Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Как сократить количество врывающихся в ваш кабинет людей

Некоторые могут прийти с действительно важными или полезными новостями, но это также может быть и пустой тратой времени. Так что если к вам пришли с чем-то не очень срочным, попробуйте воспользоваться следующими советами.

• По возможности настаивайте на введении запланированных встреч.

• Установите правило не обращаться к вам, когда вы вывешиваете табличку «не беспокоить».

• Согласитесь обговорить проблему, но в другое время.

• Помните, что легче не начинать некоторые дискуссии, чем быстро их прекращать (особенно те, которые начинаются: «Может быть, вы могли бы помочь?»). Может быть, могли бы, но должны ли? Или можно попросить кого-то еще или найти более удачное время для этого?).

• Уведомите других сотрудников: регистратора, или секретаря, или даже просто находящегося поблизости коллегу, чтобы они предупреждали остальных, когда вы заняты или пытаетесь сконцентрироваться на задаче (но не пропустите случайно встречу с кем-то действительно важным).

• Используйте эффективные средства связи, чтобы уменьшить количество запросов.

• Определите, что должно быть изложено в письменной форме (хотя неуместное написание заметок также может быть пустой тратой времени) и сообщите другим.

А для действительно неловких / трудных ситуаций:

• не приглашайте их сесть;

• установите ограничение по времени;

• укажите окончание («Это последнее, потом мне нужно будет идти…»);

• предложите другие варианты решения проблемы, чтобы такие действия, как посещение вашего кабинета, выглядели ненужным.

И прежде всего: чаще говорите «нет» или даже «НЕТ». Можно быть твердыми, не будучи (слишком) грубыми.

Что делать, когда вас прерывают звонки

Иногда хочется, чтобы звонили нам напрямую; а иногда было бы лучше, если бы кто-то за вас отвечал на звонки и уточнял, кто с вами пытается связаться. Четкий инструктаж распределил бы людей на группы: на чьи звонки вы бы отвечали сразу, кому вы предпочтете перезвонить позже и на кого вы бы не обратили внимания.

Отвечая на звонки, вы находитесь в более выигрышном положении, чем если бы вы общались с этим человеком в вашем кабинете: звонящий не видит вас, и многие не воспринимают ответы вроде «я занят», «я на совещании», «я уже вышел из офиса» и тому подобные как отговорки. Один мой знакомый даже воспроизводит аудио с голосами на диктофоне, чтобы звонящие подумали, что сейчас действительно проходит встреча! Точно так же, как с внезапным появлениями, посетителей в вашем кабинете можно избегать, откладывать и минимизировать их, и, кроме того, вы можете разработать специальные ответы на определенные виды вызовов.