Цифровой язык тела. Как построить доверительные отношения и наладить коммуникацию на расстоянии

Создайте список стандартных сокращений: АСАП = ответьте как можно скорее, SOS = срочно, * = опечатка, и т. д.

♦ Не сообщайте конфиденциальную информацию с помощью СМС и мгновенных сообщений! Не забывайте, что даже защищенную шифрованием переписку можно сохранить в виде скриншота.

Когда следует переключиться с сообщений на другое средство связи?

♦ Не переключайтесь на другое средство связи, едва завладев вниманием получателя. Если вы отправляете кому-то СМС или мгновенное сообщение «Привет, у тебя есть минутка?», а потом понимаете, что придется написать целое эссе длиной в абзац, чтобы объяснить, что вам нужно, то, вероятно, следует изначально позвонить этому человеку или написать по электронной почте.

♦ Если дело достаточно неотложное, чтобы писать по этому поводу сообщение в нерабочее время (с 19:00 до 7:00), то, скорее всего, оно достаточно неотложное и для телефонного звонка. А если нет, то оно может подождать.

♦ Если вам нужно зафиксировать ход разговора в письменном виде, переключитесь на электронную почту.

Телефонная конференцсвязь и видеоконференции

Примеры: Webex, Zoom, Skype, Google Hangouts и т. д.

Аудитория:

♦ При необходимости представьте участников друг другу. Виртуальные конференции потенциально больше ощущаются как что-то не очень комфортное, как вторжение в личную жизнь, особенно если подключение происходит из дома. Убедитесь, что с самого начала всем известны имя и должность каждого из участников, и не забудьте выделить несколько минут для светской болтовни.

Тайминг:

♦ Не затягивайте конференцию. Большинство из нас привыкли к очным собраниям и совещаниям, которые длятся более часа. В обычной трехмерной реальности у нас полностью задействован весь спектр органов чувств, меньше внешних отвлекающих факторов, поэтому легче удерживать внимание в течение долгого времени. Во время виртуальных встреч у участников гораздо больше поводов отвлечься на что-то и делать несколько дел одновременно. Вам помогут хорошо продуманная структура мероприятия и таймер. Продуктивная онлайн-встреча всегда имеет заранее определенные временные рамки, которые позволяют ограничить количество идей, высказываемых каждым участником.

Хорошо: Попросить своих сотрудников подготовить по три предложения к конференции в Zoom, время которой будет ограничено 60 минутами.

Плохо: Запланировать 3-часовую встречу в Zoom и забыть отправить повестку дня, которую ваша команда могла бы использовать для подготовки.

Структура:

♦ Используйте функцию «поднять руку». Одним из больших преимуществ видеочата являются встроенные механизмы виртуального поднятия руки (например, в Zoom для этого может использоваться клавиша «Пробел»). Это может помочь предотвратить проблемы, характерные для телефонных конференций, когда люди нередко перекрикивают и перебивают друг друга. Если в вашем программном обеспечении отсутствует функция поднятия руки, вы можете попросить коллег использовать вместо этого групповой чат в боковой части экрана. Выберите какой-нибудь условный сигнал, например звездочку, чтобы члены команды могли с помощью него попросить слова. (Это требует тщательной модерации и хороших лидерских навыков.) Следите за тем, чтобы никого не упустить из виду, а у молчунов напрямую спросите их мнение.

♦ Требуйте, чтобы все участники включали камеру. Как правило, если у вашего собеседника камера включена, то вам тоже следует включить свою. Камера позволяет вернуть в коммуникацию некоторые сигналы языка тела, которых нас лишает цифровая среда, а также дает возможность членам команды видеть своими глазами, что все остальные тоже участвуют в дискуссии, а не листают Instagram.

♦ Всегда назначайте модератора или ведущего. Наличие «главного» лица и голоса, создающего своеобразную канву виртуального общения, помогает обеспечить членам коллектива столь необходимое сближение и уменьшить чувство изоляции, которое может возникнуть при удаленной работе. Хорошая идея – попросить модератора открыть конференцию или собрание, а потом следить за тем, чтобы никто не отклонялся от повестки дня, и модерировать вопросы к докладчикам в общем чате.

Советы профессионала:

♦ Проверьте технику до начала конференции. Если вы не использовали Zoom или Skype несколько дней, откройте программу до запланированного времени и проверьте качество видео и звука. Это сэкономит общее время, позволяя пропустить тот пункт повестки дня, который называется «ВЫ МЕНЯ СЛЫШИТЕ?».