Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

В рабочей среде электронная почта часто используется в качестве аналога для других видов связи и полезна для уменьшения количества личных встреч или, к примеру, телефонных переговоров, что также экономит время.

Но использование электронной почты может быть чрезмерным, если личные встречи сокращаются в ущерб отношениям или деловому сотрудничеству. Важно найти баланс в использовании разных форм коммуникации. В некоторых крупных организациях есть правила, позволяющие устранить любые негативные последствия (например, в четверг не следует отправлять внутренние электронные письма), тем самым давая людям возможность общаться лицом к лицу. Слабо развитые отношения также могут тратить время, затрудняя сотрудничество.

Из-за того что отправить электронное сообщение – дело пяти секунд, люди находятся под давлением: необходимо единоразово отправить сообщение с четким посылом. Люди также быстро отвечают на электронные письма, «набрасывая» ответ и не придавая особого значения словам. С подобной практикой нужно что-то делать, так как любая путаница или двусмысленность влияет на количество потраченного на объяснения времени.

Привлекательность электронной почты, несомненно, заключается в ее скорости. Письмо отправляется практически сразу же после нажатия кнопки «Отправить». Ваше сообщение будет молниеносно получено после его отправки. Скорость любого ответа зависит только от того, как регулярно проверяется электронная почта и сколько времени тратится на ответ. Такая система «туда-сюда» при общении по электронной почте имеет свои плюсы: быстрая реакция и повышение эффективности.

Электронная почта против обычной почты

Сообщения по электронной почте могут быть и, как правило, являются менее формальными, чем написанные от руки письма. Важное напоминание: уровень формальности при общении должен быть выбран мудро.

Есть те, кому вы можете писать очень неформально (включая столько аббревиатур, грамматических сокращений, минимальных знаков препинания и причудливого написания, сколько пожелаете), если смысл вашего сообщения ясен. Но другие (клиенты, старшие коллеги) могут обижаться на вас или даже осуждать за подобное. Иногда (часто? обычно?) электронное письмо должно быть написано так же, как и любое важное письмо. Безопаснее всего принять довольно формальный стиль и, конечно, ясный и оказаться на стороне большей, а не меньшей формальности, если вы не уверены. Вас предупредили! Корректура и проверка орфографии здесь так же важны, как и в любых других документах.

Основная цель электронной почты – не длительная переписка, а обычно краткий диалог для прямой передачи или сбора информации. Длинные электронные письма трудно читать и воспринимать на экране. По этой и другим причинам иногда лучше выбирать другие средства связи (или ту же информацию, что и по электронной почте, можно отправить вдобавок обычным письмом). Более детальную информацию можно добавить в виде вордовского документа, прикрепленного к электронному письму, но вы должны быть уверены, что кто-то потратит время на ознакомление с ней и посчитает ее достаточно важной для этого. Тем более для распечатывания.

Никогда не забывайте, как легко игнорировать электронную почту. Один щелчок – и за секунду письмо ушло навсегда.

При ответе на электронное письмо вам не нужно тратить время на поиск имени отправителя, адреса и должности. Достаточно просто нажать кнопку ответа, и их адрес отображается в верхнем левом углу страницы. Можно сохранить копию отправленного сообщения на странице, чтобы вы могли ссылаться на нее, что облегчает и ускоряет процесс составления ответа.

Электронная почта: возможные недостатки

Электронная почта не всегда прекрасна. Рассмотрим несколько примеров.

• Очевидно, что невозможно общаться с кем-то в электронном виде, если у получателя не настроен компьютер для получения электронной почты или если он не находится рядом с ним или рядом с другим устройством, у которого есть доступ в Интернет.

• Соглашение по электронной почте имеет такую же юридическую силу, как и официальный документ; воспринимая его иначе, можно напороться на проблемы.

• Если технические неполадки выводят вашу систему из строя, это может вызвать проблемы; и автосохранение всегда должно быть включено (вопрос не в том, случится ли коллапс вообще, а когда именно).

• Большая часть нежелательной почты – или «спама» – так же раздражает, как нежелательная почта, которая поступает через почтовый ящик. Уменьшить объем спама реально, но ответственность за это лежит на пользователе, поэтому необходимо иметь и постоянно обновлять программное обеспечение, которое изолирует спам (но есть и живучие экземпляры).

• Следует проявлять осторожность при открытии электронных писем и вложений от неизвестных получателей, поскольку вирусы, троянские кони и черви могут проникнуть в компьютерную систему, если не быть начеку; мы поговорим подробнее об этом позже.