Цифровой язык тела. Как построить доверительные отношения и наладить коммуникацию на расстоянии

А дело было вот в чем: Даг предпочитал обсуждать бюджет только со Сью. Надо ли говорить о том, что ее сотрудники чувствовали себя выброшенными за рамки проекта, над которым они так усердно работали? Особенно демотивирующим было отсутствие какой-либо реакции на их работу, никакие последующие изменения в бюджете никто им не комментировал. Когда Сью наконец догадалась о существовании проблемы, она внесла необходимые коррективы. Во-первых, она следила за тем, чтобы в окончательном варианте презентации были указаны имена всех участников проекта, с разъяснениями о том, кто выполнял какую часть работы. Сразу после каждой ежеквартальной встречи с Дагом она назначала ещё одну: собрание всех сотрудников отдела, во время которого она доносила до коллектива комментарии и отзывы Дага об их работе. Кроме того, она отправляла финансовому директору электронные письма, где подробно расписывала работу всей команды с упоминанием вклада каждого человека в конечный результат. Конечно, она пересылала это сообщение и членам своей команды, чтобы они были свидетелями того, как хвалебно она о них отзывается.

Теперь, когда конкуренция за рабочих местах становится всё более жесткой (при этом и темп жизни, и внедрение новых технологий приводят к тому, что потерять человеческие связи становится особенно легко), подобное признание вклада каждого человека в общее дело имеет очень большое значение.

Как стать асом проведения собраний

Для того, чтобы успешно демонстрировать уважение к собеседнику, нужно постоянно смотреть на часы (в буквальном смысле!). Кому-то, может быть, покажется, что это ограничивает возможность импровизации, но лично я считаю, что, если вы не цените время собеседника в процессе разговора по телефону, видеоконференции или при личной встрече, вы тем самым показываете, что не цените его самого.

Возьмем в качестве примера Джонатана, которого пригласили на видеоконференцию, намеченную на следующее утро. То, что его добавили в число участников так поздно, уже было причиной почувствовать себя недооцененным, еще до начала встречи и дискуссии. Дальше хуже: никто не сообщил ему, на какую тему будет проводиться собрание. Когда конференция началась, он быстро понял, что и у других участников нет ни малейшей идеи, зачем они здесь, кто еще входит в число собравшихся, как долго продлится собрание и почему это нельзя было обсудить по электронной почте.

Через пять минут после начала обсуждения Джонатан остановил организатора: «Извините, что перебиваю, – сказал он, – но пока мы еще не погрузились в обсуждение проблемы, не могли бы вы поделиться с нами, к чему мы хотим в итоге прийти и какова повестка собрания? И нельзя ли каждому из присутствующих дать десять секунд на то, чтобы представиться?» Сразу же была определена четкая цель. У каждого появилось ясное представление о том, что он может привнести в эту встречу и чего ему следует ожидать в будущем.

Как руководителю научиться проводить собрания, на которых каждый будет чувствовать, что его ценят и уважают?

Четко планируйте повестку дня и подробно продумывайте, какого результата вы ожидаете на выходе. Это свидетельствует о высоком уровне ответственности и о том, что вы цените время своих коллег. В начале собрания скажите: «Успешным итогом этого собрания было бы то-то и то-то». В конце подытожьте, достигли вы этого результата или нет; если нет, то перечислите, чего не хватает.

В начале каждой видеоконференции или конференцсвязи выделяйте пять минут на то, чтобы представить участников. Попросите каждого поделиться какой-нибудь новостью профессионального или личного плана. Это позволит укрепить доверие, выявить факторы уязвимости и лучше познакомиться с другими участниками мероприятия. За сутки до собрания разошлите участникам повестку дня и предложите каждому вести дискуссию по одному из вопросов. Периодически, а не только в конце конференции, просите каждого принимать участие в обсуждении. Если это конференцсвязь по телефону, запретите использовать кнопку «выключение микрофона», чтобы избежать неловких пауз и выполнения нескольких дел одновременно.

Из уважения ко времени других участников встречи не забывайте следить за тем, не может ли кто-то из них уже покинуть собрание. Например, один директор по цифровым технологиям компании из рейтинга Fortune Global 500 регулярно удаляет из приглашений на повторяющиеся встречи тех руководителей высшего звена, участие которых уже не требуется.

Проще говоря, мы все ценим собственное время. А если мы будем демонстрировать уважение к времени других людей, это колоссально увеличит ощущение удовлетворенности ситуацией и стремление работать.

Как сделать собрания более ценными для всех участников