Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Посмотрим правде в глаза, сокращения плотно вошли в нашу жизнь; писатели говорят, что этап, на котором я сейчас нахожусь в процессе написания книги, – чистый ПНСРПК – попой на стуле, руками по клавиатуре. Особо привлекательны аббревиатуры в электронной переписке. С большей вероятностью будут сбивать с толку те, которые содержат жаргон, язык текста и акронимы (где начальные буквы используются, чтобы составить другое слово). Тем не менее из-за неформальности электронной почты полезно ознакомиться с теми, которые используются повсеместно. Их много, и каждый день появляются новые, не в последнюю очередь из-за популярности обмена текстовыми сообщениями. Ниже представлен список наиболее распространенных сокращений в английском языке, которые вы можете увидеть в электронных письмах:

AFAIK As far as I know (Насколько я знаю)

BCNU Be seeing you (Увидимся)

BTW By the way (Кстати)

CUL8R See you later (Увидимся позже)

FYI For your information (К вашему сведению)

TNX Thanks (Спасибо)

Было бы неплохо изучить эти и любые другие аббревиатуры, которые обычно используются в вашей компании, профессии или отрасли.

Примечание. Остерегайтесь использования аббревиатур в электронных письмах, которые отправляются извне, если получатель может их не понимать; иногда целесообразно использовать полную фразу в скобках после. Конечно, это еще одна область, в которой возможно недоразумение и где – вероятнее всего? – устранение недоразумений может быть излишне трудоемким.

Вложения

Есть один плюс электронной почты, который перекрывает остальные, – это то, что к электронным письмам могут быть прикреплены документы и файлы. Вложения могут включать в себя текстовые документы, изображения, звуковые или видеофайлы. Пересылать можно даже компьютерные программы.

Когда вложение отправляется, программа электронной почты копирует файл оттуда, где он изначально находится, и прикрепляет его к сообщению. Загрузка и выгрузка файлов изображений может занять некоторое время, поэтому рекомендуется свести их к минимуму, если скорость имеет существенное значение.

Иногда выручает архивирование и сжатие файлов при отправке в виде вложений электронной почты. Это сократит время выгрузки при передаче информации. Также ускоряет время скачивания, если кто-то отправляет вам большой файл, который уже был заархивирован. Zip и Stuff it – это хорошо известные программы, а Microsoft Windows добавил функцию сжатия файлов в последней версии.

Преимущество отправки документов и файлов в виде вложений заключается в скорости и эффективности переговоров. Получатель документов сможет хранить их в файле и может перемещать, редактировать, возвращать или пересылать их по мере необходимости.

Если проблема заключается в безопасности, вложение должно быть отправлено в формате PDF. Этот формат предотвращает редактирование документа получателем. Эта защитная функция позволяет печатать документ, но в него невозможно внести изменения. Такая технология надежнее всего для передачи деликатной информации.

Гиперссылки

Вставка гиперссылок в сообщения электронной почты особенно полезна при отправке информации людям. Если что-то, что имеется на веб-странице (и у вас нет копии), необходимо сообщить получателю, просто вставьте гиперссылку в сообщение электронной почты. Получатель просто нажимает на ссылку, и это действие открывает веб-страницу. Помните, что для этого требуется время, и поэтому некоторые люди могут не кликать на нее. Так, например, информация, отправленная таким образом клиенту как часть общего сообщения, может быть упущена, и это ослабит весь эффект от письма. Это, однако, хороший способ улучшить техническую составляющую диалога – следует проверять работоспособность ссылок, которые вы используете; я получаю довольно много нерабочего материала, что тратит время оппонента и мое соответственно.

Потенциальные проблемы

Электронная почта и Интернет, от которого она зависит, могут создавать серьезные проблемы: спам, вирусы и неэффективное управление файлами электронной почты знакомы всем нам, и здесь не место перечислять детали и способы их устранения (хотя стоит сказать, что необходимо соблюдать осторожность, и в любой организации должны строго соблюдаться правила безопасности). Однако давайте закончим эту главу несколькими рекомендуемыми и нерекомендуемыми действиями, которые выходят за рамки написания этих электронных сообщений.

Не рекомендуется:

• отправлять электронные письма только потому, что это легко;

• писать текст ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ; это воспринимается как крик;

• использовать их в качестве замены для надлежащего инструктажа или для менеджеров, делегирующих задачи другому;

• отправлять их, чтобы снять с себя ответственность;

• направлять в электронном письме конфиденциальную информацию; этим могут воспользоваться;

• пересылать чьи-то письма без их разрешения;