Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0

Как уже отмечалось, трансформация бизнеса является изменением на фундаментальном уровне, что делает ее разрушительной и сложной. Одна из составляющих проблемы – стоимость проекта, которая заведомо выше, чем в случае проекта усовершенствования. Расчет экономического эффекта также намного сложнее по сравнению с проектом усовершенствования, который отличает узкий, конкретный набор целей и, соответственно, выгода от которого тоже конкретна. К трансформации, являющейся стратегическим проектом, следует подходить по-другому и по-другому финансировать. Однако в сегодняшнем мире бизнеса, ориентированном на ROI, трансформацию скорее всего придется обосновывать точно так же, как проект усовершенствования, – исходя из расчета прямого эффекта, а не из стратегической необходимости. Руководитель проекта вместе со спонсором должны определить, как следует подходить к финансированию в данном случае.

Ключевым моментом является работа с высшим руководством, финансами и IТ для выработки подхода и формулы оценки эффекта трансформации. Такой формализованный подход сегодня встречается не часто, но тем не менее рекомендуется рассмотреть этот вопрос, прежде чем приступать к трансформации.

Финансирование должно быть привязано к календарному плану проекта. Это облегчит руководителю проекта и спонсору задачу оценки объема и стоимости работ. Привязка к плану покажет потребность в финансировании: когда, зачем, что получим в результате. Это может изменить взгляд на финансирование. Увязав финансирование с графиком получения результатов, можно распределить инвестиции по времени и достичь баланса между инвестициями и эффектом. При этом, если начальный этап потребует полных инвестиций в BPMS и IТ, проект, вероятно, не будет утвержден. Поэтому важно работать с IТ и со спонсором, чтобы найти способ распределить или компенсировать затраты на технологии.

В итоге подход к финансированию может оказаться отличным от используемого в проектах усовершенствования. Еще раз подчеркнем важную роль руководителя проекта в определении подхода к оценке эффекта трансформации и формулы оценки.

7.4.3. Понимание целей трансформации

Язык бывает неточен. Термины могут определяться по-разному. В транснациональных компаниях определение целей и расчет эффекта усложняют конвертация валют и другие факторы. Необходимо также учитывать требования законодательства. В небольших проектах влияние этих факторов незначительно; в большом проекте, таком как проект трансформации, их влияние может быть очень существенным.

Поэтому важно иметь достаточно времени, чтобы добиться единообразного понимания каждым целей, подходов, измерений и оценки успешности проекта. Если этого не сделать, риски проекта возрастут. Исторически это основная проблема в работе с аутсорсерами, где часто присутствуют языковые и терминологические барьеры. Но это относится не только к аутсорсингу – то же самое мы видим в повседневной работе. Совершенствование внутренних коммуникаций – вечный вопрос: «Это не то, что я имел в виду». – «Но это то, что вы сказали». По этой причине ABPMP настоятельно рекомендует начинать проект с выработки общей терминологии BPM. Например, слово «потребитель»[136] может иметь множество значений. Термин «процесс» тоже очень неоднозначен – в одном онлайновом словаре BPM для него дается более 10 различных определений. У команды и у всех участников проекта должно быть единое определение для каждого термина, иначе неизбежны недоразумения. Иностранный язык, акцент тоже могут приводить к непониманию. Все это надо учитывать при организации совместной работы и коммуникаций.

Чтобы справиться с этой проблемой, необходимо до старта трансформации выделить время на рабочие совещания для выработки единого понимания проекта, его целей, его терминологии и его задач. Тогда руководители будут знать, чего ожидать от проекта и какова их роль.

7.4.4. Ресурсы: разные люди с разными навыками

Как было сказано выше, проект трансформации нуждается в людях с познаниями из множества специализированных областей: бизнес-архитектура, корпоративная архитектура, процессная архитектура и процессное управление, архитектура баз данных, веб-сервисы, управление данными, управление бизнес-операциями. Для некоторых компаний в этот список следует также добавить управление изменениями. Помимо этого, проект трансформации может потребовать компетенций в таких областях, как облачные вычисления, бережливое производство, шесть сигм, стратегия BPM, консолидация данных, SOA, веб-приложения, работа с клиентами и т. д. Это большие проекты, требующие привлечения множества ресурсов как на полный, так и на неполный рабочий день.

Следует выяснить, какими из перечисленных ресурсов компания располагает, чтобы при необходимости их можно было добавить в команду проекта.

7.5. Трансформация бизнеса: достижение оптимума

Предпосылки к трансформации были рассмотрены выше в этой главе (см. раздел 7.1).