Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

• Можно подумать. Это особенно полезно. Для этого не понадобятся никакие документы, ноутбуки, вам нужно только желание и план. В своем дневнике я веду список вопросов, над которыми надо подумать. Это долгосрочные вопросы, для решения которых не нужны документы, поэтому я могу подумать над ними, когда есть подходящий момент.

• Посмотреть что-то. В предыдущем издании этого пункта не было в списке, но сейчас все чаще и чаще можно наблюдать людей, которые смотрят видеоматериалы на планшетах в транспорте (разумеется, не за рулем автомобиля!). Не будем говорить о фильмах, ведь можно продуктивно провести свое время в дороге хотя бы за просмотром тренингов различного характера.

Подбирайте задачи для конкретного путешествия. В самолете будет весьма удобно набирать текст на ноутбуке. Для поездок в поезде или на машине можно подобрать другие задачи. Гостиничные номера, залы ожидания в аэропортах и многое другое предоставляют все возможности. Стоит задуматься над этим, и ваша продуктивность даже в неблагоприятных условиях может вас приятно удивить. На самом деле, неблагоприятные обстоятельства могут предоставлять хорошую возможность поработать: если вы застряли в аэропорту из-за тумана, позаботились ли вы о том, что полезного можно сделать? Не тратьте время на лишние звонки в офис с уточнениями, все ли у них в порядке. Это тратит впустую ваше время и время других. Но объясните подчиненным, какую именно информацию вам должны сообщать, и не забывайте о главном:

• напишите все свои контактные данные;

• дайте инструкции, когда вам можно звонить, а когда нет;

• сообщайте о любых изменениях в ваших договоренностях по ходу дела;

• заранее обговорите рабочую нагрузку, которую вы передаете другим и объясните срочность таких задач;

• составьте план на случай чрезвычайных ситуаций. Например, оставьте копии своего паспорта, кредитных карт и тому подобного в офисе – любые беды можно решить одним телефонным звонком (но проверьте свою страховку, прежде чем отправиться в путь!).

Эта мера нужна не для того, чтобы сэкономить время, а для того, чтобы оно не растрачивалось зря, если вдруг понадобится такая информация. Подумайте также, что можно сделать в офисе за время вашего отсутствия (даже такие варианты, как генеральная уборка).

Хотя области потенциальной экономии времени растут по мере продвижения книги, и это само по себе полезно, всегда следует помнить, зачем нам нужно время. Просто чтобы выполнить задачи, которые диктует работа, – это слишком упрощенный ответ на этот вопрос, ведь в большинстве случаев, если не во всех, некоторые задачи важнее других.

Резюме

• Опять-таки было напоминание о том, что мелочи важны и что освоение одной тактики за другой составляют общую картину.

• Никогда не думайте, что время теряется «просто так» и что с этим нельзя ничего поделать.

• Рассматривайте проблемы вовремя и ищите практические решения, которые если не устранят проблему, то хотя бы минимизируют ее.

05 Электронные письма: удобства или черная дыра времени?

Ей пользуются все. Все мы тратим время на нее. Электронная почта – один из самых быстрых способов связаться с другими людьми, мгновенно отправляя письма, записки, изображения или музыку с одного компьютера на другой по всему миру через Интернет. В крупных организациях тоже есть внутренние сети. Технические особенности не должны нас здесь беспокоить, в отличие от проблем с коммуникацией и их влиянием на производительность и рациональное использование времени. Подобные проблемы настолько важны, что заслуживают отдельной главы (хотя, безусловно, здесь будут пункты, которые применяются к более широкому кругу тем). Частое использование электронной почты экономит время на составление писем, и вы получаете желаемый ответ чаще, что также эффективно сказывается на времени.

Поскольку принципы использования напрямую влияют на производительность, некоторые приемы о наиболее подходящих вариантах изложены более детально.

Примечание. Язык и качество письма важны, и недолжное отношение к ним может вызвать путаницу или двусмысленность и, следовательно, потерю времени: пропустив всего одну запятую, можно вызвать недопонимание у читателя. Хотя одним из важных факторов здесь значится язык, данная книга не является исчерпывающим писательским руководством (хотя я писал на эту тему в книге «Как писать отчеты и предложения» (How to write reports and proposals), вышедшей в одной серии с этой и недавно заново переизданной).