Профессиональная этика и этикет

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. В первую очередь нужно выяснить, на что расходуется рабочее время и выявить основные причины его дефицита; наиболее распространены следующие причины:

♦ постоянная спешка, когда работник не успевает сосредоточиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент, используя тот способ решения, который первым пришел на ум, вместо того чтобы подумать о других, возможно, более рациональных способах;

♦ отсутствие четкого распределения работ по степени их важности вследствие чего работник начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых задач;

♦ постоянные доработки дома, обусловленные тем, что трудно разделить умственные процессы, связанные с деятельностью, на осуществляемые в рабочее время и свободное. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. Работник не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье;

♦ большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени;

♦ непредвиденные занятия и задания — телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые работник берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел;

♦ суетливость в результате плохой организованности рабочего дня, а иногда импульсивности и особенностей работника;

♦ слабая мотивация труда обусловливает низкую производительность, что порождает хроническую нехватку времени.

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля.

Самым эффективным способом учета рабочего времени является ведение записей, причем наиболее целесообразно это делать в процессе работы, чтобы ничего не упустить, в течение недели (или дольше, если необходимо). Для сезонного бизнеса подобный анализ стоит проводить с учетом времени года.

Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать, ответив на следующие вопросы:

♦ была ли работа необходима (если более 10 % рабочего времени было потрачено на не особенно важную работу, это говорит о проблемах с определением приоритетов);

♦ были ли затраты времени оправданными (если более 10 % рабочего времени являются не оправданными, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик, и учитывать их в будущей работе);

♦ было ли целесообразно выполнение работы (если более 10 % рабочего времени затрачено на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, это значит, что нужно заняться планированием, организацией, самореализацией);

♦ был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы (если более 10 % рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, это значит, что существуют проблемы с планированием рабочего времени).

Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля (так называемые поглотители времени), необходимо определить их причины и выработать меры по их устранению и учесть их при планировании.

Планирование означает подготовку к реализации целей и

структурирование работы во времени, проект процессов труда на предстоящий временной период.

Главное преимущество, достигаемое пи планировании работы, состоит в выигрыше во времени. Практический опыт доказывает, что при затратах времени на планирование, равных 10 % достигается экономия рабочего времени.

При планировании организации рабочего времени надо соблюдать следующие принципы и правила:

♦ соотношение 60: 40, т. е. составлять план лишь на часть рабочего времени (на 60 %). События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты не могут быть запланированы все без исключения;

♦ сведение задач воедино — план действий, для чего важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго-, средне- и краткосрочные, установить приоритеты и действовать в соответствии с ними;

♦ регулярность — системность — последовательность должны отличать план времени;

♦ реалистичное планирование означает, что планировать нужно только такой объем задач, с которым реально можно справиться;

♦ восполнение потерь времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего рабочего дня нагонять утраченное накануне;

♦ фиксация результатов или целей, а не действия, что позволяет изначально направить усилия на достижение цели и избежать внеплановой деятельности;

♦ установление временных норм: опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Поэтому следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует;

♦ точный срок исполнения, следует устанавливать, чтобы избежать промедления и откладывания дел;

♦ переработке — перепроверке, постоянно следует подвергать, чтобы оценить могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью;

♦ согласование временных планов с планами других работников (секретаря, начальника, подчиненных, коллег) позволит успешнее претворять планы в жизнь.

Правила начала дня:

♦ начинать день с позитивным настроением;

♦ начинать работу по возможности в одно и то же время;

♦ перепроверять план дня, составленный накануне;

♦ вначале выполнять ключевые задачи;

♦ приступать к работе без раскачки;

♦ согласовывать план рабочего дня с секретарем;

Правила основной части дня:

♦ перепроверять необходимость проведения всех акций;

♦ отклонять дополнительно возникающие проблемы;

♦ избегать незапланированных действий;

♦ своевременно делать паузы и соблюдать размеренный темп;

♦ выполнять сериями небольшие однородные задачи (при этом только один раз проводится подготовка;

♦ благодаря непрерывности и концентрации достигается экономия времени);

♦ рационально завершать начатое (отвлечение и последующее возвращение к заданию требуют некоторого времени, поэтому начатое дело нужно либо доводить до конца, либо прерывать в целесообразном месте);

♦ использовать свободное незапланированное время для подготовительной или рутинной деятельности;

♦ работать ациклично (т. е. в начале дня целесообразно заниматься важными задачами, а в более беспокойный период — менее важными делами);

♦ выкраивать спокойный час;

♦ контролировать время и планы.

Правила завершения рабочего дня:

♦ завершить начатые небольшие дела;

♦ осуществлять контроль над результатами и самоконтроль;

♦ составлять план на следующий день.

Для сокращения временных затрат полезно также выполнять «фотографию» своего времени. Для этого сутки разбиваются на 24 часа, каждый час — на 4 части, и условными знаками отмечаются все дела, которые осуществляются в данных временных пределах. Следить за собственными временными затратами следует на протяжении нескольких дней или недель. Делать пометки следует сразу, не откладывая на потом. Никому данные записи не показывать. По итогам рабочего дня следует проводить анализ «фотографии» дня. Это занимает обычно не более 10–15 минут. Анализ позволяет выявить утечки времени, их причины. Это позволяет устранить их в дальнейшем.

К временному цейтноту часто приводит неумение организовать свой рабочий день. К числу типичных «грехов» исследователи относят:

♦ перенос решения на завтра — самый распространенный прием занятого человека. Преодолению его способствует только соблюдение жестких сроков выполнения работы;

♦ выполнение работы наполовину происходит при неправильной расстановке приоритетов;

♦ стремление сделать все сразу — верный путь к неврозам. Переходить к решению новой задачи следует, только решив предыдущую;

♦ убеждение, что вы знаете все лучше всех;

♦ отсутствие четкого распределения служебных функций приводит к неразберихе и конфликтам, которые отравляют жизнь работника.

Руководителю не следует решать все проблемы исключительно самому. Эффективным в их работе может быть делегирование полномочий, т. е. передача подчиненным определенной задачи из сферы действий руководителя. Делегируются обычно рутинная и подготовительная работа, решение частных вопросов.

Не подлежат делегированию такие функции руководителя, как принятие решение по выработке политики организации; руководство работниками, их мотивация; задачи особой важности.