Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Так что не откладывайте дела, которые вам кажутся трудными, какими бы они ни были, большими или маленькими. Конечно, нельзя недооценивать обдумывание, анализ и проверку, но как только вы будете в состоянии принять решение, или предпринять действия, или и то, и другое, не стоит медлить. Следите за своими склонностями; контролируя их, вы можете сэкономить значительное время и не допустить непоправимого.

2. Не откладывайте то, что вам не нравится. Есть разница между тем, что вам кажется трудным, и тем, что вам просто не нравится. Результаты уклонения от выполнения таких заданий очень похожи на те, которые были описаны выше, и я не буду приводить похожий пример, мотив поведения здесь в другом, хотя он и не менее мощный. Причин не любить что-то делать целое множество: задача может быть связана с какой-то нелюбимой деятельностью (например, посещение регионального филиала компании, куда неудобно добираться и где придется провести весь день) или, чаще всего, неприязнь незначительна – это просто рутина. Пожалуй, вот почему у администрации так часто возникают непогашенные долги. Это же скучно, и есть другие дела, и… ну, вам знакомо это чувство.

Единственный выход из этой ситуации – это самодисциплина и сознательное усилие в планировании своих действий, чтобы не упустить такие вещи из виду и чтобы это, в свою очередь, не приводило к худшим проблемам. Такие дела можно выделять различными способами – это будет психологической подсказкой. Поэкспериментируйте, чтобы проверить, есть ли в этом смысл.

Если вам эти моменты кажутся незначительными и вы не верите, что это сказывается на общей картине, то упражнения, связанные с вашим журналом времени, скорее всего, подтвердят опасность. Опять же, все выглядит просто, но правильный подход может сэкономить стоящее количество времени.

3. Остерегайтесь своих любимых задач. Потенциально это отнимает даже больше времени, чем откладывание нелюбимых или трудных задач. Многие люди тратят непропорционально много времени на то, что им нравится делать больше всего, – и на то, что у них лучше всего получается. Это совершенно естественно, и тому служат разные причины. Важно, что акцентирование внимания на том, что вам нравится, приносит наибольшее удовлетворение работой. Это прекрасно, если вы получаете радость от того, чем вам нужно заниматься, но опасность заключается в том, что вы можете слишком скрупулезно отнестись к делу, прорабатывая все детали, вкладывая больше времени и иногда пытаясь достигнуть совершенства, которое здесь просто не нужно.

Иногда тому могут быть и более зловещие причины. Например:

• вы задерживаетесь на определенной задаче, чтобы дать себе повод отложить или избежать выполнения других задач (которые потруднее), утешая себя, что сейчас вы слишком заняты, чтобы с ним разбираться;

• вы переживаете из-за делегирования (мы снова возвращаемся к этому) и беспокоитесь, что задача непосильна остальным, поэтому вы продолжаете выполнять ее самостоятельно и принимаете нерациональные решения;

• вас привлекают условия какой-либо очевидно неприоритетной задачи, которая подразумевает, например, посещение нового интересного города. Вы выбираете это вместо того, чтобы заниматься действительно приоритетным делом;

• вам нравится концентрироваться на каком-то аспекте задания, например, вас привлекает перспектива часами обрабатывать графическое изображение информации в презентации, хотя результат был бы таким же, если бы вы сделали что-то попроще;

• вы не знаете, как справляться с некоторыми задачами, и оправдываете срыв сроков и неуместное делегирование необходимостью завершить привычные для вас дела.

Это и многое другое может привести к проблемам. Поддаться этим причинам очень легко, мы все к этому склонны, и в какой-то степени мы все это делаем, и поэтому нам нужно быть настороже. Обычно это происходит, потому что мы этого даже не осознаем. Решение состоит в том, чтобы честно предугадывать появление таких задач, когда вы просматриваете свой обычный рабочий план. А еще лучше попробуйте найти примеры, где вы можете попасться в эту ловушку, и убедитесь, что не допустите этого. Из всех советов этой книги я бы точно поставил этот в топ советов по сбережению времени. Не игнорируйте их – очень легко сказать «я этого не делаю». Проверьте и посмотрите, сколько времени вы можете сэкономить. И кто знает, может быть, некоторые из дополнительных задач, которые вы успеете сделать в вырученное время, станут завтрашними любимыми задачами.

Самопроизвольные перерывы также отнимают на удивление много времени. Понимание этого – это одно из открытий, которые делаются благодаря ведению личного дневника времени. Эти моменты очень трудно проследить и важно предотвратить их до того, как они вовлекут участие других людей. Это важно, читайте далее.

Почему дискомфорт – это хорошо