Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 4.0

Обсуждение всех относящихся к моделированию программных продуктов, действий и методологий выходит за рамки Свода знаний BPM CBOK. У каждого средства и метода есть свои сильные и слабые стороны, и оптимальный выбор определяется целями проекта, культурой организации, существующей инфраструктурой. Чаще всего самые простые схемы оказываются самыми лучшими.

Ценность моделирования процессов заключается в прививаемой им дисциплине, обеспечивающей соответствие создаваемых моделей ожидаемому результату. Модель служит также формальной документацией на процесс, включающей подробное описание действий, точек взаимодействия с потребителем, бизнес-правил и результатов.

6.3.1. Подготовка к проектированию процесса

Прежде чем приступить к проектированию, специалисты изучают результаты, полученные в ходе анализа, см. главу 5 выше. Результаты анализа должны включать описание текущего состояния, четко очерченные рамки проекта и список ограничений. Кроме того, они должны предлагать методологию и средства моделирования, оптимальные для целей проектирования и для организации. Эти инструменты могли уже использоваться на этапе анализа.

В ходе анализа процессы идентифицируются, оцениваются и приоритизируются. Анализ выявляет слабые места существующих процессов и помогает решить, какие из них и в каком порядке должны быть устранены. После того как подлежащие изменению процессы выбраны, следует определить масштаб изменений, чтобы выбрать итерационный или радикальный подход к изменению. В некоторых случаях, при условии четкого и согласованного видения будущей схемы, частые небольшие изменения не менее эффективны, чем масштабное однократное преобразование.

Опираясь на полученные в ходе анализа знания, можно приступать к проектированию процесса.

6.3.2. Определение действий в новом процессе

Действия – это перечень задач, выполняемых в ходе процесса. Например, в процессе выполнения заказа будут осуществляться следующие действия: ввод заказа, упаковка заказа, доставка заказа и выставление счета. Без какого-либо из этих действий процесс не будет завершен. Часто задачи зависят друг от друга и поэтому должны выполняться последовательно.

Чтобы составить список ключевых действий, можно воспользоваться как высокотехнологичными средствами моделирования, так и обычной доской или стикерами. Любой метод приемлем при условии, что он позволяет упорядочить список действий и представить результирующую схему процесса.

В ходе этой работы рекомендуется сосредоточиться на действиях, а не на исполнителях, и добиваться максимальной простоты. Чем проще процесс, тем больше шансов, что он будет выполняться без ошибок. Также следует иметь в виду, что распараллеливание действий позволяет ускорить протекание процесса.

6.3.3. Сравнение с существующим процессом

Новые процессы надо сравнить с существующим положением дел. Такой сравнительный анализ позволяет определить глубину и масштаб изменений и оценить ожидаемую экономию. Продемонстрировав ожидаемую экономию, легче справляться с сопротивлением изменениям. Разрыв между старым и новым процессом служит дополнительным аргументом в пользу создания процессно-ориентированной организации. Сравнительный анализ может показать, какой экономии можно добиться за счет оптимизации процессов в различных областях.

Результаты анализа процессов должны демонстрировать причины вариаций в исполнении и эффективности процессов. Анализ исторических данных может указать на критические факторы, например, такие как частота событий, рабочая нагрузка или сложность. В свою очередь, они могут привести к набору сценариев, которые должны быть реализованы в разрабатываемом процессе. Эти сценарии должны быть протестированы для оценки надежности предлагаемой модели.

И наконец, сравнительный анализ – это повод еще раз вернуться к текущему состоянию, чтобы убедиться, что новая модель на самом деле достигает поставленных целей и решает выявленные на этапе анализа проблемы.

6.3.4. Проектирование на физическом уровне

Список ключевых действий и порядок их выполнения в процессе – это ответ на вопрос «Что надо делать?», то есть логическая модель процесса. Логическая модель фокусируется на ожидаемой ценности, адекватных показателях эффективности, действиях и задачах, а также на связях с другими внутренними и внешними бизнес-процессами.

Физическая модель описывает, как следует выполнять каждое действие – вручную, автоматически или комбинируя то и другое. При этом необходимо принимать в расчет все виды ресурсов: людей, технологии и инфраструктуру. Для оценки финансовой обеспеченности составляется ориентировочный бюджет, включающий затраты на разработку и эксплуатацию. Также необходимо учитывать степень поддержки заинтересованных сторон. Сроки запуска должны устанавливаться с учетом первоначальных ожиданий от внедрения.