Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0

7.4.1. Заложите в операционную деятельность готовность к изменениям

Требования к трансформации и ключевые факторы успеха закладывают основу перемен, но они не обеспечивают фактическую способность осуществлять изменения.

Трансформация должна происходить на всех уровнях процесса или бизнес-способностей, охватываемых проектом. Здесь следует применять подход сверху вниз, так как работа, которая выполняется сегодня, завтра может оказаться просто не нужна. Фундаментальное переосмысление подвергнет сомнению всё и предложит новые способы ведения бизнеса, включая автоматизацию и аутсорсинг. Результирующий процесс может включать работы, сильно отличающиеся от сегодняшних. При таком подходе к трансформации, когда ни одна идея не отбрасывается, от менеджеров и членов команды требуется выйти из круга привычных представлений и выдвинуть новые идеи о ведении бизнеса, основанные на зарождающихся концепциях и технологиях. Такому критическому и нестандартному мышлению способствует BPM, основанный на использовании BPMS, и подход к изменениям и непрерывному совершенствованию, который он с собой несет.

Но ключ к настоящей трансформации – творческое применение знаний о том, как работает бизнес. На всех уровнях, включая рынки, законодательство, технологии. Включая знания как текущего состояния, так и всех предсказываемых экспертами изменений. Творческое применение этих знаний и есть та креативность, которая определяет разницу между командами и компаниями.

Команда, состоящая из креативных людей, будет инновационной, и их идеи будут сильно отличаться от идей более традиционных команд. Одно из различий – отсутствие каких бы то ни было границ. Поэтому рекомендуется включать в команду людей с опытом трансформации, даже из других отраслей. Они имеют обыкновение все подвергать сомнениям и предлагать новые идеи, основанные на альтернативной точке зрения.

Креативность и инновационность заставят команду взглянуть на операционную деятельность по-новому. Многие идеи окажутся нереализуемыми. Другие просто не будут работать. Некоторые окажутся неприемлемыми для культуры компании. Но даже в отвергнутых идеях найдутся крупицы золота. Их можно извлечь и включить в проект, внеся в схему такие изменения, которые в противном случае не пришли бы в голову.

Критическое отношение и обучение отмечают переход от проекта трансформации к деятельности, запрограммированной на изменения. Как бы хороша ни была новая схема, она, как и любая схема, быстро устареет и больше не будет соответствовать изменившемуся бизнес-окружению. Во избежание такого устаревания подход должен предусматривать непрерывное совершенствование. Целью является создание такой операционной среды, которая обучается и затем применяет приобретенные знания для улучшения бизнеса.

Чтобы этого достичь, трансформация должна рассматриваться как не ограниченный во времени проект. Разумеется, у первого проекта трансформации будут дата окончания и конкретные результаты, но проект не должен на этом заканчиваться. Этот момент надо рассматривать как начальную точку эволюции, а не как конечную.

Такой подход позволяет компании смотреть на свою деятельность как на изменчивую. В прошлом такая концепция выглядела пугающе, но сегодня, при наличии BPM с поддержкой BPMS, изменения стали менее драматичными и менее рискованными. Подобная среда более динамична. Таким образом, первый проект трансформации готовит почву для непрерывного совершенствования и обеспечивает встроенный мониторинг эффективности, необходимый для постоянного поиска проблем и способов улучшить работу.

Это требует изменить взгляды на проекты и на эволюцию бизнеса. Сегодня отношение к не ограниченным во времени проектам редко бывает позитивным – даже те, в которых предусмотрено несколько дат сдачи промежуточных результатов, предусматривают завершение. Но, если компания намерена двигаться к непрерывному совершенствованию, трансформация никогда не заканчивается полностью. Как только начальная трансформация выполнена, деятельность переходит в бесконечный цикл, состоящий из измерения эффективности, оценки, анализа и изменения.

7.4.2. Финансирование: вечная проблема