Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Качество – замечательный спутник хорошего тайм-менеджмента. Вам нужно продумать стандарты вашей работы и, если необходимо, изучить их глубже. Кроме того, если в вашей организации предпринимаются шаги, чтобы установить контроль качества, обязательно поддержите эти начинания. Значительные ресурсы, как деньги, так и время, уйдут на адаптацию к системе контроля, однако результаты будут стоить того. Такие инициативы позволят сэкономить время. «Работай правильно, и времени уйдет меньше» – это хороший общий принцип, который можно применить ко многим областям работы. Качество экономит время.

Действие или инвестиции

Некоторые люди не справляются с тайм-менеджментом, потому что они бездействуют. Конечно, большинство из тех, кто интересуется тайм-менеджментом, заняты работой, но они не успевают выполнить все задачи и выполнить их тщательно и вовремя. И то, что больше всего игнорируется, – это инвестиционное время; это время, которое требуется сейчас для обеспечения улучшений или результатов в будущем: планирование, анализ и другие подобные мероприятия, необходимые для достижения прогресса в любой области.

Баланс в жизни поможет создать категоризация дел в ежедневнике: как вы планируете каждую категорию (мы уже говорили о том, что дневник и список дел должны быть оформлены таким образом, чтобы вы видели, какого рода задачи вам предстоит выполнить).

Таким образом, план покажет, предстоит ли общаться с людьми (встречи, собрания и так далее) или нужно выполнить определенные задачи (и являются ли они действиями или инвестициями). Также нужно выделить время для непредвиденных событий. Все это будет зафиксировано в вашем плане в дневнике с отрывными листами, и при необходимости вы сможете переиграть эти планы. В конце концов, планирование времени должно вам помогать в работе, а не ограничивать.

Если вас устраивает то, сколько вы тратите времени на действия и инвестиции времени, то вам будет проще достигнуть нужного баланса, пользуясь техниками тайм-менеджмента для создания желаемого рабочего паттерна. Тайм-менеджмент должен рассматриваться как личный инструмент, нацеленный на то, чтобы вам помочь, а не стандартный подход, который вы должны принять, чтобы быть эффективным.

Работа с секретарем

Большинство руководителей организовывают рабочий процесс таким образом, что в личных секретарях просто нет необходимости. Однако если у вас все же есть секретарь, то убедитесь в следующем:

• что выбрали хорошего;

• что вам удобно работать вместе;

• что вы регулярно общаетесь и понимаете друг друга, а также знаете, кто чем занят;

• что вы эффективно делегируете полномочия (это связано с вопросом управления персоналом, рассмотренным в главе 8).

Используйте систему предварительной регистрации документов

Этот пункт можно было бы написать в главе про работу с документами, но он настолько полезен, что заслуживает того, чтобы поговорить об этом отдельно. Наверное, лучше начать с проблемы, которую он решает. Можно одновременно заниматься многими делами, и некоторые из них предполагают наличие документов – единичных бумаг или же целой серии корреспонденции. Многие из них не подразумевают немедленных действий. Обычно они хранятся в ящике для бумаг и письменной корреспонденции, находящейся на рассмотрении. В результате вы тратите много времени либо на то, чтобы найти нужные документы в огромной кипе, либо на то, чтобы думать о том, что с ними делать. Характер некоторых материалов усугубляет проблему. Например, что-то предпринять по поводу некоторых документов можно только после того, как будут ясны показатели работы за месяц. Поэтому пересматривать этот документ в течение всего месяца будет бесполезной тратой времени, все равно нельзя ничего предпринять. Кроме того, вряд ли вы запомните цифры, если будете постоянно просматривать документ.

Если эта проблема – ваш случай, то вам необходимо обзавестись такой системой для бумаг и письменной корреспонденции, тогда вы сможете найти необходимые документы в нужный момент. Вам нужен так называемый файл подсказки. Это означает, что вы кладете туда документ и решаете, когда нужно будет его изучить. Можно это делать как в конкретное время (когда поступают показатели работы за месяц), так и в любое другое. Затем вы просто пишете на нем дату, когда вам нужно будет его изучить и кладете в стопку аналогичных файлов, расположенных в хронологическом порядке. Затем забудьте о нем. Не тратьте больше времени даже на размышления об этом. Вам это не нужно, просто регулярно проверяйте, нужно ли вам что-то сделать в назначенные даты. Тогда вы уже решите, нужно ли решать какие-то дела сейчас, или их можно отложить на какое-то время.