Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур

В настоящем положении применены следующие сокращения:

С3 — Служебная записка;

КД — Коммерческий департамент;

ДЛ — Департамент логистики;

ФД — Финансовый департамент;

ЮО — Юридический отдел;

…

1.4.  Ограничения

1.4.1.   Настоящее положение описывает типовую схему исполнения импортной торговой сделки.

1.4.2.   При реализации нетиповых, сложных и новых торговых сделок, а также при возникновении форс-мажорных ситуаций схема реализации, распределения ответственности и взаимодействий, описанная в положении, может быть скорректирована под конкретную ситуацию.

1.4.3.   В этих случаях корректировка инициируется старшим менеджером по импорту, согласуется и в случае признания ее целесообразной утверждается директором коммерческого департамента.

II.   Границы бизнес-процесса и ответственный

2.1.  Входные границы бизнес-процесса

2.2.  Выходные границы бизнес-процесса

2.3.  Ответственный за бизнес-процесс

Директор коммерческого департамента.

III.   Процедуры бизнес-процесса

3.1.   Проработка импортной сделки;

3.2.   Заключение контракта и договора комиссии;

3.3.   Подготовка паспорта сделки и сведений о договоре;

3.4.   Организация доставки груза комитенту;

3.5.   Осуществление таможенной очистки;

3.6.   Ведение учетных карточек товара и платежей;

3.7.   Проведение расчетов с комитентом;

3.8.   Проведение расчетов с инофирмой;

3.9.   Выполнение шеф-монтажных работ;

3.10.   Обеспечение гарантийного обслуживания.

IV.   Описание процедур бизнес-процесса

4.1.  Проработка импортной сделки

После получения запроса на поставку товара старший менеджер по импорту (Исполнитель) коммерческого департамента (КД) выполняет следующие работы:

4.1.1.   Не позднее следующего дня после получения запроса дает промежуточный ответ комитенту с подтверждением получения запроса и ориентировочной даты отправки ему коммерческого предложения.

4.1.2.   Прорабатывает запрос с инофирмами, и в случае необходимости ищет новые инофирмы.

4.1.3.   Получает, согласовывает и отбирает коммерческие предложения от инофирм.

4.1.4.   Прорабатывает транспортные условия поставки с департаментом логистики (ДЛ).

4.1.5.   Прорабатывает финансовые условия поставки с финансовым департаментом (ФД).

4.1.6.   На основе отобранных коммерческих предложений от инофирм, транспортных и финансовых условий поставки исполнитель готовит коммерческое предложение для комитента.

4.1.7.   Не позднее 7-ми дней с даты получения запроса направляет подготовленное коммерческое предложение комитенту. В случае невозможности подготовить коммерческое предложение в указанный срок, исполнитель информирует об этом комитента и согласует с ним новые сроки.

4.2.  Заключение контракта и договора комиссии

После получения согласия от комитента на подписание контракта, исполнитель выполняет следующие работы:

4.2.1.   Готовит контракт с инофирмой.

4.2.2.   Одновременно, в случае выбора новой инофирмы, готовит договор комиссии с комитентом.

4.2.3.   Исполнитель передает контракт и договор комиссии (документы) на рассмотрение и визирование в юридический отдел (ЮО), ДЛ и ФД. Получив переданные документы, руководители этих структурных подразделений выполняют следующие работы:

•   Начальник ЮО рассматривает и визирует документы в части соответствия сделок действующему законодательству Российской Федерации и международным соглашениям.

•   Директор ДЛ рассматривает и визирует документы в части соответствия условиям транспортировки и страхования груза.

•   Начальник отдела валютных и экспортно-импортных операций ФД рассматривает и визирует документы в части правильности условий платежа и его гарантий. После этого в ФД документы рассматриваются и визируются финансовым директором в части использования финансовых средств компании.

Исполнитель контролирует своевременное выполнение руководителями ЮО, ДЛ и ФД работ и получает обратно рассмотренные документы в течение одного дня с момента их предоставления на визирование.

4.2.4.   В случае задержки сроков рассмотрения и визирования документов исполнитель информирует директора КД, который связывается с руководителем соответствующего структурного подразделения, выясняет причину и определяет новые сроки рассмотрения документов.

4.2.5.   После получения указанных виз исполнитель передает документы на подпись директору КД.

4.2.6.   В случае необходимости подписания документов первым руководителем, директор КД визирует документы и передает их на подпись генеральному директору.

4.2.7.   Исполнитель высылает документы, подписанные со стороны компании, на подпись контрагентам: комитенту — договор комиссии, инофирме — контракт. После чего получает от них оригиналы подписанных документов для компании.

4.2.8.   Подписанные документы исполнитель передает на хранение заместителю финансового директора.

4.3.  …