Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Такой расчет определенно стоит сделать; итоговые цифры могут вас удивить, и это станет полезным ориентиром при рассмотрении многих моментов в управлении своим временем: стоит ли вам отправиться в путешествие, провести или посетить встречу и так далее. Позвольте мне повторить: убедитесь во что бы то ни стало, что все, что должно быть сделано для достижения совершенства, делается таким образом, чтобы достичь именно этого. В противном случае убедитесь, что вы всегда помните о балансе между качеством, стоимостью и временем. Если вы будете выполнять дела по установленным стандартам, без переусердствования над деталями, которые в некоторых случаях не являются необходимыми или желательными, то вы, несомненно, сэкономите время.

Работайте не больше, а умнее

Увеличение количества рабочих часов не будет решением для повышения продуктивности в вашей работе. Это утверждение может показаться противоречивым. Конечно, если поработать дольше, то и результатов должно быть больше? Да, конечно, прямой ответ будет утвердительным. Дело, однако, в том, что всему есть пределы. У всех нас 24-часовой день (если нет существ, интересующихся тайм-менеджментом, на альфе Центавра). Это неизменно, и количество времени, которым мы располагаем, ограничено.

Наверное, одно из правил жизни состоит в том, что если работа интересная, то ограничиваться нормированным рабочим днем не приходится; именно поэтому это и интересно, но я сейчас не об этом. В конце концов, вы получаете то, что вкладываете, и усердная работа должна иметь значительные результаты.

Но в нашем случае большинству людей необходимо установить другой баланс – между работой, домом, внешними интересами и обязательствами. Если вы переусердствуете в работе, другие сферы – а они все важны – пострадают. Более того, ущерб, если он нанесен, коварен. Вы можете не осознавать трудности, пока не станет слишком поздно и не начнут возникать реальные проблемы.

Ответ заключается в стремлении найти баланс; действительно, вы можете установить для себя некоторые правила, обозначив определенное количество часов для работы, путешествий и остальных дел. Кроме того, если вы работаете руководителями, помните, что работоспособность команды, которую вы контролируете, намного больше, чем ваша, поэтому всегда имеет смысл принимать во внимание мнение команды, а не ограничиваться собственным. И, наконец, если подолгу работать, то сотрудники могут вас неправильно понять, и вы в их глазах будете выглядеть неэффективными, что противоположно вашему желанию. Сверхурочная работа будет необходима в некоторых случаях, например, чтобы завершить конкретный проект, однако если злоупотреблять такими методами, то можно потерять в качестве и столкнуться с рисками, на фоне которых работать по-умному кажется куда более удачным вариантом. Об этом стоит задуматься (но не до поздней ночи!) и выстроить сбалансированный режим рабочего времени.

Примечание. Следующие две идеи о сверхурочной работе до сих пор актуальны. Во-первых, культура организации может выйти из-под контроля, когда людям начинает казаться, что они должны работать все больше и больше, чтобы их считали хорошими. Это может снизить продуктивность, и в конечном итоге подобные действия скажутся на семейной жизни работников (и их мотивации) и даже на здоровье, что определенно плохо. Руководители должны следить за этим. Во-вторых, поступают жалобы из-за того, что некоторым приходится работать в транспорте по дороге в офис (хотя некоторым удается это делать, только если в вагоне будет свободное место), и нужно не просто проверять и отвечать на электронные письма, но и выполнять более сложные задачи, и, следовательно, это должно оплачиваться. Хотя это может быть полезной возможностью использовать «мертвое» время. Но опять же, это должно быть сделано таким образом, чтобы отражать разумный баланс, и руководители должны следить за общим количеством отработанных часов.

Поощряйте себя

Последняя идея в этой главе может мотивировать вас к лучшему тайм-менеджменту и гарантировать, что вы будете помнить о нем во время работы. Уже было сказано, что тайм-менеджмент – это не просто, что он требует согласованных усилий, поэтому вам нужно мотивировать себя и обозначить для себя реальные причины. Вам нужно нечто большее, чем просто победоносно разобрать кипу бумаг на столе. В любом случае даже самому эффективному человеку может быть некогда это делать, и хотя наши способы достижения целей и их результат в некотором роде являются достаточным вознаграждением, хотелось бы, что мы сами могли видеть свой личный прогресс в тайм-менеджменте.

Таким образом, имеет смысл установить себе конкретные цели в тайм-менеджменте и связать их с желаемым результатом; дать себе личное удовлетворение, чтобы вы хорошо понимали, что, если вы справитесь с этим, вам будет по плечу что угодно. Такие награды могут казаться незначительными и личными (они не должны иметь большого смысла для кого-либо еще). С примером будет понятнее.