Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Что делать, чтобы сократить прерывания на телефонные звонки

Любые звонки могут быть проблематичными, некоторые просто потому, что отрывают вас от дел, другие – потому, что вы не хотите (или не должны) разбираться с определенными проблемами, или разговоры затягиваются, потому что человек на другом конце провода – болтун. Нижеописанные предложения могут помочь вам избежать нежелательных звонков или подскажут новые решения.

• Проверьте информацию, по которой телефонный диспетчер назначает звонки, и при необходимости повторно дайте свои инструкции.

• Осведомите об этом своего секретаря, если он у вас есть.

• Попросите коллегу принимать звонки в определенный промежуток времени (вы можете меняться сменами).

• Определите четкое время, в которое вы не будете принимать ничьи запросы.

• Используйте систему голосовой почты (есть и обратная сторона этой функции, будьте осторожны с тем, какой имидж будет транслироваться посторонним, например клиентам).

• По возможности уточняйте, во сколько будет лучше вам звонить («Можете, пожалуйста, перезвонить мне в два или три часа?», «Пожалуйста, звоните до 10 часов, после этого я буду очень занят…»).

• Помните, что делегирование даст возможность переадресовывать звонки другим людям по поводам, с которыми они будут иметь дело в будущем.

• Помните, что болтовня без повода отнимает много времени, и стремитесь сократить ее до того, как она выйдет из-под контроля (слишком много времени тратится впустую; ничего, что работа станет менее интересным местом).

• Установите ограничение по времени («Хорошо, я вас выслушаю, но у нас только 10 минут, так как у меня сейчас будет встреча». Лучше сразу устанавливать ограничения, чем останавливать их на полпути, поэтому не думайте, что это грубо).

• Намекайте, что беседа подходит к концу, используйте такие слова, как «И последнее…» или «Прежде чем я уйду…», чтобы дать понять звонящему, что вы, по крайней мере, намереваетесь скоро положить трубку.

• В противном случае будьте грубыми или задумайтесь: может быть, проблема еще и в вашем желании быть вежливыми со всеми (соглашаться провести телефонный разговор в любое время может стать рефлексом, и мы сразу же говорим «Конечно…», по аналогии, как мы отвечаем «Хорошо» на вопрос «Как дела?», независимо от того, как у нас дела на самом деле).