся и направился к привезшей его машине. С явным намерением уехать.

Надо понимать, что за услуги японца были уже заплачены просто сумасшедшие по тем временам деньги… Очевидно, разразился дикий скандал. Озадаченное руководство завода потребовало от гостя как минимум объяснить свои действия.

Как оказалось, консультант имел в виду следующее. Если руководители не могут обеспечить даже такую малость, как чистоту в производственном помещении, то о каких-либо более сложных материях разговаривать вообще не имело смысла.

Японца услышали… На сегодняшний день этот завод является одним из лидеров в России в части внедрения технологий бережливого производства.

«С глаз долой – из сердца вон»?

Не открою Америки заявлением о том, что «бардак» на рабочем столе («физическом» и «компьютерном») в смысле гор бумаг и файлов – источник серьезных потерь. Но сейчас НЕ будет стандартной проповеди о добродетелях порядка, экономии времени на поиск и т.д. – думаю, что каждый из вас много раз слышал и читал разные ее вариации.

Вместо этого хотелось бы обратить внимание вот на что. Одна из причин «бардака» на рабочем столе – подсознательный страх.

Вроде ж есть шкафы, папки и прочие места для хранения документов. Что мешает убрать документ со стола в соответствующий ему ящик? Да, часто это тупо лень. Но во многих случаях по этому документу нужно сделать какие-то действия. И мы подсознательно боимся, что, убрав документ из поля зрения, мы просто о нем забудем. «С глаз долой – из сердца вон», как говорится.

Но потом «прилетает» еще один документ, потом еще один… И в результате у некоторых на столах под горой бумаг можно найти документы чуть ли не двухгодичной давности! (не преувеличиваю, сам видел).

В моей практике «промывания мозгов» сотрудникам по поводу порядка на столе часто помогает следующая аргументация.

1. Если бы хранение важного документа «в поле зрения» помогало вам отработать этот документ, он бы не лежал там неделями или месяцами. Соответственно – нет разницы, лежит он в шкафу или на столе.

2. Когда документ «похоронен» под кучей других документов, вы его не видите. Соответственно – свою задачу «напоминалки» он не выполняет. Опять же получается, что разницы между шкафом и столом нет.

3. Даже если документ реально находится в поле зрения, со временем чувствительность к визуальным стимулам снижается. Этакий эффект «рекламной слепоты», когда наше сознание ограничивает восприятие каких-то элементов. Проще говоря, через какое-то время документ перестает выполнять функцию «напоминалки» просто потому, что к его присутствию вы просто привыкаете, и он уже не является раздражителем.

Ок, скажете вы. А какие тогда у нас альтернативы?