Профессиональная этика и этикет

Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую бумагу и многое другое в настоящее время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека. Для достижения высокой результативности практически в любом виде деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о принципах делового общения.

Общение является основной составляющей труда многих специалистов. Специалистами подсчитано, что современный деловой человек за день произносит примерно 30 тыс. слов, или более 3 тыс. слов в час. Речевое (вербальное) общение, как правило, сопровождается невербальным. В процессе деловой коммуникации очень важно соответствие речевой и неречевой частей послания.

Официально-деловой стиль речи отличается от любого другого общения и обусловлен практическими требованиями жизни и профессиональной деятельности.

Для официально-деловой речи характерны общие стилевые черты:

♦ точность и безличность изложения, не допускающая возможности неоднозначного толкования;

♦ беспристрастная констатация фактов;

♦ детальность изложения и в то же время компактность изложения, краткость, экономное использование языковых средств;

♦ стереотипность, стандартизованность изложения;

♦ официальность, строгость мысли;

♦ объективность и логичность.

В деловом общении между партнерами могут возникать коммуникативные барьеры из-за особенностей интеллекта общающихся, неодинакового знания предмета разговора, отсутствия единого понимания ситуации общения, психологических особенностей деловых партнеров.

Многое в понимании информации зависит и от того, насколько грамотно, ясно, лаконично излагаются мысли. Затрудняют передачу информации от одного партнера другому:

♦ неточность высказывания;

♦ несовершенство перекодирования мыслей в слова;

♦ неуместное использование профессиональных терминов;

♦ чрезмерное использование иностранных слов;

♦ неполное информирование партнера;

♦ быстрый темп изложения информации;

♦ наличие смысловых разрывов и скачков мысли;

♦ неполная концентрация внимания;

♦ использование различных каналов восприятия;

♦ интонации, мимика и жесты, не совпадающие со словами.

Точность и однозначность текста — это одно из основных требований, предъявляемых к официальному документу. Точность письменной речи обусловлена, прежде всего, правильным выбором слова и связана со значением слова. Текст служебного документа не должен допускать нескольких толкований и словесного произвола. Он обязан быть однозначным, точным и строгим. Из-за правовой значимости официальных документов их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что предъявляются и к языку законов.

Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Поэтому для языка документа, как и для языка науки, очень важна специальная терминология. Слово, став термином, используется в документе только в одном значении, что придает строгость и конкретность языку официально-деловой письменной речи. В управленческой документации часто используют специальные канцелярские слова, сложившиеся в сфере административного управления за многие десятилетия существования официально-делового стиля в русском языке; например, «надлежащий», «нижеподписавшийся», «вышеуказанный», «препровождаться», «заслушать», «завизировать» и т. п.

Нередко в официально-деловом стиле используются синонимичные термины — слова с одинаковым или близким значением. Синонимы крайне редко бывают полностью тождественны. Как правило, они различаются оттенками значений, лексической сочетаемостью или стилистической окраской. Невнимание к особенностям синонимов может привести к смысловой ошибке в документе. При употреблении синонимов важно учитывать, какой аспект понятия необходимо выделить в контексте. Например, такие термины-синонимы, как «контракт», «договор», «соглашение», несколько различаются по смыслу и сфере употребления: в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре или контракте; в гражданском законодательстве заключают договоры; внешнеторговая сделка обозначается словом «контракт»; научно-техническим бывает сотрудничество, а тарифным — соглашение.

Существует множество видов и разновидностей документов, в том или ином виде документируется почти каждая производственная ситуация. Однако если хорошо знать общие принципы унификации документов, это может избавить от необходимости изобретать что-то новое для каждой ситуации. Язык официальных документов — это, в сущности, набор штампов, стандартов, которые отработаны долгой практикой употребления. Унификация текстов рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных на основе правил построения предложений по определенным моделям, соответствующим тем или иным жизненным ситуациям. Процесс составления служебного документа сводится к конкретному использованию языковых моделей, стандартизованных словесных оборотов. Это ускоряет процесс составления документа, позволяет не тратить усилий на поиск формулировок. Такие обороты отличаются информационной емкостью, поскольку сигнализируют о смысле в самой обобщенной форме. Без готовых, проверенных долголетней практикой, известных словесных формул было бы очень сложно грамотно и точно отразить любую производственную ситуацию. Поэтому язык служебных документов правомерно считать регламентированным, представляющим собой набор форм, в которые каждый раз закладывается новое содержание.

В служебных документах нормой является использование языковых штампов: «освободить от занимаемой должности…», «мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт в том, что…» и др. Эти штампы упрощают процесс составления служебных документов и обеспечивают им нужную информативность, облегчают процесс восприятия служебных документов.

Деловой этикет требует, чтобы служебные документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными, точными в подборе фактов, оценках ситуации.

Документы, как правило, пишут в доброжелательном тоне, но избегая чрезмерной вежливости. Современной деловой документации скорее присуща сухость. Западный стиль в этом отношении мягче.

Этикет рекомендует аккуратно оформлять документы:

♦ устранить все возможные ошибки и описки;

♦ не допускать неверного построения текста, несоразмерного расположения его частей;

♦ разбивать текст на абзацы, чтобы облегчить восприятие текста;

♦ правильно использовать термины;

♦ избегать неоправданного употребления иностранных слов, ненужных или не понятных адресату сокращений и др.

Существуют официально установленные требования к оформлению документов:

♦ реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один интервал. При этом составные части наименования адресата, грифа утверждения, отметки о наличии приложения, грифа согласования следует отделять друг от друга полуторными или двойными межстрочными интервалами. А сами реквизиты отделяются друг от друга 2–4 межстрочными интервалами;

♦ название вида документа печатают прописными буквами;

♦ расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Если документ подписывают несколько должностных лиц и их подписи располагаются одна над другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2–4 межстрочных интервала;

♦ дата оформляется следующим образом: 20.05.05. В тексте после цифр, обозначающих год, сокращение «г.» и точка не ставятся. В некоторых документах элементы даты приводят в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Словесно-цифровой способ оформления дат используется в актах, приказах, протоколах и документах, содержащих сведения финансового характера. Например: 17 ноября 2005 г. или 17.11.05;

♦ для записи чисел используется словесно-цифровой способ. Например, число 159 000 в документе выглядит как 159 тыс.; такая запись значительно облегчает восприятие цифр. Однозначное число пишется словом, а не цифрой. Если однозначное число сопровождается единицей величины, оно пишется цифрой. Многозначное число записывают цифрами;

♦ гриф утверждения располагается в верхнем правом углу листа и состоит из слова «Утверждаю», наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования ставится ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования и состоит из слова «согласовано», наименования должности лица, с которым согласовывается документ, включая наименование организации, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Копии документов заверяют проставлением надписи «верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, не указывают.

Служебные документы рекомендуется отправлять не сразу после их подготовки. Если позволяет время, целесообразно еще раз перечитать документ. Через некоторое время текст и содержание документа могут произвести на составителя совсем другое впечатление, что заставит его еще раз внимательнее поработать над документом.