Одно из самых поразительных свидетельств того, как сильно преобразилась бюрократия, – это документооборот, где вводились более рациональные и профессиональные методы. От свитков («столбцов») отказались из-за большого расхода бумаги и невозможности их надлежащего хранения; взамен вводились сшитые дела. Следовало вести реестры документов различных видов (входящие указы, государственные расходы, судебные дела) и маркировать их для удобства поиска. Другим стал даже почерк, принятый при написании официальных документов – вероятно, вследствие введения упрощенного «гражданского» шрифта для печатных изданий. Униженная, персонализированная риторика бюрократических формул сменилась на твердую, декларативную. Произошел отказ от практики, характерной для судебных разбирательств московского периода – называть себя уничижительными именами. В 1720 году Петр выпустил Генеральный регламент, полностью проникнутый духом Polizeistaat и устанавливавший порядок взаимодействия внутри бюрократического аппарата, а также стандартизированные рабочие практики. Закон от 1724 года определял физическое устройство учреждения (персонал, материальная часть, кодексы, архивные документы). Такая перемена глубоко укоренившихся практик, от почерка и архивирования до управления канцелярией, обычно идет трудно, и тот факт, что петровским деятелям удалось переучить московскую бюрократию всего за одно поколение, говорит о форсированном темпе преобразований.
К 1720-м годам расходы только на центральную администрацию выросли в два-три раза, и государство начало экономить за счет чиновников. Уже в 1700 году, из-за начавшейся войны, жалованье служителей некоторых приказов было урезано. Часто жалованье выплачивали не полностью или не выдавали вовсе; писцы сами обеспечивали себя чернилами, свечами, песком (для присыпания чернил) и даже дровами. Государство нередко обкладывало канцелярских служителей чрезвычайными поборами в связи с войной, забирало низший персонал в армию или взимало большие суммы с писцов в обмен на освобождение от военной службы. Л. Ф. Писарькова красноречиво повествует о том, как губернаторы выпрашивали у московских властей жалованье для бедствующих канцеляристов. Петровские реформы упорядочили администрацию, но не создали необходимой материальной базы для ее содержания.
Нелегко было добиться и другой цели, поставленной Петром: сделать гражданскую службу настолько же престижной, как и военная. Он намеревался внедрить европейскую модель, согласно которой гражданские учреждения укомплектовываются профессионалами, но эти влиятельные представители среднего класса появились в результате многовекового развития университетов, судебных органов и специальностей, московские же приказные люди учились в процессе работы. В отсутствие университетов (первый из них, Московский, был создан лишь в 1755 году) возникали учебные заведения, более или менее замещавшие их: Навигацкая и Артиллерийская школы (1701), Госпитальная школа (1707), Инженерная школа (1712), Морская академия (1715), Горнозаводская школа (1716). Школа для изучения иностранных языков при Посольском приказе (с 1703) готовила специалистов для гражданской службы; в том же году немец, лютеранский пастор Эрнст Глюк (ум. 1705) основал аналогичное учебное заведение с более широкой программой обучения. На духовенство оказывалось давление с целью открытия церковноприходских школ для детей всех сословий, и такие школы стали появляться. Указы о введении Табели о рангах (1722) и Генерального регламента (1720) побуждали дворян посылать своих детей в учебные заведения и канцелярии для приобретения навыков административной деятельности; распоряжения, отданные в 1714–1716 годы, гласили, что дети военачальников и чиновников (секретарей коллегий и канцеляристов более низкого ранга) должны обучаться письму и арифметике. В ноябре 1721 года открылась школа, где дворян готовили к канцелярской службе.