Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 4.0

В то же время важно не отбить желания в ходе анализа выдвигать идеи по решению выявленных проблем. Один из подходов – карантин для таких предложений. Вернитесь к полному перечню накопленных предложений, когда придет время проектировать новый процесс. Этапы анализа и проектирования должны быть четко отделены друг от друга.

5.10. Отчет по результатам анализа

Завершающий этап анализа – подготовка отчета и прочей документации по результатам проекта. Этим достигается несколько целей. Во-первых, это формальное подтверждение участниками анализа его достоверности. Во-вторых, это основа для представления результатов анализа руководству.

В зависимости от конкретного процесса и целей проекта документация может включать следующие разделы:

● Обзор текущей бизнес-среды.

● Назначение процесса (ради чего он существует).

● Модель процесса:

○ что процесс делает;

○ как процесс работает;

○ входы в процесс;

○ выходы из процесса.

● Проблемы, приводящие к низкой эффективности процесса.

● Внешние проявления и глубинные причины неэффективности процесса.

● Дублирование действий в процессе, которое можно устранить.

● Ожидаемая экономия от устранения дублирования.

● Рекомендуемые решения.

● Прочая информация.

Документация должна четко описывать текущее состояние процесса и содержать информацию, необходимую для планирования изменений. Для хранения процессной документации рекомендуется использовать процессный репозиторий.

5.11. Ключевые концепции анализа процессов

6. Проектирование процессов

Глава 6 посвящена проектированию процессов. Проектирование процессов – это создание или модернизация основных кросс-функциональных процессов, создающих ценность для клиентов. В настоящей главе рассматриваются ключевые действия, критические факторы успеха и рекомендуемые методы проектирования процессов.

Проектирование процесса – это создание спецификаций нового или модифицированного бизнес-процесса, увязанных с бизнес-целями, целевыми показателями эффективности, информационными системами и платформами, источниками данных, точками финансового и операционного контроля, с другими внутренними и внешними процессами. В результате появляется логическая схема (что делается в ходе процесса) и физическая (как выполняются эти действия).

6.1. Цели проектирования процессов

В октябре 2018 года McKinsey опубликовала исследование «Ценность проектирования для бизнеса» по материалам деятельности 300 публичных компаний в течение пяти лет. Было проанализировано свыше 2 миллионов финансовых транзакций и более 100 000 действий по проектированию. Исследование охватило отрасли производства потребительских товаров, производства медицинского оборудования и оказания банковских услуг населению. Компания McKinsey разработала индекс проектирования (McKinsey Design Index – MDI), который оценивает способности компании в области проектирования, и впервые исследовала, как они отражаются на финансовых показателях компании.

McKinsey обнаружила следующие черты успешных компаний:

● Успешное проектирование – это искусство. Чуть более 50 % респондентов признали, что у них нет объективных способов оценить результаты или установить цели для проектных команд.

● Успех во многом зависит от аналитических способностей. Измеряйте и управляйте эффективностью проектирования так же тщательно, как доходами и расходами.

● Проектирование – это больше, чем создание продукта; речь идет о клиентском опыте. Сделайте клиентоориентированное проектирование делом каждого, а не только разработчиков.

● Это кросс-функциональное творчество, а не ответственность одного подразделения. Сломайте стены между проектированием физическим и цифровым, проектированием продукции и проектированием услуг.

● Это непрерывный циклический процесс (аджайл). Снизьте риски проектирования за счет постоянного итерационного взаимодействия с конечными потребителями.

На рис. 6.1 и 6.2 показаны рост выручки и суммарный доход акционеров компаний с высокими показателями MDI.

Главный вывод: компании из верхней квартили MDI опережают средние отраслевые показатели роста вдвое.

6.2. Участники проектирования процессов