Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

В результате такие люди прилагают больше усилий, тратят больше времени, пропускают дедлайны, получают неадекватные или недостаточные результаты несмотря на свои труды. Еще хуже то, что низкие результаты работы видны остальным, и это сказывается на всей компании. Сотрудники, вынужденные работать с таким человеком, испытывают неудобства, а виновник приобретает репутацию ненадежного человека. Это сказывается не только на продуктивности компании, но и на личных возможностях этого человека продвинуться по карьерной лестнице.

Я уверен, вышеперечисленное не относится к вам (безнадежно дезорганизованный человек вряд ли будет читать такую книгу). Но большинство из нас все же узнает хоть капельку себя в этой картине. Вряд ли нужно богатое воображение, чтобы представить пагубные последствия вышеперечисленных пунктов, возможно, нам даже больше поможет память, а не воображение!

Конечно, хорошо рассуждать о вреде дезорганизации, но как стать и оставаться организованным? Ключ, о котором мы говорили в прошлой главе, – это составление плана. Поэтому мы вернемся к этому пункту, рассматривая не только создание плана, но и способ его прорабатывать. Помимо этого, есть множество способов повысить уровень организации: далее мы рассмотрим их огромное множество. Некоторые из них довольно просты, но тем не менее очень действенны. Другие являются более фундаментальными. Придется подумать, как внедрить их наряду с вашими существующими методами работы, тем не менее многие могут легко стать привычками, и вам не нужно будет тратить время на размышления об их организации. Но сначала вернемся к планированию.

Прорабатываем план

Это не просто перечисление дел. Нужно правильно записывать задачи, и последующий анализ может создать полезный шаблон. Таковым может стать следующая система.

• Перечислите виды деятельности. Перечислите их в полном объеме, но в форме примечания, иначе список станет невыполнимым.

• Оцените, сколько времени займет каждый вид деятельности как можно точнее.

• Выделите время для непредвиденных обстоятельств, поскольку дела всегда могут затянуться, несмотря на точные подсчеты; также выделите время для регулярных и текущих дел, которые продолжаются изо дня в день.

• Определите приоритеты. Это ключевой и один из важнейших аспектов тайм-менеджмента для всех.

Примерно раз в день полностью просматривайте ваш план. (Когда я нахожусь в офисе, мне нравится просматривать свой план по вечерам и обновлять его исходя из того, что произошло в течение дня, а утром следующего дня, пока приходят письма, я быстро просматриваю его. Самое главное – чтобы вам самим было удобно.)

Это нужно делать регулярно. Какие еще действия нужно будет предпринять – зависит от характера вашей работы и загруженности дня. Дела, появляющиеся в течение дня, можно продумать и внести их в список сразу же, или можно отложить до следующего общего просмотра. Мне всегда нравились разноцветные листочки-напоминалки (например, стикеры для заметок от 3M) – как мы раньше без них жили? Они приходят на помощь, если вам срочно нужно сделать краткую заметку или какой-то пункт, который потом нужно перенести в ваши регулярные планы.

Этот круговорот анализа и записывания – самое сердце тайм-менеджмента. Уже существующие системы предлагают самые разные способы: разбивать дела и упорядочивать их по заголовкам. Если это кому-то помогает, это хорошо, но многим достаточно простейшей системы ведения дел. Кто-то разделяет лист на несколько колонок, кто-то использует ручки разных цветов – таким методам и правда будет легче следовать. Если не забывать записывать нужное и вовремя анализировать, то вы ни о чем не забудете.

Время, проводимое дома

Современные условия для работы куда более гибкие, чем раньше, и мы во многом ушли вперед от классического 8-часового рабочего дня. Некоторые работают на дому. Для фрилансера это может быть нормой, однако многие офисные работники начинают частично работать дома. Дома причин отвлекаться должно быть меньше, однако и тут есть свои особенности. Например, раздражающий сотрудник, который раньше отвлекал в офисе, теперь настрачивает бесчисленные электронные письма; или же придется отвлечься по домашним делам, например выгулять собаку.

Работая на дому, можно повысить свою продуктивность, но для этого потребуется соответствующая организация. Я имею в виду следующее.

• Выработка привычек (правил?), определяющих, когда и сколько вы работаете.

• Организация подходящей рабочей зоны, чтобы у вас было все необходимое (и лучше всего выделить отдельное рабочее место). Имеющееся у вас оборудование должно хорошо работать, например, доступ в Интернет должен быть высокоскоростным.

• Обеспечение связи и отчетности с офисом и коллегами, чтобы все работало эффективно.