Цифровой язык тела. Как построить доверительные отношения и наладить коммуникацию на расстоянии

• Убедитесь, что у каждого из присутствующих есть ответ на вопрос «Зачем я на этом собрании?».

• Планируйте только собрания, требующие минимальных затрат времени. Помните закон Паркинсона: работа заполняет время, отпущенное на нее.

• Начинайте и заканчивайте собрания вовремя.

• Перед собранием разошлите всем ясную повестку дня или четко сформулируйте, к чему вы в итоге хотели бы прийти.

• Каждую неделю организуйте «час виртуального офиса» – выход на связь по поводу мелких вопросов, для обсуждения которых не требуется общее собрание.

• Чаще пересматривайте список повторяющихся мероприятий и отменяйте те из них, которые уже не актуальны.

• Не организуйте встреч с более чем восемью участниками, если только это не стратегическое расширенное собрание коллектива, общее совещание или собрание с целью доведения важной информации до всего подразделения.

• Если вы пригласили на встречу кого-то из топ-менеджеров компании, четко укажите, насколько обязательным является его присутствие и сможет ли вместо него в случае необходимости присутствовать заместитель.

Перестаньте делать несколько дел одновременно

Сейчас 16:15, среда, и я одновременно отвечаю на свои электронные письма в одной вкладке браузера, делаю заблаговременные покупки к Рождеству в онлайн-магазине в другой и выбираю ресторан для ужина в третьей. Мне кажется, я почти нашла идеальный рождественский подарок… и тут чей-то голос возвращает меня к реальности: «Эрика, как вы считаете?.. Эрика. Эрика? Эрика!»

Точно. У меня же конференцсвязь. «Извините, у меня был выключен микрофон», – говорю я, хотя он вовсе не был выключен, я просто была погружена в свои мысли. О чем же только что шел разговор? Бизнес-план? «Да, я полностью согласна с последним утверждением», – выпалила я, судорожно закрывая свои полдесятка вкладок и переводя дыхание. Кто-нибудь заметил, что я не слушала? «О, прекрасно, это отличная новость, – говорит кто-то в ответ, – спасибо, Эрика». Чудом пронесло.

У каждого из нас есть слабые места. Мои – это многочисленные вкладки в браузере и кнопка отключения микрофона. Все знают, что совмещать звонки по телефону или видеоконференции с другими делами – очень легко, но рискованно. Лично я, каюсь, прекрасно знаю на своем опыте, как это уменьшает способность понимать услышанное. Но по крайней мере я в этом не одинока. Согласно одному исследованию, примерно 65 % респондентов признались, что во время видеоконференций параллельно занимаются другими делами или отвечают на сообщения[47].

Именно поэтому я взяла за правило запрещать использование кнопки отключения микрофона во время конференций с членами моей команды. Кроме того, я стараюсь планировать только действительно нужные собрания и приглашать на них только тех участников, которых обсуждение действительно касается, чтобы у коллег не было причин во время обсуждения бесцельно витать в облаках.

Однажды я проводила мастер-класс для 30 представителей фармацевтической компании. Все казались заинтересованными, за исключением одной женщины в заднем ряду, которая не отрывала глаз от своего телефона. И даже когда я была буквально в метре от нее, она так и осталась слово приклеенной к экрану. Это раздражало меня и даже отвлекало других присутствующих. При этом по должности она была едва ли не самой старшей из присутствующих! Мы все хотя бы раз так делали. И поэтому наша задача – знать о рисках такого поведения и понимать, как это влияет на наше собственное внимание.

* * *

Понять, зачем нам демонстрировать уважение к другим людям, совсем несложно. Это нужно для того, чтобы люди на своем рабочем месте чувствовали свою значимость. Приемы, описанные в этой главе, помогут вам по-настоящему ценить вклад ваших сотрудников в работу и демонстрировать это при общении в цифровом формате.