Проект «Личная эффективность». Сборник статей блога за 2019 год

Во-первых, когда задача требует концентрации внимания, и нас прерывают (или мы сами отвлекаемся), на возвращение концентрации требуется время. Это, казалось бы, очевидно. Неочевидно то, что по факту на это уходит гораздо больше времени, чем нам кажется. Поскольку наш мозг не может делать 2 дела одновременно, для мозга процесс концентрации на задаче – это тоже отдельное дело. И мозг не может одновременно концентрироваться и выполнять задачу.

Во-вторых, сам процесс возврата к сосредоточению довольно энергозатратен для мозга. То есть если мы часто отвлекаемся от задачи, мы не только тратим на нее больше времени, но и больше устаем.

В-третьих, при постоянных отвлечениях падает качество нашей работы, и вот почему. При частой смене фокуса концентрации в большей степени задействуются те участки мозга, которые отвечают за первичную обработку визуальных и прочих сигналов. А более «высокоуровневые» участки (отвечающие за память, анализ и т.п.) привлекаются уже «по остаточному принципу», т.е. в меньшей степени. Проще говоря, «краткосрочная память» вообще может отключаться. Пожалуй, каждый из нас бывал в ситуации, когда что делал, потом отвлекли, а потом: «Блин, так на чем же я остановился?»

Короче, один из источников личной эффективности – обеспечить себе возможность сократить отвлечения и сконцентрироваться на задаче. В «физическом» мире это можно сделать либо «административно» (т.е. в приказном порядке, если у вас есть такая возможность), либо просто по-человечески договориться.

Вот пример первого варианта. В свое время в одной из компаний под моим руководством по утрам у бухгалтеров была довольно кропотливая задача – разнесение большого количества входящих платежей по правильным учетным аналитикам. Автоматизировать этот процесс на тот момент было нецелесообразно, работа была ручная и требовала большой концентрации. Бухгалтера очень жаловались на постоянные отвлечения со стороны отдела продаж и производства, которым всегда почему-то именно утром «приспичивало» решать с ними свои вопросы.

Выяснилось, что ни один из этих вопросов не требовал безотлагательного решения, и все они могли подождать второй половины дня. В итоге я в приказном порядке запретил кому бы то ни было входить и звонить в бухгалтерию (очевидно, кроме ее штатных обитателей) с 09:00 до 11:00. В результате нужные данные в учетной системе стали доступны значительно раньше, и число ошибок сократилось.

Понятно, что с моим «административным ресурсом» генерального сделать это было несложно. А если этого «ресурса» нет? На практике достаточно неплохо работает просто устная договоренность и какой-то хорошо видимый сигнал. Например, одна моя знакомая договорилась со своими коллегами, чтобы они ее не беспокоили, когда у нее на столе стоит табличка «НЕ БЕСПОКОИТЬ!». Говорит, что инструмент отлично работает.

Читал, что в одной из клиник в Сан-Франциско (США) количество ошибок медсестер при выдаче лекарств сократилось на 47% после того, как со всем персоналом была проведена разъяснительная работа на тему опасности отвлечений, а медсестрам выданы яркие оранжевые жилеты, которые они одевали только в тех случаях, когда их реально нельзя было беспокоить и отвлекать.

Черви или рыбалка?

Вряд ли кто-либо будет спорить с утверждением, что тщательная подготовка к любому действию, мероприятию или проекту – «наше всё». Так оно и есть: полагаться на «авось» – плохая идея, точка. Однако, ИМХО, даже в деле подготовки имеет смысл соблюдать разумность и не допустить «перегибания палки».

Некоторые так поглощаются подготовкой, что теряют из виду саму ее цель. Как говорит один мой знакомый, «можно так увлечься поиском червей, что пропустить рыбалку». В оригинале вместо «пропустить» использовалось другое слово, ну вы меня поняли…

Чрезмерная подготовка – одна из разновидности муды «излишней обработки». Полировать кирпич можно бесконечно. А в контексте личной эффективности за высокопарными словами о важности качественной подготовки очень часто скрывается обыкновенная прокрастинация или страх конкретного действия. Примерно туда же нередко относится «выжидание лучшего времени».

Мораль? Давайте будем честными сами с собой…

Три вида потерь

Про типологию восьми видов потерь и её применимость к личной эффективности я уже рассказывал. Сегодня предлагаю рассмотреть еще одну классификацию потерь из той же оперы. Итак, японцы также классифицируют потери на три вида:

1. Собственно «МУДА» – это все, что не добавляет ценности продукции, приводит к потерям, является ненужным или бесполезным действием, без которого можно обойтись. Это мы уже рассматривали.