Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Подумайте о том, где еще хранятся сведения. Если вам нужно что-то проверять, скажем, в обычной финансовой сводке только один раз в три месяца, зачем даже иметь папку с ней, если вы знаете, что можете взять эту сводку у бухгалтера и займет это всего 30 секунд? Подумайте о бумагах, которые вы храните «на всякий случай». В глубине души вы, вероятно, понимаете, что совсем не плохо оцениваете, что вам потребуется, но при этом все еще храните слишком много бумаг. Доверяйте своим инстинктам, помните старую поговорку: «Если это похоже на утку и крякает, то это, вероятно, утка». Если вы на 99 % уверены, что вы скоро это выкинете, вы, вероятно, правы; в конце концов, это ваши документы. Так что смело выбрасывайте их.

Но на случай, если вы можете ошибиться и выбросить что-то, что понадобится вам в будущем, подумайте о «страховке». Есть две системы, которые помогут вам в этом. Во-первых, пакетная подшивка – это когда вы не отправляете документы в папку слишком рано. Все документы складываются в простом порядке А – Я в пакетную папку и подшиваются только, скажем, через месяц (вы сами выбираете время). Но прежде чем документы отправятся в папку, вы просматриваете их, чтобы проверить, не хотите ли вы все еще что-то сохранить. Даже через месяц вы можете быть удивлены тем, от какого количества документов избавились. Во-вторых, «хронологическая» папка – эта система создает дополнительную копию каждого письма и документа, полученного и отправленного вами в алфавитном порядке, рассортированного по датам в виде большого архивного файла. Эта папка хранится в течение определенного периода времени, возможно, года в квартальных файлах для большего удобства. Каждый раз, когда файл четвертого квартала заполнен, файл первого квартала выбрасывается, и вы начинаете новую папку квартала с актуальными материалами. Вам может подойти одна система или даже обе. Они позволяют вам быть более безжалостным, когда вы выбрасываете бумаги, потому что в случае, если вы ошиблись и выбросили важное, вы можете найти этот документ в резервной копии.

Многие системы получают выгоду от такого подхода. Вы можете применить ее, выбрав даты (возможно, даже целые годы), или очень просто – по вместимости. У меня есть одна папка, в которой все хранится в хронологическом порядке, и работает она очень просто: я выбрасываю что-то из ящика каждый раз, когда добавляю в нее что-то новое. Ящик всегда полностью заполнен, и это хорошо показывает, как долго его содержимое остается полезным, и никто не должен тратить время на то, чтобы его разбирать.

Примечание. Мы рискуем отойти от темы, но давайте на минуту вернемся к электронной почте. Один из самых эффективных способов контролировать то, что есть в вашем почтовом ящике, – это сортировка по времени. Просмотрев почту и сразу удалив ненужное, сохраните материал за прошлый год или любой другой период, который вы считаете подходящим (и безопасным), и удаляйте самый старый месяц каждый месяц. Я использую такую систему и не могу вспомнить случая, когда она меня подводила.

Настройте эту систему под нужды вашего офиса. Если все документы хорошо упорядочены, если вы можете найти то, что вы хотите (и это, по сути, проще, ведь вам в итоге не нужно просматривать много бумаг), и если вам не нужно постоянно тратить время, чтобы освободить место для все большего и большего количества новых документов, тогда эта система будет работать хорошо, и вы будете управлять ей, а не она – вами. Четкий порядок документов в папках должен сэкономить время.

Примечание. Если ваши файлы, даже частично, находятся на вашем компьютере, подумайте, какие из них должны быть у вас в печатной версии, – создайте обычные электронные резервные файлы и храните их отдельно. Я знаю, что ты это знаешь, но делаешь ли ты это?

Держите документы в чистоте

Мне нравится думать, что я никогда не теряю вещи (ладно, я теряю их, но редко!). Но два последних раза я обнаружил потерянные бумаги, скрепленные скрепкой, в стопке с другой корреспонденцией. Возможно, этот вопрос не стоит внимания, но порой вы можете потратить какое-то время на поиск документов и их сортировку. Так что скрепки – не лучший способ держать бумаги в порядке. Будьте осторожны: они, как правило, цепляют собой другие предметы и вводят вас в замешательство.

Но документы должны быть в порядке. Не держите слишком много документов вместе (потом будет сложно с ними разобраться) и особенно обращайте внимание на папки и бумаги, которые путешествуют с вами как по офису, так и за его пределами. Используйте степлер или дырокол, а потом скрепите документы, это лучше, чем использовать скрепки для бумаг, и экспериментируйте с любыми типами папок, которые могут вам подойти, – поверьте, там есть из чего выбрать. Я предпочитаю папки, у которых есть маленький верхний и нижний клапан, так лучше держатся документы, и эластичные резинки, которые крепятся на углах. Чем больше у вас параллельных задач, тем аккуратнее нужно организовывать нужные вам в данный момент документы.