Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

8. Выделите время для работы с электронными письмами. Из-за возрастающей важности электронных писем в процентном отношении к общему количеству сообщений, которые вы получаете, вам необходимо выделить время для их обработки; если это требует перенастройки вашего рабочего дня – пусть будет так.

9. Воспользуйтесь функциями языка. Чтобы избежать ошибок и сложных предложений, используйте слова осторожно. Это обеспечит ясность общения и сопровождающую ее краткость, которую так любят при использовании электронной почты.

10. Выберите тон ответа. Чтобы избежать отправки слишком большого количества электронных писем, необходимых или ненужных, будьте осторожны, принимая решение, нажимать ли «Ответить» или «Ответить всем». Я получаю очень много сообщений, которые мне не нужно видеть просто потому, что был сделан неправильный выбор.

Заключение

• Думайте о своих электронных письмах и не обрабатывайте их на автопилоте; такой бездумный подход может тратить время.

• Не отправляйте копии всем и каждому без обдумывания.

• Примите систему для управления объемом информации и делами.

• Если вы можете легко с кем-то поговорить, не пишите по электронной почте.

06 Сначала важное

Может быть, уже немного поздно проговаривать абсолютные основы, но есть один факт, на котором должен основываться индивидуальный подход к управлению временем. Он состоит в том, что никто из нас не может сделать больше, чем одну вещь за один раз. Никто и никогда. Это бесполезная болтовня. Да, конечно, могут быть некоторые пересечения, но это совсем не одно и то же. Как и с тем, что в сутках 24 часа, нам необходимо смириться с этим фактом. То, что мы делаем (и не делаем или тратим на это меньше времени), в конечном итоге является решающей мерой успеха.

Тайм-менеджмент, безусловно, связан с использованием методов, которые увеличат количество доступного вам реального эффективного времени, но он также касается упорядочения работы, чтобы позволить вам сосредоточиться на правильных вещах. Таким образом, немаловажная роль отводится приоритетам. В этой главе рассмотрен ряд вопросов и предложены некоторые полезные идеи. В долгосрочной перспективе, однако, один из критериев, который действительно выделяет людей, способных эффективно распоряжаться временем, среди других, – это способность легко и точно расставлять приоритеты. Это то, что не все понимают верно, и, возможно, это то, что приходит только с опытом, но к этому стоит стремиться.

Закон Парето

Прежде чем вы сможете эффективно работать над определением приоритетов, вы должны осознать их важность. Это объясняет суть, и, конечно, вы можете подтвердить, что некоторые вещи важнее других. Но слишком легко недооценить, насколько эта концепция влияет на то, что вам нужно делать в действительности, и насколько она влияет на вашу внутреннюю эффективность. Закон Парето, названный в честь итальянского экономиста Вильфредо Парето, теперь широко известен как правило 80/20. Он связывает причину и следствие в соотношении, и, хотя это не совсем точно представлено в реальной жизни, приблизительное соотношение 80/20 встречается во многих видах деятельности, иногда со значительной точностью. Это означает, что, например, 20 % клиентов компании, вероятно, будут получать 80 % ее выручки; 20 % фабричных ошибок могут вызвать 80 % брака качества.

И это в особенности относится к рассматриваемым здесь вопросам: 20 % времени заседаний приводит примерно к 80 % принятых решений; 20 % документов, которые курсируют через ваш рабочий стол, дают 80 % информации, необходимой вам для работы.

И самое главное – 20 % вашего рабочего времени, вероятно, составляет около 80 % того, что необходимо для достижения успеха в вашей работе. Поэтому очень важно отразить это в том, как вы работаете, чтобы внимание было сосредоточено на тех ключевых вопросах, которые сильно скажутся на рабочем процессе.

Возможно, вы не сможете точно определить, какие из ваших задач имеют такой эффект. Некоторые вещи будут понятны, над другими, возможно, вам придется подумать. Проанализируйте свои функции, свое время и определите, какие ваши действия имеют наибольший эффект. Это не всегда может быть очевидно по разным причинам. Вы можете принимать некоторые ключевые дела как должное. Легко забыть об их важности, когда вы воспринимаете их как рутину. Конечно, вы вряд ли найдете прямую связь между ключевыми делами и задачами, на которые вы тратите больше всего времени, согласно вашему журналу времени.