Цифровой язык тела. Как построить доверительные отношения и наладить коммуникацию на расстоянии

Использование функций «Копия» и «Скрытая копия» – дело непростое по определению. Одна из моих клиенток, Джанин, однажды сказала об этом так: «У меня часто возникает желание поделиться электронным письмом со своей начальницей – просто чтобы она была в курсе. Но если поставить ее в скрытую копию, у нее будет ощущение, что я приглашаю ее шпионить за моими разговорами. А если просто поставить в копию – другим людям покажется, что я пытаюсь выпендриться или выслужиться. Поэтому я предпочитаю отправить обычное электронное письмо, а потом переслать его начальнице. Это выглядит так, как будто я просто отправила письмо, а позже почувствовала необходимость включить ее в переписку – просто на всякий случай». К сожалению, страх Джанин перед осуждением со стороны коллег и ее интерпретация опций «Копия» и «Скрытая копия» в конечном итоге еще больше осложнили ее работу.

Некоторые другие мои клиенты испытывают какой-то первобытный (хотя на самом деле вполне обоснованный) страх перед функцией «Ответить всем». «Я предпочитаю прозрачность, – объясняет Стив. – Моя работа требует, чтобы для получения обратной связи я отправлял групповые электронные письма. Тем не менее, что бы я ни делал, всегда найдется несколько человек, которые используют опцию “Ответить всем” – даже когда я нарочно в начале письма пишу жирным шрифтом заглавными буквами “НЕ ОТВЕЧАЙТЕ ВСЕМ”. Так что теперь мне приходится использовать опцию “Скрытая копия”, чтобы почтовый ящик моих адресатов не оказался завален совершенно не нужными им ответами от других участников переписки».

В одной организации, с которой я работала, имела место ситуация, которая напомнила мне, что одно нажатие не на ту кнопку при написании электронного письма может привести к серьезным последствиям. Коринн работала в этой компании почти семь лет и регулярно подвергалась нападкам одной особенно злобной коллеги, которую мы будем называть Мелиссой. Коринн вряд ли была исключением; во всех отделах организации знали о том, что Мелисса крайне мстительна. Но Мелисса никуда не собиралась уходить, по крайней мере, в течение нескольких лет, пока не выйдет на пенсию. Работать с Мелиссой было очень тяжело, но Коринн любила свою работу и решила держаться до конца.

Однажды в пятницу вечером Коринн работала допоздна и тут услышала замечательную новость. Руководство наконец-то заметило, что происходит, и решило уволить Мелиссу. Коринн изо всех сил старалась скрывать свою радость, но в то же время ей не терпелось увидеть реакцию своих коллег, когда те вернутся в офис в понедельник утром.

В воскресенье вечером Коринн просматривала свой календарь и электронную почту, чтобы подготовиться к предстоящей неделе. И тут пришло письмо с темой «Потрясающая новость!» в связи с новым проектом, над которым работала компания. Всё еще будучи в состоянии эйфории от новости, которую она узнала в пятницу, Коринн «на автомате» переслала письмо своим ближайшим друзьям по работе, добавив комментарий: «Ха! А я думала, что потрясающая новость будет про увольнение Мелиссы!!»

Две секунды спустя электронное письмо Коринн попало в ее собственный почтовый ящик. Она запаниковала – и не без причины. Она в ужасе посмотрела на строку с адресатами и на свой комментарий под ней: «Ха! А я думала, что потрясающая новость будет про увольнение Мелиссы!!». Она всё испортила. Она нажала «Ответить всем», а слово «все» в данном случае означало более 300 человек – это при том, что всего в их организации было 500 сотрудников.

В отчаянии Коринн попыталась отменить отправку письма, позвонив другу-айтишнику, но всё безуспешно. Она звонила и писала своему боссу – ответа не было. Она провела мучительную бессонную ночь и рано утром прибежала на работу – только для того, чтобы ей сказали идти прямо в отдел кадров, где ее уволили без лишних разговоров.

Коринн не потребовалось много времени, чтобы найти новую работу, но ее печальный опыт с кнопкой «Ответить всем» оставил неизгладимый след. Сейчас она говорит: «Я по три раза проверяю каждое электронное письмо, которое отправляю, и уж точно не использую свой личный телефон для работы!»

Без опций «Ответить всем», «Копия» и «Скрытая копия» в большинстве организаций в переписке не обойтись, однако не лишним будет спросить себя, кого действительно нужно включить в число адресатов. А это требует проницательности, потому что некоторые люди настаивают на том, чтобы быть в курсе всего происходящего. Опцию «Ответить всем» необходимо оставить только для высокоприоритетной информации, которой вы хотите поделиться со всей командой: для объявлений, информации о собраниях и о повестке дня, для приказов по предприятию. Никогда не забывайте о соотношении уровня власти и уровня доверия между вами и вашими адресатами и избегайте поспешных выводов, если получаете сообщение, которое застает вас врасплох.

Электронная личность – новый эквивалент имиджа