Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Если вы работаете удаленно, то, возможно, придется поменять порядок некоторых рабочих моментов: например, из-за вашего отсутствия у ваших подчиненных может снизиться мотивация. Если же в вашей компании много удаленных работников, то может потребоваться дополнительная организация. В этом вам помогут онлайн-инструменты, например, на время написания этой книги актуальны такие ресурсы, как Slack и Trello, которые координируют планирование, коммуникацию и контроль работы команды.

Группируйте задачи

Основная проблема многих должностей (большинства?) заключается в том, что список дел сам по себе становится невыполнимым, если задачи не сгруппированы. Главный принцип хорошего тайм-менеджмента – это группировка ваших задач. Здесь опять же у всех свои методы, но нам лучше всего придерживаться того, что удобно нам самим. На мой взгляд, важно даже не то, как вы это делаете, а то, сколько категорий выделяете. Идеальным вариантом будет выделить три или четыре категории просто потому, что нам это посильно. Не важно, как вы их обозначите:

• ПРИОРИТЕТНО;

• ВАЖНО;

• СРОЧНО СДЕЛАТЬ;

• УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ О …;

• ПРОЧИТАТЬ.

Вот некоторые из вариантов (но есть те, которым отлично подойдут только пункты A, B и C). Вам также понадобятся РАССОРТИРОВАТЬ, ПОЗВОНИТЬ, ЗАПИСАТЬ, ОБСУДИТЬ (можно отнести их к категориям электронных писем и отчетов) и аналогичные категории, которые относятся к вашему бизнесу и вашей роли в нем, такие как ПРЕДЛОЖЕНИЯ и названия продуктов, отделов или систем. Некоторые дела обязательно окажутся в разделе, посвященном работе с документами. Главное на этом этапе – выяснить, сколько и какие названия групп задач вам нужны, и чтобы ваши решения не навредили рабочему процессу. Посильное количество групп можно, если вам хочется, оформить в виде корзин для хранения документов на вашем столе или какими-либо отличительными знаками на самих файлах. (Кстати, остерегайтесь систем цветового кодирования в офисе – многие люди не различают цвета.) Одна группа, которую можно логически прокомментировать на этом этапе, – это события, чаще всего встречи, которые легко группировать, если вы будете регулярно вести дневник.

Примечание. Другая категория дел, требующих внимания, о которой стоит упомянуть и которая составляет еще один пункт, – это то, что необходимо делать регулярно (ежедневно, еженедельно, ежемесячно и так далее). Сюда можно отнести такие несопоставимые вещи, как резервное копирование компьютерных файлов (и сканирование на наличие опасностей) и запрос регулярной информации, такой как данные о продажах или расходах. Четкие напоминания необходимы, чтобы такие вещи не забывались и не откладывались.

Используйте свой дневник эффективно

В дневниках обязательно должна просматриваться хорошая и понятная система. Многие формальные системы объединяют обычный дневник со своей сложной версией списка задач. Что точно хорошо работает и что позволяет система отрывных листов – это возможность видеть при одном открытии переплета удобную полную картину вашего дня, показывающую все назначенные встречи и дела.

Во многих офисах возникает путаница по поводу того, что представляет собой главный дневник. Настольный дневник часто расположен в офисе, другой – в кармане руководителя, и иногда дела дублируются, например, на настенный дневник или в электронном варианте. Необходимо, чтобы всем было ясно, кто и что делает, и для этого исполнительное звено должно поддерживать регулярную коммуникацию с секретарем. Детали влияют на эффективность. Рассмотрим, что должен дневник.

• Предоставлять полную информацию, достаточно полную, чтобы быть понятной. Пометки вроде «Ланч с Р. Б.» мало что могут сказать: где будет событие, во сколько, как долго будет длиться, можно ли с вами связаться, пока вас не будет, и самое главное, вспомните ли вы, кто такой Р. Б.? Более того, я знаю случай, когда моему знакомому нужно было отлучиться на два дня, и в своем дневнике он просто написал «Оксфорд». Он уехал, остановился в отеле, а его семья могла связаться с ним только через офис. Его ребенок попал в автомобильную аварию, и он узнал об этом только через два дня. После этого случая в его дневнике всегда указаны все детали.

• Показывать, сколько времени выделено на определенные задачи (это поможет понять, можно ли успеть сделать что-то еще).

• Заполняться карандашом, чтобы изменения, вносимые в планы, не создавали неразборчивых каракуль.