Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 4.0

Степень детализации планов и документов в ходе физического проектирования зависит от масштаба изменений бизнес-процесса. Для небольшого проекта может быть достаточно краткого, но четкого заключения о необходимости изменения существующих процессов или потоков работ. Более крупные проекты требуют более глубокой детализации.

Поток работ – комбинирование действий в рамках одного или нескольких процессов, выполняемых одним подразделением. Такая работа организуется исходя из требований производительности.

Успешное проектирование процесса подразумевает рассмотрение действий в контексте как процесса, так и потока работ. Объясняется это тем, что результативность процесса можно повысить за счет производительности на уровне потока работ, и наоборот. Поэтому во избежание проблем необходимо оценивать последствия изменений как в одном, так и в другом разрезе.

6.3.5. Бизнес-правила

По мере прояснения действий процесса становится очевидной потребность в бизнес-правилах. Бизнес-правила определяют, как и когда можно выполнять те или иные действия, и помогают контролировать поток действий. Примеры бизнес-правил: «если заказ на покупку превышает 50 000 долларов США, он должен быть одобрен финансами» или «когда общий объем продаж клиенту достигнет 30 000 долларов США, примените скидку в размере 10 %».

При определении бизнес-правил большинство организаций склонны усложнять их, чтобы устранить путаницу и обеспечить контроль. Сложность бизнес-правил, управляющих процессом, делает сложным и сам процесс. Но чем сложнее процесс, тем выше вероятность сбоя. Оптимальным подходом будет применение бизнес-правил только тогда, когда это действительно необходимо. Например, применяйте бизнес-правила для обеспечения соблюдения политик организации или внешних правил, уменьшения количества ошибок в процессах и ускорения их выполнения.

6.3.6. ИТ-инфраструктура

ИТ-подразделение в ходе проектирования процесса играет ключевую роль. Поскольку большинство процессов предполагают определенную степень автоматизации информационных потоков, информационные технологии могут стать средством повышения эффективности процесса.

Привлечение ИТ-специалистов на этапе проектирования должно гарантировать, что процесс удастся автоматизировать и что будет организована беспрепятственная передача данных между системами и действиями в рамках процесса.

ИТ-подразделение помогает найти ответы на следующие вопросы:

● Какое программное обеспечение максимально соответствует требованиям процесса?

● Накладывает ли текущая инфраструктура какие-либо ограничения на проектируемую модель?

● Возможно ли быстро внедрить новую модель?

● Как модель повлияет на организацию?

● Возможно ли поэтапное внедрение?

● Каковы затраты на внедрение новой модели (включая обучение, программное обеспечение и т. д.)?

● Могут ли поставщики программного обеспечения помочь с внедрением?

6.3.7. План внедрения

Проблемы внедрения должны рассматриваться на всех этапах проекта оптимизации процесса, и особенно на этапе проектирования. Обнаруженные проблемы должны быть задокументированы.

На этапе проектирования могут возникать следующие вопросы:

● Какие методы управления изменениями обеспечат поддержку нового процесса сотрудниками?

● Какие из существующих систем будут затронуты?

● Как должны осуществляться изменения в затронутых системах (поэтапная модификация или резкое изменение)?

● Будет ли проводиться опытная или пилотная эксплуатация нового процесса?

К этому перечню следует вернуться повторно в ходе разработки плана внедрения после завершения проектирования нового процесса, чтобы убедиться, что все вопросы учтены.

6.3.8. Тестирование, опытная эксплуатация и пилотное внедрение

Чтобы завершить проектирование нового процесса, его надо протестировать. Тестирование гарантирует, что новый процесс будет работать как задумано и что ожидаемые результаты будут достигнуты. Перечень подходов к тестированию нового процесса включает имитацию выполнения процесса, опытную и пилотную эксплуатацию.

Ручная имитация действий

Роли в рамках процесса распределяются между участниками – например, один берет на себя роль клиента, другой – роль сотрудника, принимающего заказы, и т. д. Подготавливаются тестовые входные данные – заказы, договоры, запросы. Каждый участник выполняет свою часть работы, и таким способом в итоге подтверждается работоспособность процесса и его соответствие заданным требованиям.

Ручная имитация действий подробно рассматривается в разделе 4.6.1 выше.

Автоматизированное имитационное моделирование