Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0

Информация этой главы – хороший обзор того, на что надо обращать внимание, приступая к управлению изменениями. Но это не все, что следует учесть, и к тому же необходима адаптация под вашу компанию. Поэтому так важно привлекать экспертов по управлению изменениями, которые помогут найти для вашей компании оптимальный подход к изменению культуры и к обучению.

Итоги по управлению изменениями

Умелое управление изменениями должно:

• озвучивать ощутимую выгоду для сотрудников и для организации;

• нести привлекательное и разделяемое всеми видение;

• иметь явных и заинтересованных спонсоров и лидеров;

• начинаться на ранней стадии, с регулярным и активным участием заинтересованных лиц;

• формировать чувство сопричастности и ответственности;

• выращивать отличников BPM и трансформации;

• обеспечивать эффективные коммуникации в сочетании с проверенными методами проектного управления, особенно в отношении рисков и проблем;

• обеспечивать адекватную поддержку во время и после завершения проекта;

• продолжаться после внедрения до тех пор, пока не будут достигнуты ожидаемые уровни согласованности и эффективности.

Время, потраченное на управление изменениями с целью позаботиться о человеческой составляющей трансформации, увеличивает шансы на успех, ускоряет внедрение и сокращает непроизводительные потери. Также важно, что устраняется страх и повышаются доверие и лояльность. Это закладывает фундамент для оптимизации решения и постоянного совершенствования, одинаково важных для компании.

7.4. Подготовка к процессной трансформации

Трансформация бизнеса должна начинаться с корректировки или подтверждения стратегии. К стратегии относится выбор направления развития: как компания должна измениться и зачем. Это стратегический аспект трансформации бизнеса. После утверждения стратегии высшим руководством или советом директоров трансформация из концептуальной становится физической, то есть переходит к реальным изменениям операционной деятельности. К этому моменту команда и компания знают, зачем затевается трансформация и чего от нее ожидать: каких изменений, достижения каких целей, поддержки каких процессов.

Чтобы начать трансформацию, компания должна знать, как выполняются процессы в реальности, а не только в представлении людей. В этот момент концептуальное понимание приходит в столкновение с физической реальностью. Каждый процесс существует, чтобы обеспечивать какую-то продукцию или услугу в соответствии с выбранной стратегией. Но в обычной иерархической организации понимание процесса и его назначения меняется с переходом вверх или вниз по организационной вертикали.

Большинство руководителей верхнего звена имеют достаточно четкое понимание того, как операции должны осуществляться на концептуальном уровне. Но при переходе от концептуального уровня к реальности – к работе и способу ее выполнения (включая решения и правила) – часто наблюдаются разрывы. Дело в том, что лишь немногие высшие руководители интересуются тем, как операции выполняются на среднем и нижнем уровнях детализации. Они знают, что делает и что производит каждое подразделение. Но трансформация затрагивает и то, как выполняется работа. Надо иметь представление о том, какую информацию можно получить от руководителя на каждом уровне и как ее можно применить в трансформации.

Для максимального эффекта команда должна определить, что необходимо выяснить у менеджеров на каждом уровне компании. Чтобы быть уверенными в выборе правильного уровня детализации в каждом интервью, следует разработать стандартные опросники, которые при желании можно адаптировать под конкретного менеджера.

Руководители верхнего звена играют решающую роль на ранних стадиях проекта, когда критично верное понимание стратегии. Этот уровень руководства имеет дело со стратегическими изменениями и отвечает за общий взгляд на бизнес и реализацию фундаментальных, широкомасштабных операционных решений и изменений. Это реинжиниринг бизнеса, и он критичен для трансформации. Он связывает стратегию с изменениями и с операционной деятельностью.

Здесь высшее руководство имеет дело с бизнес-способностями и стоящими за ними бизнес-функциями. На этом уровне трансформации важны творческий подход и применение новых технологий, потому что здесь закладывается фундамент перемен. Поскольку стратегия оперирует концепциями (она непосредственно не исполняется и не имеет физических компонентов), мы можем говорить о концептуальной модели.

После фундаментального переосмысления деятельности трансформация перемещается на уровень менеджеров среднего звена (руководители департаментов и бизнес-единиц), а затем низовых руководителей.