Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Первый вопрос, который стоит задать: действительно ли все эти документы вам так необходимы? Понятно, что большинство из них очень важны. Один из примеров, приведенных в этой книге ранее, – ваш рабочий план. Но от некоторых документов можно избавиться, и часто все, что нужно для этого сделать, – остановиться на секунду, прежде чем что-то написать, и спросить себя, действительно ли это важная информация. Посмотрите, что у вас на столе, подумайте, сколько из этого на самом деле не нужно, представьте, сколько из этого вы могли бы запомнить другим способом. Тем не менее кто-то отправляет все это на ваш рабочий стол и, по-видимому, будет продолжать это делать. Возможно, многое из того, что вы записываете, рассматривается подобным образом.

Что же с этим делать? Ключевой альтернативой письменному общению является телефон. Как правило, гораздо быстрее снять трубку, чем что-то написать, и, поскольку не всем нужна информация в письменном виде, это один из самых надежных способов сократить объем бумажной работы.

Здесь также стоит упомянуть о вездесущих электронных письмах. И дело не столько в экономии времени, которое нас интересует (хотя это, несомненно, полезно), дело в стиле. Похоже, что для электронной почты был выработан менее официальный стиль, который вполне приемлем внутри компании с большим количеством офисов и между внешними организациями как быстрая форма общения, где важна краткость. Краткость экономит время, и это легко понять. Распечатывайте и храните электронные письма, где это уместно, и следите за тем, чтобы ваша входящая почта была рассортирована по папкам.

Стоит упомянуть еще два аспекта. Для того чтобы замедлить вырубку лесов для производства бумаги, цените копии так же, как время. Одно дело написать кому-то, но непрерывный поток копий как ничто другое провоцирует распространение бумажной работы. Подумайте, прежде чем отправить копии половине сотрудников: кому действительно они необходимы?

Можно ли стандартизировать ваш документ? Может быть несколько стандартных сообщений, которые могут быть записаны на компьютере: либо целые письма или документы, либо отдельные абзацы, которые можно использовать, чтобы собрать что-то, подходящее под определенную ситуацию. Здесь технологии действительно экономят время. Но здесь есть одна очень важная оговорка. Никогда – повторяю, – никогда(!) – не используйте стандартный материал, если он неуместен. Например, в области продаж я вижу много писем и предложений, которые помечены как «стандартные», когда их следует рассматривать как индивидуальный ответ. Кроме того, любой стандартный материал должен быть перепроверен, чтобы убедиться, что он хорошо написан. В противном случае вы можете неоднократно отправить письмо, вредящее репутации вашей компании. Такие письма, безусловно, могут сэкономить время, но нельзя отправлять их за счет неприемлемого снижения качества.

Краткость – сестра таланта

Ваше письменное общение будет занимать меньше времени, если оно будет не только кратким, но и емким, а также точным и, конечно же, ясным (это не место для трактата о том, как сделать общение понятным, но все должны понимать, что искусство общения – это не так уж просто. Многие думают иначе, и различного рода недопонимания заставляют вас тратить время впустую, потому что вам нужно все уточнить и переспросить). Нужно кратко рассказать это здесь, потому что я замечаю, что многим людям не хочется писать короткие деловые письма, и это весьма любопытно. Рассмотрим в качестве примера следующую ситуацию: A пишет В перед встречей, спрашивая, когда прибывает его рейс и хочет ли он, чтобы его встретили в аэропорту. И часто ответ будет примерно таким:

Уважаемый господин А,

Спасибо за ваше любезное письмо от 24 июля 2009 года о моем предстоящем посещении ваших офисов на следующей неделе в четверг, 30 июля. Я рад сообщить, что все мои приготовления к поездке уже завершены – вы, наверное, помните, у меня были проблемы с одной из пересадок – и теперь у меня есть полная информация.

Я прибываю рейсом 915 в 10:00. Таким образом, мы сможем встретиться за обедом и не выбиться из графика. Что касается вашего любезного предложения встретиться со мной, я даже не могу описать, насколько я благодарен за это предложение…

И так далее. Если они хотя бы немного знают друг друга, конечно, не может быть ничего плохого в том, чтобы написать следующее: