Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Есть такие люди, которым точно не грозит разориться на покупках мебельного лака; их столы полностью завалены кипами бумаги, а деревянные поверхности никогда не видят дневного света. Это те самые люди, которые, когда их спрашивают об этом, всегда отвечают: «Но я знаю, где все лежит». Они правда так думают, и некоторые из них правы. Но, и это большое «но», такой беспорядок редко сочетается с хорошим тайм-менеджментом. Быть аккуратным стоит того. Поддерживать порядок выгоднее и вам, и вашей организации. Это достойно еще одного небольшого отступления. Если вы работаете в крупной организации, то вы – не незаменимы. Извините, но это правда. Более того, ваша ответственность заключается в том, что вы гарантируете непрерывность операций, и это подразумевает и размышления о том, что произойдет, если вас по какой-либо причине не будет на рабочем месте. Даже короткое отсутствие кого-то на больничном, скажем, может вызвать хаос. Чтобы понять, как и над чем вы работали, остальным потребуется какое-то время, и из-за этого рабочий процесс задержится или нарушится. Или же, что еще хуже для вас, по возвращении на работу вы обнаружите свое рабочее место в хаосе, где невозможно ничего найти.

Поэтому возьмите за привычку приводить свой стол в порядок. Это означает наличие четкой и понятно обозначенной системы, более конкретной, чем разделение промаркированного лотка бумаг на «входящие» и «исходящие» секции. Говоря об этом, я осознаю, что многим людям необходимо иметь документы на виду. Как говорится, с глаз долой, из сердца вон, и есть большая вероятность что-нибудь да забыть. Можно частично фиксировать, где что находится, в своем дневнике или ежедневнике, если есть такая необходимость. Честно говоря, я так и делаю. Есть такие бумаги, которые мне нужно иметь под рукой, и я не смогу уверенно сказать, что хорошо организован, если не знаю, где они. Одним из решений будет завести лоток для документов (или что-то побольше, если нужно), в котором будут храниться все текущие документы по проекту. У меня есть такой на рабочем столе, а сверху всегда лежит список находящихся там документов – потому что они постоянно меняются – и это помогает мне понять, в курсе ли я всего происходящего. В списке, который хранится в прозрачном пластиковом файлике, также прописывается статус проекта, и мне это очень помогает. Поэтому я считаю, что можно совмещать два подхода; иметь нужное под рукой и одновременно поддерживать чистоту на рабочем столе. Для большинства простых смертных поддержание порядка – это вечная битва с переменным успехом, за которой постоянно приходится следить.

И последнее: на многих столах лежат кипы материалов с пометкой «прочитать», начиная от журналов и заканчивая отчетами. Одним из способов сократить бумажную волокиту может стать использование абстрактных сервисов; можно сводить информацию к главному, и это поможет вам быть в курсе происходящего. Резюме можно делать как в бумажном варианте, так и в электронном.

Избегайте выборочного подхода

Ваш подход к тайм-менеджменту должен быть систематическим. Некоторые из техник, которые мы обсуждали, требуют привычки и последовательного подхода. Некоторые люди хорошо с этим справляются, составляют план, расставляют приоритеты, они прорабатывают ведение ежедневника и систему времени. Они с осторожностью принимают решения, в том числе и на работе, с точки зрения того, как та или иная деятельность скажется на том, как они распределяют время. Но затем они совершают одну существенную ошибку, которая сводит на нет все эти усилия: они «снимают сливки». То есть они выбирают задачи, возможно, по одной из причин, которые были рассмотрены ранее, например, потому что они им нравятся. Какова бы ни была причина, они переосмысливают свои приоритеты и решают, что сначала нужно сделать что-то еще. Они могут потратить на это так много времени, что не успеют составить план и не смогут привести его в исполнение. Конечно, временной план не статичен. Его постоянно нужно улучшать, но это не должно служить оправданием для того, чтобы его не придерживаться. Если вы регулярно пересматриваете свой план и если решения, вытекающие из плана, удачны, то вы можете придерживаться его и добиться большего прогресса в своих делах. Верьте в ваш план и старайтесь не отвлекаться от него, и это приведет вас к успехам.

Интернет

Интернет – это ресурс, освоив который, можно быстро и легко получить доступ к практически любой информации. Возьмем очень простой пример: когда-то можно было получить базовую информацию о компании, только запросив ее годовой отчет, теперь вы можете просмотреть веб-сайт, досконально просмотреть отчет и глубже изучить более конкретную или обновленную информацию. И это можно сделать с минимальными затратами, не отходя от рабочего места.