Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

У каждого есть трудные задачи, о чем мы упоминали в пункте 1 в предыдущем разделе. И они могут пересекаться с задачами, которые вам не нравятся, мы говорили об этом в пункте 2. Есть еще одна категория, в некотором смысле объединяющая два фактора и которую стоит разобрать, прежде чем мы двинемся дальше. Она даже может научить вас простому способу улучшить результаты и повысить продуктивность в той сфере, которая сейчас для вас «зона дискомфорта».

Испытывать нехватку времени в современном рабочем пространстве – это норма. На нас давит корпоративная культура, финансы, кадровый состав, потребительский и рыночный спрос, конкуренция и административные заботы, на которых держится мир, и многое другое. Нам очень хочется найти панацею, один простой подход, который гарантированно улучшит результаты бизнеса, но в реальности такие волшебные формулы тщательно замаскированы под понятием «усердная работа». Тем не менее мы можем говорить о таком подходе – где вы уделяете внимание и тщательно продумываете свою тактику. Такой подход положительно отразится на положении дел.

Чтобы этим пользоваться, сначала нужно быть честным с самим собой. Приведу пример про себя: несмотря на то что я имею достаточно знаний и опыта, как мне нравится думать, в различных областях менеджмента и деловой практики, я признаю, что есть некоторые задачи, в которых мой подход не будет удачным. Трудно это признать – черт возьми, я же написал книгу об управлении временем! – но меня многие знают как прокрастинатора. В каких сферах это происходит чаще всего? Проанализировав ситуацию, я легко могу ответить на этот вопрос: проблема не просто в трудности задачи (мне нравятся вызовы!), а в особом виде трудности – она причиняет мне дискомфорт. Это может происходить сознательно: например, моих навыков владения компьютером может быть недостаточно – я знаю, что у меня есть пробелы, и понимаю, что могу попасть в неприятную ситуацию, но я откладываю принятие мер, потому что мне стыдно. Наверное, у каждого есть такие дела, которые нам некомфортно выполнять, из-за чего мы их откладываем.

И наоборот, иногда очень трудно понять, что наша прокрастинация зашла слишком далеко: мы пытаемся рационализировать свои уклоны от дела и фактически не признаем, что все запущено, или иногда вообще отказываемся видеть реальность. Из-за того что на дело не было выделено достаточно внимания, в результате снижается продуктивность. И все из-за какого-то неясного, притаившегося и, возможно, подавляемого страха, что вам будет неудобно или стыдно. Давайте вернемся к примеру, приведенному ранее и затрагивающему многих людей, которые управляют другими.

Когда показатели работы не отвечают требованиям

Представьте себе, что один из ваших сотрудников работает плохо. Мы можем говорить о чем угодно: от невыполнения продаж до менее значимых вопросов; подробности не важны. Ясно одно – нужно что-то делать. Награды за ваши действия можно будет легко предугадать. Если вы разберетесь с этим сотрудником, то сможете повысить продуктивность – и не только, в зависимости от того, о чем мы говорим. Тем не менее… всегда будет множество причин повременить с действиями. Мы думаем (или надеемся), что дела наладятся. Мы решаем подождать до конца месяца (когда будут новые показатели работы за текущий период) или предстоящей аттестации работников (что, как мы знаем, означает, дальше откладывать уже нельзя). Мы можем искать причины в чем угодно. Мы заняты, у нас сейчас другие приоритеты (правда?), или, что еще менее убедительно, мы решаем другие срочные проблемы.

Это может быть неприятной правдой, но причина в нас самих – мы не хотим решать эту проблему. Может быть, мы не знаем, как лучше поступить, или наоборот, знаем, что делать, но не знаем как. Зато мы уверены в том, что будет неловко и некомфортно. Это особенно актуально в некоторых обстоятельствах, например, когда ваши подчиненные старше или опытнее вас. Решение этой проблемы причинит нам дискомфорт, и мы предпочитаем дистанцироваться или занимаем себя другими делами (чем-то поважнее, как мы уверяем себя), избегая зоны, в которой нам неприятно оказаться.

Сущность этой проблемы ясна, в этом случае нужно решать ее напрямую.

Плохие показатели работы – хороший пример. Это важный момент и не очень сложный. У вас есть только три варианта действий.

1. Смириться с плохой работой сотрудника и позволить этому продолжаться и далее (что наверняка никто не одобрит и не порекомендует).

2. Решить проблему мягкими способами, пытаясь мотивировать и подбадривать сотрудника, чтобы тот работал лучше; или обучить его, провести тренинг, если работа выполнена плохо из-за нехватки или отсутствия некоторых навыков или компетенции.

3. После того как второй вариант потерпел неудачу, можно сделать вывод, что работник не исправится, и уволить его (или же назначить его на другие задачи).