Приказную систему управления часто критиковали за неэффективность в сравнении с современной веберовской моделью, согласно которой бюрократические учреждения являются однотипными и каждое из них «рациональным образом» выполняет лишь одну функцию. Несмотря на структурное и функциональное разнообразие, московская бюрократия была высокопрофессиональной благодаря серьезной подготовке, эффективному надзору и более или менее адекватному вознаграждению. Приказные люди в Москве обязательно проходили, один за другим, все установленные этапы карьеры, каждый из которых мог длиться несколько лет. Так, например, Поместный приказ создал школу подготовки приказных служителей, имевших дело с земельным правом. Приказы составляли своды бюрократических процедур и основных законов в своей области (в особенности это касалось уголовного права), впоследствии включенные в Уложение 1649 года.
Документация была высоко стандартизирована. Некоторые сведения (например, реестры) сводились в книги, но повседневные входящие бумаги подклеивались к свиткам по ходу рассмотрения дела. В XVI веке установился образец для челобитных – риторика их базировалась на прямом и личном обращении к правителю, чей развернутый титул непременно указывался в точности. Податель челобитной называл себя уменьшительным именем, далее шло «условное обозначение», зависевшее от сословия: как говорилось в главе 6, дворяне именовали себя «холопами», что в те времена было почетно, податные люди – «сиротами», представители духовенства – «заступниками». Родовитый князь Иван Михайлович, обращаясь к царю, подписывался «твой холоп Ивашко». В начале и в конце вставлялись стереотипные фразы, рассказывавшие о верной службе подателя, мучениях, понесенных им во время сражений, большой нужде в деньгах и так далее, заканчивалось же все прямой мольбой – «смилуйся». Другие документы также были стандартизированы – разрядные книги, писцовые книги, распросные речи и тому подобное.
Официальные документы составлялись на канцелярском языке, близком к русскому разговорному; в XVII веке использовался стандартный курсив (скоропись) с обильным использованием условных обозначений и сокращений. Орфография и пунктуация разнились, что было характерно и для европейских рукописей и печатных изданий того времени. На протяжении XVII века кремлевские приказные люди разрабатывали все более сложные системы соединения, проверки, подписания и регистрации документов, чтобы сохранить последние в целостном виде. Тщательно велись реестры входящих и исходящих документов, а также расходные книги. За подделку документов предусматривались суровые кары; писцам запрещалось брать работу домой, а во второй половине столетия для них были установлены часы работы. Покидая свое место, воевода был обязан обследовать состояние документов и финансов; воеводы подвергались регулярным проверкам. Слабым местом являлось архивирование документов: свитки было трудно идентифицировать, хранить и извлекать.
Власти старались вознаграждать представителей бюрократии в достаточной мере, чтобы предотвратить коррупцию. В теории, приказы выплачивали достойное жалованье, делали выдачи натурой, а высшие приказные чины могли владеть землей – право, которым в XVII веке обладали почти исключительно дворяне, составлявшие основу войска. Эти приказные чины считались «слугами» царя, а не податными людьми. Но власти не всегда выполняли свои обещания, касавшиеся земельных владений и жалованья: во второй половине XVII века денежные выплаты становились все менее регулярными, и письмоводители, особенно на местах, все больше полагались на доходы от штрафов и обязательные повинности местных общин (обеспечение продовольствием, жильем, рабочей силой). Такие «кормления» – форма коллективной ответственности общин – имели вид дара, создавая «экономику обмена», которой общины старались управлять к своей выгоде. Брайан Дэвис обнаружил случай, когда местное сообщество отказалось принять нового воеводу, отвергнувшего их дары – так, словно он ответил пренебрежением на великодушие местных. И наоборот, существование этой обязанности порой приводило к вымогательствам со стороны плохо оплачиваемых приказных людей, которым были посвящены обширные разделы судебников 1497 и 1550 годов, а также Уложения 1649 года. Тем не менее, жалобы на взяточничество слышались постоянно, преследования не помогали найти структурное решение проблемы. Бюрократия не находилась в центре внимания, главнейшими задачами было комплектование войска и поддержание необходимого для этой цели контингента налогоплательщиков.