Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю

Они пишут несколько строк и зачеркивают. Начинают снова и снова, неудовлетворенные тем, что написали. Это продолжается, время уходит, а конечный срок становится все ближе и ближе.

Хотя ничто и никогда не сделает задачу написания отчета, доклада или какого-либо иного объемного и требующего сосредоточения документа легкой, существуют практические шаги, которые вы можете предпринять, чтобы увеличить скорость и эффективность подготовки такого текста.

1. Ясно представляйте себе, что вы хотите сказать

Чтобы писать понятно, вы должны мысленно четко определить конкретную причину для подготовки текста. Это очертит границы вашей работы и позволит сосредоточиться на теме, определяя вашу точку зрения по вопросу. Иногда тезис может быть выражен косвенно, но чем яснее он сформулирован, тем удачнее окажется речь.

Предназначен ли ваш текст для того, чтобы предоставить информацию, склонить к каким-то действиям, или его цель – и то, и другое?

Держа в уме ответ на этот вопрос, составьте и запишите основную структуру своего изложения. Установив желательное направление, определите основные моменты, которые будут развивать ваш тезис. Они должны быть организованы логическим, последовательным и выразительным образом. Например:

• Профилактика и устранение.

• Проблема и решение.

• Причина и следствие.

2. Сделайте черновик

Без этого организация текста будет бессистемной. Черновик заставляет обдумывать свои мысли и не дает отвлечься в сторону. Один из полезных приемов заключается в обобщении основных моментов не более чем 50 словами. Такое количество слов можно прочитать вслух за 20 секунд с разумной и легко воспринимаемой скоростью.

• Начните с вступления. Изложите свои цели и темы, которые собираетесь затронуть.

• Далее пункт за пунктом обобщите весь свой текст.

• И наконец, набросайте свои выводы, они должны быть ясными и убедительными.

Один из способов сделать это заключается в том, чтобы написать ряд заголовков, расширив каждый из них перечнем основных моментов. Это позволит одним взглядом охватить общую структуру и не даст отвлечься от темы.

Если, например, под каким-нибудь одним заголовком у вас представлено слишком много основных моментов, это может означать, что вы излишне детализируете. Возможно, этот заголовок следует разбить на два или даже больше.

• Не усложняйте.

• Ваши мысли должны быть ясными и хорошо обоснованными.

• Не будьте многословны. (Особенно при подготовке доклада, так как его публичное представление всегда занимает больше времени, чем ожидается при написании.)

3. Начинайте работу

Большинство авторов – включая меня самого – сходятся во мнении, что самое сложное – это начать. Еще сложнее определить, с чего начать при подготовке доклада, особенно если он будет представлен перед требовательной аудиторией. Составителю выступления незнакома успокаивающая анонимность взаимоотношений автора книги и читателя! Вот десять способов, как начать:

1. При подготовке первого черновика не слишком сильно беспокойтесь о том, чтобы все 100 % содержания были изложены как полагается. Лучше позволить своим мыслям быстро ложиться на страницу, даже ценой нескольких небрежных предложений или плохо построенных абзацев.

Не обращайте внимания, если ваш текст в первом черновике кажется несвязным или слишком длинным. Отредактировать материал легче, чем написать его.

1. Поддержание высокой скорости письма способствует свободному течению ваших мыслей и обеспечивает естественное звучание ваших слов при выступлении.

2. Никогда не прерывайте ход своих мыслей, чтобы перечитать написанное, иначе они могут иссякнуть. Если вы не знаете, с чего начать, – просто запишите на бумаге приходящие вам на ум и связанные с вашим докладом мысли. При написании варьируйте длину предложений. Но избегайте излишне длинных предложений. Как правило, чем короче предложение, тем лучше.

3. Вы все еще в затруднении? Вместо того, чтобы пытаться записать свои мысли, просто наговорите их на диктофон. Устное выражение мыслей часто снимает все препятствующие творчеству блоки.

4. Если вы готовите доклад для публичного выступления, с самого начала употребляйте слова «вы» и «ваши», так чтобы каждый из присутствующих ясно видел связь с его нуждами.

5. При подготовке рекламной речи или иного выступления, которое должно в чем-то убедить, избегайте прямого употребления слова «выгода».

Вместо этого опишите, что даст приобретение вашего продукта или услуг.

1. Составьте список таких преимуществ, употребляя только несколько ключевых слов – чем меньше, тем лучше. Теперь набросайте мини-рекламу/сообщение, основываясь на этих ключевых словах.

2. Хотя употребление технических выражений там, где уместно, важно, по возможности избегайте профессионального языка. Специальные термины включаются только для демонстрации своей осведомленности! По этой же причине воздерживайтесь от употребления слов, звучащих напыщенно, тяжеловесно, снисходительно или педантично.