Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Важно правильно показать себя в электронном письме, потому что оно отправится мгновенно и отменить действие уже нельзя. Как и в случае с другим письменным общением, нет никакого тона голоса, выражения лица, позы, языка тела или жестов, которые могли бы усилить ваше сообщение.

Систематическая сортировка

Обратите внимание: чем дольше вы оставляете электронные письма нетронутыми в папке входящих сообщений, тем дольше их надо будет удалять; это неимоверно монотонно и тратит драгоценное время. Кроме того, вы обнаружите, что чем раньше было получено или отправлено электронное письмо, тем меньше вероятность того, что вам когда-либо понадобится обратиться к нему снова. Таким образом, следуют два действия: во-первых, всегда удаляйте столько писем, сколько вы можете, сразу же обработав их (также распечатывая нужные письма), а во-вторых, регулярно проводите ревизию самых старых писем. Например, в конце каждого месяца удаляйте столько же, сколько вам пришло – начните с самого конца списка. Таким образом, вы будете видеть письма годичной и более давности или какие угодно другие, но их общее число увеличиваться не будет. Самое главное – поддерживать общий объем.

Упражнение

Данное упражнение будет полезным, если немного подумать и выявить алгоритм вашей «практики очистки», то есть как вы систематически контролируете и уменьшаете объем электронных писем в почте. Если ваша текущая процедура кажется неэффективной после размышлений, попробуйте улучшить ее, поэкспериментировать с новой, и так каждый раз, когда находите что-то, что вас не устраивает.

Цифровые подписи и другие средства безопасности

В отношении безопасности следует отметить несколько других моментов.

• Электронные подписи. Они сейчас используются чаще, так как все больше людей отправляют информацию по электронной почте. Кроме того, как никогда важно, чтобы электронные письма не могли быть прочитаны кем-либо, кроме получателя. Используя цифровые идентификаторы или подписи, вы можете быть уверены, что никто не притворяется вами и не отправляет ложную или вводящую в заблуждение информацию от вашего имени. Цифровые идентификаторы в Outlook Express может подтвердить вашу личность при проведении электронных транзакций, например, при получении водительских прав, когда вам необходимо подтвердить свою личность. Цифровые идентификаторы также могут быть использованы для шифрования (кодирования) электронных писем, кроме отправителя, их никто не мог прочесть. Цифровые идентификаторы получены от независимых сертификационных органов, чьи веб-сайты содержат форму, которая после заполнения содержит ваши личные данные и инструкции по установке цифрового идентификатора. Это используется для идентификации электронных писем и обеспечения безопасности ваших сообщений.

• Шифрование. Это особый способ отправки конфиденциальной информации по электронной почте. Это форма электронного кода. Один код используется для шифрования сообщения, а другой – для его расшифровки. Один ключ является закрытым, а другой – в публичном доступе. Открытый ключ передается тому, кому необходимо его использовать, независимо от того, отправляют ли они сообщение (в этом случае они используют его для шифрования) или получают электронное письмо (они будут использовать его для расшифровки сообщения). Существует широкий спектр информации, которую вы могли бы передавать таким образом: от номера счета до факта, что ваша компания запускает радикально новый продукт в определенный день.

• Подтверждение получения. Некоторые почтовые системы позволяют отображать информацию, когда электронное письмо было отправлено, получено, открыто и прочитано получателем. Это может быть важно в некоторых критических ситуациях, где очень важны временные рамки. В качестве альтернативы вы можете просто попросить подтверждения. Это важно, когда есть сроки; я всегда прошу подтверждения при подаче материала для статьи или книги. Время может пройти слишком быстро, пока вы думаете, что информация была получена, а на самом деле нет.

Файлы, переданные по электронной почте, могут стать очень важными. Их потеря может быть бедствием, а восстановление может занять много времени. Поэтому рекомендуется регулярно создавать резервные копии ваших файлов и данных компании для защиты от таких рисков. Если пароли используются в вашей компьютерной системе, рассмотрите возможность их регулярного изменения, чтобы остановить хакеров и избежать незаконного использования.

На такой случай в компаниях обычно существуют правила, в том числе и о резервном копировании всего компьютера; но ответственность за их соблюдение часто является индивидуальной и личной.

Жаргон и сокращения