Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Несколько оговорок: можно ограничить общее количество документов (или расположить их в алфавитном порядке), потому что что-то может произойти, и вам, возможно, придется браться за дело раньше, чем вы думали, тогда нужно будет достать нужный документ и рассмотреть его ранее той даты, которую вы первоначально установили. Во-вторых, можно зафиксировать рассмотрение документов в назначенный день в своем дневнике (в частности, если у вас нет помощника). Это такая простая, но отличная идея, и все, кого я знаю, успешно ее применяют. Если вы еще не пользуетесь этой системой, почему бы не попробовать? Ее внедрение не займет много времени.

Пользуйтесь чек-листами

Сколько раз в неделю вам приходится делать паузу и думать о том, как выполнить очередную рутинную задачу? Или может, вы что-то делаете неправильно или что-то упускаете? Даже если вам нужно выполнить всего несколько задач, чек-листы сэкономят вам время, предотвратят эти паузы для размышлений и, что самое важное, избавят вас от необходимости делать это снова. Рассмотрим пример. Многие компании имеют форму, которая заполняется при получении запроса на продажу. Заполнение такой формы не только фиксирует информацию и служит подсказкой к дальнейшим действиям, но и может стать контрольным списком, напоминанием о необходимости сделать, например, следующее:

• проверить должность и имя запрашивающего;

• спросить, как человек узнал о компании или продукте;

• уточнить номер счета;

• проверить, что вы получили кредитные реквизиты и другую необходимую информацию.

Многие такие рутинные задачи не всегда можно предугадать; разговор с клиентом может завести куда угодно, и можно легко забыть задать некоторые вопросы, которые считаются менее важными или опциональными. Так что чек-листы действительно помогают. Это может быть либо форма (например, форма запроса клиента), которая станет чек-листом по мере ее заполнения, или же просто заметка о том, что должно быть сделано. Возможно, вы сами захотите сделать чек-листы для себя и своей компании, некоторые просто создают форму из инструкций компании, которая будет восприниматься как «очередная напоминалка», которую стоит сохранить. Многие чек-листы существуют только на экранах компьютеров.

Также можно сделать себе заметки по тем делам, в которых вам может понадобиться помощь специалиста. Например, если вы не дружите с цифрами, не потеряйте чек-лист, касающийся процедуры возмещения расходов. Это может просто помочь вам отслеживать, сколько денег вы потратили и сколько вам должны возместить, или по крайней мере, избежать гнева бухгалтера, чьи просьбы вы игнорировали, – и сэкономить вам некоторое время.

Помните: этот вид документации явно полезен для записи информации, а перечисленные пункты в чек-листе будут служить вам напоминанием о необходимых действиях. Такие чек-листы можно приобрести в любых магазинах или же их можно сделать самостоятельно и более персонализированно.

Направление техник на конкретные результаты

Все техники, упомянутые в этой главе, и не только, без сомнения, помогут вам распоряжаться временем эффективнее; мы также можем целиться на конкретные результаты. Все, что вы делаете в рамках тайм-менеджмента, призвано влиять на эффективность, результативность и продуктивность; чтобы достичь результатов, которые требует ваша работа, вы будете делать больше и лучше, чем раньше. Но кое-чему можно научиться на пути к этим целям, и эти бонусы полезны сами по себе. Если вы будете о них помнить, то вам будет легче применить эти методы, необходимые для организации и упрощения работы. Такие преимущества включают в себя следующее:

• наличие четкого плана, понимания того, что должно быть сделано, – первый шаг к успешному выполнению задач в вашем списке. Такая ясность поможет вам понять, насколько тщательно нужно будет готовиться, и это отразится на достижении результатов;

• наличие четкой связи между тем, что нужно сделать, и общими целями – хороший способ не сбиться с назначенного пути;

• вы будете более организованными (например, перестанете тратить время на поиски вещей);

• вы будете легче запоминать нужную информацию (вовсе не все нужно держать в голове, многие моменты легко автоматизировать);

• вам будет проще определять приоритеты и сосредоточиться на главном;

• вы будете тратить меньше времени на ненужные дела;

• вы будете принимать более удачные решения о том, как нужно выполнить те или иные задачи (и более удачные бизнес-решения в целом);

• вам будет легче координировать задачи (параллельное выполнение определенных задач будет экономить вам время);

• вам будет проще справляться с отвлекающими факторами и вынужденными перерывами и предотвращать их;

• вы выработаете привычку быть самодисциплинированными в вопросах времени, и действовать последовательно будет легче;

• вы отлично сможете справляться с неожиданными и нештатными ситуациями в любой работе.