Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Еще один полезный способ убедиться, что у вас есть достаточно времени для выполнения приоритетных задач, – это рассмотреть, как именно они, а также и другие задачи, если на то пошло, выполняются. Очевидно, то, как вы работаете, – ваш подход – влияет на то, сколько времени займет выполнение задачи. В силу этого есть смысл пересматривать подходы к конкретным задачам и, возможно, делать это регулярно. Я не предлагаю вам прекращать всю остальную работу и посвящать время только на изучение того, как все выполняется. Но вам стоит поставить перед собой задачу пересмотреть ряд процессов в течение определенного периода времени, чтобы понять, что можно усовершенствовать в работе.

Рассмотрим пример моей писательской работы еще раз. Первую книгу я написал от руки, мой секретарь напечатал ее на пишущей машинке, и начался долгий процесс редактирования и перепечатывания. Теперь я могу печатать текст самостоятельно, и процесс заметно изменился и упростился. Мне все еще нужно думать, что написать (я не хотел бы, чтобы в издательстве полагали, что это раз плюнуть!), но весь процесс занимает гораздо меньше времени. И хотя мне пришлось научиться печатать – не идеально – у меня получается сэкономить много времени, и в этом, конечно, есть и другие преимущества. Я могу печатать на ходу, например, в путешествии, и это экономит еще больше времени. Очевидно, что изменения, вносимые в ход работы над задачей, будут зависеть от ее характера, но они могут усовершенствовать процесс. Например, мы можем говорить о:

• систематизации задачи, которая ранее была более случайной или обходной;

• изменениях реальных методов (как в моем примере выше);

• совместной работе (приведу очередной пример, касающийся работы: я немного занимаюсь копирайтингом и дизайном брошюр и всегда прошу своих коллег проверить готовые работы; свежий взгляд определит возможные проблемы более быстро и точно, чем если долго и упорно делать то же самое в одиночку);

• занижении стандартов. Одним методом можно достичь совершенства, другим – за более короткий срок – можно добиться меньшего, но вполне приемлемого результата и иногда сэкономить деньги;

• привлечении к делу субподрядчиков. Другими словами, заплатите людям за то, что они смогут сделать быстрее, а иногда дешевле и лучше, чем вы.

Опять же, такой список можно продолжать, и вы сможете придумать пути решений, которые подходят для вашей конкретной работы. Анализ возможностей, которые могут привести к более продуктивной работе, – отличная идея. Стоит рассматривать все идеи, которые потенциально могут улучшить рабочий процесс. Возможно, если вы поменяетесь определенными задачи с коллегами, то сможете по-новому взглянуть на привычные устои и внедрить что-то новое; вы делаете что-то для коллег, а они – для вас. Как бы то ни было, попробуйте этот совет на практике, ибо никогда не бывает только одного правильного способа что-либо делать определенным образом, и улучшенная методология может быть большой экономией времени.

Избавьтесь от ненужного

Большинство людей будут отрицать, что они тратят время на ненужные вещи. В конце концов, сама мысль об этом звучит абсурдно. Но это случается. И это происходит по разным причинам. Рассмотрим несколько примеров.

• Привычка. Вы всегда посещали ежемесячные собрания, читали отчеты, проверяли определенную информацию, хранили определенные материалы и поддерживали связь с определенными людьми. И мы бездумно продолжаем придерживаться старых привычек, действуя на автопилоте, и это забирает у нас время.

• Гарантии. Вы совершаете определенные действия по соображениям безопасности. «Если что-то пойдет не так», «если кто-то спросит почему», «в случае…» чего? Иногда причина не ясна, просто возникает ощущение, что безопаснее что-то сделать, чем не сделать. Хранение и документирование вещей являются яркими тому примерами.

• Уклонение. Настоящая причина для того, чтобы выполнять какую-то задачу, давно исчезла, но вы продолжаете работать по-старому, у вас нет времени – и оправдания – чтобы попробовать что-то новое и, возможно, рискованное. Признайтесь честно, вы действительно никогда не откладывали что-то новое?

• Ожидания. Вы совершаете поступки не из-за их истинной ценности, а потому, что от вас этого ждут, или вы считаете, что от вас этого ждут. Вы не хотите подводить команду, хотя именно это вы и делаете, игнорируя настоящие приоритеты.

• Ваш имидж. Вы делаете что-либо, потому что это пойдет вам на пользу, возможно это такая стратегия, ведь у каждой организации есть какая-то политика. Ваше положение и то, как вас воспринимают другие, – важно, но это не повод притворяться, что вам нравится что-то делать, не в последнюю очередь потому, что это может вас разоблачить. Вы рискуете приобрести репутацию человека, которому больше нечем заняться, кроме как самолюбованием.