Проект «Личная эффективность». Сборник статей блога за 2019 год

2. «МУРА» (ударение также на первый слог) – это несоответствие стандарту, вариабельность, отклонение. На производстве мура приводит к проблемам с качеством продукции. В вопросах личной эффективности мура чаще всего встречается в виде прокрастинации или неравномерного планирования рабочей загрузки (например, когда львиная часть работы откладывается до самого последнего момента). В свою очередь, это приводит к «мури», которая описана в следующем пункте. Еще один источник данного вида потерь в личных историях – это недостаток или (чаще всего) отсутствие элементов стандартизации (например, списков или чек-листов) для типовых, повторяющихся задач.

3. «МУРИ» – это излишняя нагрузка и напряжение, которых можно избежать. Чаще всего «мури» возникает из-за неправильной организации процесса (когда слишком много муды), либо в результате неправильного планирования (когда «откусили больше, чем можем прожевать» в принципе, либо неравномерно распределили рабочую загрузку по времени).

И да, «мури» – это тоже потери! Вообще, в моей «картине мира» после 18:00 в офисе уже никого не должно быть. Понятно, что иногда «авралы» случаются, и это нормально. Но если человек РЕГУЛЯРНО «пашет» до ночи, то он либо неэффективен, либо налицо нехватка ресурсов, либо ему просто не хочется идти домой. Любой из этих вариантов в конечном итоге несет риски и для организации, и для сотрудника. И есть мнение, что с этим нужно что-то делать.

«Стандартизация» и личная эффективность

Один из ключевых элементов концепции «бережливого производства» – так называемая «стандартизация». Её суть в том, чтобы устранить (или минимизировать) отклонения от единственно правильного способа делать что-либо. Выражается это чаще всего в письменной регламентации процесса – правилах, инструкциях и т.п..

В вопросах личной эффективности тема стандартизации также весьма актуальна. В «физическом мире» здесь чаще всего используются такие инструменты, как:

– чек-листы (они же контрольные списки или контрольные карты). Как большой маньяк этой темы, о них чуть позже сделаю отдельный пост;

– «скрипты» («сценарии») стандартных (повторяющихся) диалогов;

– прочие «шпаргалки» для разгрузки мозга от информации, которая не требуется каждый день (например, различная справочная информация);

– правила (протоколы) коммуникации (например, правила использования различных коммуникационных средств – для каких целей использовать телефон, для каких – мессенджеры, для каких – электронную почту);

– собственные внутренние нормативы качества или продуктивности (четко сформулированные: например, количество времени, которое вы уделяете тому или иному виду дел);

– т.н. «рутины» (калька с английского «routine») – искусственно созданные или естественно возникшие последовательности действий, привязанные к какому-либо времени или событию (например, т.н. «утренняя рутина»).

В чем «тайный смысл» всего этого «умножения сущностей»?

Во-первых, все эти элементы стандартизации снижают вероятность ошибки, потому что все и всегда держать в голове невозможно. К тому же использование «шпаргалок» и прочих «подручных средств» в принципе снижает уровень стресса в наше мозгу (о причинах тому недавно писал в статье про «мозг на аутсорсинге»).

Это также освобождает ресурсы мозга для работы в стрессовых ситуациях. Как говорится, в моменты стресса человек не поднимается на уровень своих ожиданий, а падает до уровня своей подготовки. Элементы стандартизации позволяют в такие моменты «на автомате» принимать правильные решения по алгоритму, который был спокойно продуман и разработан как раз для таких «стрессовых» ситуаций.

Далее – благодаря стандартизации экономится время на «вспоминание» или «придумывание» правильных действий в повторяющихся ситуациях. На первый взгляд кажется, что экономия здесь мизерная или вообще сомнительная. Но на самом деле (и серьезные исследования это подтверждают) – в горизонте дня, месяца или года речь идет о вполне ощутимом выигрыше.

Три заблуждения о стандартизации

В условиях «классического» потокового производства сейчас уже мало кому придет в голову сомневаться в необходимости инструментов стандартизации – тех же технологических карт, например. Но лично я в условиях потокового производства работал сравнительно мало – в основном приходилось иметь дело с «индпошивными» историями, проектными видами деятельности и слабо структурируемыми задачами.

А в этих мирах «процветают» как минимум три следующих заблуждения:

1. Стандарты якобы душат творчество. В реальности стандарты именно СПОСОБСТВУЮТ творчеству и импровизации, освобождая для этого ресурсы мозга от концентрации на вещах, которые можно «аутсорсить».