Управление работоспособностью

Тренерская загадка: «В чём разница между правильным тайм-менеджментом и правильным сексом? В сексе сначала Удовольствие, потом Удовлетворение, а в тайм-менеджменте – наоборот».

Для чего мы так много времени уделяем исследованию той жизни, которую вы ведёте сейчас? Только для того, чтобы вас не покидала решимость её изменить.

А заодно нарабатываем навык осознанности, которая часто появляется в виде методичности и следовании плану.

Следующий момент, от которого зависит эффективное планирование, – понимание разницы в методах планирования в зависимости от типа стоящей перед нами задачи.

Типы задач

Все дела, которые мы решаем, можно разделить не только по значимости, но и по принципу привязки к временной точке.

Их получится всего три категории: Жёсткие, Гибкие и Бюджетируемые.

Жёсткие. То, что нельзя сдвинуть с тайм-ленты даже при большом желании.

«В 09:05 летучка у шефа».

«В 08.00 ты должен быть на рабочем месте, а проходную пересечь не позже 07:55, иначе – штраф за опоздание. Потом хоть трава не расти, в подсобке отоспишься, пока новую фуру не пригонят, но в 07:55 чтоб был!»

«В 15:40 вылет! Ты не зам губернатора, самолёт ждать не будет».

«Начало трансляции матча в 19:00. Бери полторашку и подходи».

Причём обратите внимание, жёстко может быть привязано только начало мероприятия, а может быть, и начало, и конец. Если мы путешествуем поездом, то, как правило, мы знаем и время отправления, и время прибытия. Аллилуйя Министерству путей сообщения. Если же это самолёт, то наверняка мы знаем только время окончания регистрации на рейс. Остальное в руках Божьих и Минтранса.

Если руководитель грамотный, то жёстко привязано и начало, и окончание совещания, которое он проводит; если нет, то привязывается только начало. Если вам значимо при устройстве на работу, структурная компания или стихийная, достаточно узнать, сколько времени проходят совещания и как часто. Частые и длинные совещания – это плохо, а внезапные и ненормированные – ещё хуже.

«Гибкие» задачи не привязаны к какой-то конкретной временной точке.

Они могут быть выполнены «когда удобно», но, как правило, имеют срок окончания.

«К утру», «к понедельнику», «к отпуску», «к Новому году».

«Позвони мне после 16:00», «К концу месяца успеешь?»

«Бюджетируемые» – это задачи без привязки срока начала и окончания процесса, но требующие определённой суммы времени. Причём часто необходимое время мы знаем только приблизительно.

Например, автомобильные перемещения. «Выехать можем, когда встанем, а доедем – как получится. Часа за три, думаю, доберёмся».

Кстати, задачи из раздела Важные/ НЕ срочные часто являются как раз бюджетируемыми и не имеющими чёткого начала.

Что и позволяет нам откладывать их реализацию.

Какие задачи в следующей фразе?

«Надо наконец-то понять, что творится с твоим коленом, сына! Талончик к врачу я тебе взяла на среду, на 15:00, но до того нужно сдать анализы. Лаборатория принимает с 08:00 до 09:00».

Исходя из особенностей типов задач, формулируем правила планирования дня.

1. Сначала фиксируются все жёсткие точки, которые являются скелетом дня.

2. Промежутки между жёсткими задачами заполняются гибкими задачами в порядке приоритетности.

Кстати, если вы работаете в системе многоярусного подчинения на позиции подчинённого, вам могут помочь два армейских принципа, страхующих от управленческой суеты:

1) «не торопись выполнять приказание – дождись, пока отменят»;

2) «не оставляй на завтра то, что можно сделать послезавтра».

Что поделать, если традиции командно-административной системы оказались у нас неубиваемы.

Если же вы руководитель, то от саботажа и нерасторопности подчинённых страхует дополнительная точка контроля: Отчёт о начале выполнения задачи. Не отчёт о промежуточных результатах, а отчёт о самых первых шагах. Позволяет понять, в правильном ли направлении пошёл подчинённый, да и начал ли движение вообще.