Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Организации не существовали бы, если бы не люди. В некотором смысле это досадно, иначе в вашем распоряжении было бы больше времени. Вы не можете изолироваться от других людей, но можете попытаться контролировать их незапланированное появление посреди рабочего дня. Рассмотрим, что обычно происходит, когда вас отвлекают. Представьте, что кто-то забегает к вам в кабинет и произносит бессмертную фразу: «У вас есть минутка?» Вы не знаете, о чем пойдет речь, но в чем вы можете быть уверены, так это в том, что это точно займет больше времени!

Перерывы могут занимать сколько угодно времени; порой на незапланированную встречу можно потратить половину рабочего дня. Далее представим, что на разговор с этим человеком уйдет 15 минут вашего времени. Сколько длится это прерывание? Не 15 минут, а больше, поскольку вам нужно вернуться к задаче, от которой вас отвлекли, и, возможно, вам понадобится больше времени, чтобы настроиться на нужный рабочий лад и возобновить работу. Такие последствия стоит иметь в виду, иначе вы можете недооценить влияние прерываний. Журналы времени часто могут выявить значительную потерю времени – иногда потерять можно до 25 % общего рабочего времени.

Конечно, некоторые перерывы сами по себе полезны. Вы можете хотеть поучаствовать в обсуждениях, но не прямо сейчас; с другой стороны, иногда такие обсуждения – пустая трата времени. Итак, как можно их минимизировать? Можно выделить пять ответов.

1. Откажись от них. Все просто: вы просто говорите «нет» и просите человека уйти. Иногда вопрос, с которым к вам пришли, неважный. Его могут разрешить без вашего вмешательства, и он больше не возникнет.

Если же вопрос важный, то человек свяжется с вами снова попозже. Конечно, это сделать сложнее, если к вам пришел не коллега, а начальник, но вы вполне можете договориться о взаимном уважении к рабочему времени друг друга. С другой стороны, иногда этот вариант просто невозможен, потому что дело слишком важное, и это требует приоритетного рассмотрения, например, если в офис неожиданно пришел клиент.

2. Отложите их. Можно сказать, что вы не можете оторваться от дела прямо сейчас, и предложить другое время для обсуждения – тогда у вас будет возможность сделать перерыв в момент, когда вам будет удобно. Более того, благодаря такой технике люди могут просто оставить вас в покое со словами: «Да это не так важно на самом деле». Попробуйте, вас удивит, сколько работников не появятся на пороге кабинета с той же проблемой.

3. Минимизируйте их. В этом случае вы соглашаетесь выслушать человека, но ограничиваете время: «У нас с вами максимум 10 минут». Всегда придерживайтесь выделенного времени. Поступая таким образом, вы создадите себе репутацию человека, который ценит собственное время, и вызовете уважение, что тоже немного сократит вынужденные перерывы.

4. Предотвращайте их. В этом случае вам нужно выработать систему, которая обеспечит вам время без перерывов. Вы можете запланировать такое время с секретарем, отмечая его как важную встречу. Все может быть и проще, мне известны случаи, когда даже в офисе с открытой планировкой люди уважительно ждали друг друга, если кто-то вывешивал табличку «НЕ БЕСПОКОИТЬ». Здесь есть одно условие: не злоупотребляйте этой системой. Если вы все время будете недоступны, то вас так или иначе начнут прерывать, или вы поздно узнаете какую-либо важную информацию, из-за чего может пострадать рабочий процесс.

5. Уходите в другое место. Может быть, у вас такая работа, что вы можете сами выбирать, где работать. Люди находят различные, порой весьма странные места, просто чтобы спокойно поработать, так как это поможет им более продуктивно выполнить некоторые задачи. Например:

• можно провести пару часов дома и дописать нужный отчет перед тем, как пойти в офис;

• пойти работать в общественную библиотеку, находящуюся поблизости от офиса;

• близлежащий парк (главное, чтобы вы не работали с документами в ветреный день);

• следующий момент относится к тем, кто часто ездит в командировки и иногда вынужден останавливаться в отелях. Можно поработать в отеле вплоть до времени выселения вместо того, чтобы уезжать ранним утром.

Какую-то часть этой книги я писал в отеле в Сингапуре (когда отложили курс обучения). Единственное, что меня отвлекало на тот момент, – это официант, который приносил очередные холодные напитки. Но у меня получилось быть продуктивным только потому, что я никогда не путешествовал без работы для таких случаев. Хорошая привычка, на мой взгляд, особенно для работы над книгой с такой тематикой! Вот некоторые советы, как сократить количество прорывающихся в ваш кабинет людей.