Радость малого. Как избавиться от хлама, привести себя в порядок и начать жить

Не оставляйте тот или иной предмет просто потому, что это «офисная принадлежность». Не всякая офисная принадлежность должна находиться в вашем офисе. Каждый предмет должен доказать, что он добросовестный работник, иначе он рискует получить уведомление об увольнении. Если ваш домашний офис похож на большинство других, то пространство и место для хранения в нем на вес золота. Поэтому будьте предельно честны в ответе на вопрос: что действительно необходимо и используется? Вы же работаете не в кладовке!

После того как все сломанное, изношенное и устаревшее вычищено, следует внимательно рассмотреть то, что осталось. Не стесняйтесь задавать жесткие вопросы в процессе отбора: в конце концов, вы же не держите приют для бесхозных предметов. Вам и правда нужны маркеры пяти разных цветов или конверты шести размеров? А когда вы последний раз пользовались диктофоном? Сколько вещей вам нужно, чтобы определить дату и время (если у вас есть наручные часы, компьютер и сотовый телефон, нужны ли вам настольные часы и календарь?). А пресс-папье действительно используется по назначению или просто стоит ради красоты? Возможно, каждая из этих вещей по отдельности – мелочь, не стоящая серьезного внимания, но все вместе они занимают существенную часть рабочего стола.

Не менее строго надо подходить и к своим бумагам, иначе они могут быстро выйти из-под контроля. Допросите с пристрастием каждую из них, особенно если речь не о юридических или финансовых документах. Подумайте, нужен ли вам именно листок или только содержащаяся на нем информация. Во втором случае сканируйте его или перенесите данные в электронный документ. Далее серьезно подумайте, прежде чем что-либо распечатывать: зачем плодить бумаги, с которыми впоследствии придется разбираться? Оставляйте электронную почту в виртуальном состоянии. Создавайте закладки для веб-страниц. Сделайте себе копию документа в формате PDF и сохраните на жестком диске – и вы сможете просматривать его в любое время. Это идеальное решение для онлайн-чеков и подтверждений об оплате – документы есть, а хлама нет. При этом не забывайте регулярно делать резервные копии, чтобы не утратить информацию.

Каталоги также являются важной частью избавления от хлама. Прежде всего определитесь с тем, нужны ли они вам (и стоит ли вообще их получать). Большинство магазинов полностью выставляют ассортимент на своих веб-сайтах, и часто бывает проще найти нужную вещь там, а не в печатном каталоге. Если вам все же нужен бумажный экземпляр, оставляйте себе только свежий выпуск – цены и ассортимент старых каталогов будут неактуальными. Если вы держите у себя целый каталог ради одной позиции, то вырвите страницу и отправьте все остальное в макулатуру. А еще лучше отсканировать страницу или поставить закладку в онлайн-каталоге продавца.

Наконец, подвергните индивидуальному допросу каждый предмет офисной техники. Если вы копируете или отправляете факс всего пару раз в год, не проще ли воспользоваться для этого каким-то внешним сервисом? Стоит ли жертвовать местом на рабочем столе ради редко используемого аппарата? Специальные принтеры (цветные и для фото) также требуют пристального рассмотрения. Оправдывает ли частота использования их наличие (и наличие аксессуаров к ним в виде специальной бумаги, картриджей и проводов)? А не пылятся ли у вас брошюровочный агрегат, ламинатор и графический планшет? То, что не используется регулярно, не должно занимать место на вашем рабочем столе. Подумайте, не стоит ли это продать, отдать или по крайней мере складировать где-то.

Все на своих местах

Лучший способ поддерживать порядок на рабочем столе – иметь место для каждого предмета и класть все на свои места. Вместо того чтобы позволять всем этим ручкам, зажимам для бумаг и резинкам свободно разгуливать по рабочему месту, загоните их в отведенные им места и проследите, чтобы там они и оставались. Определите конкретные места для папок с бумагами, входящей почты, исходящей почты, каталогов, журналов, счетов и для любых других видов офисных принадлежностей и рабочих материалов. Если сочтете нужным, обозначьте стикерами содержимое ящиков, коробок, полок или даже отдельных участков стола, чтобы не забывать, что должно там находиться. Установите в этом деле военную дисциплину. Регулярно проверяйте свое войско и, если кто-то окажется в самоволке, немедленно возвращайте беглецов в строй.