Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Информация, полученная описанным выше способом, будет полезна. Иногда улучшение дается легко; например, использование файла подсказки (см. главу 3) поможет использовать меньше красных точек. В других случаях это может побудить вас пересмотреть свой метод решения определенных задач. В любом случае вы должны усвоить принцип: брать документы в руки минимальное количество раз до того, как вы выполните задачи, которые от вас требуются.

Если у вас есть четкий план и система для классификации вашей работы, то все задачи должны быть выполнены немедленно или отложены по веской причине, а затем выполнены. Если вы будете строго следовать этому правилу, то время, которое вы тратите на то, чтобы снова и снова просматривать одни и те же бумаги, будет значительно сокращено. Но, опять же, давайте будем реалистами. Большинство профессий не требуют от нас выполнения тысячи не связанных друг с другом задач, хотя, возможно, нам было бы легче, если бы дела обстояли именно так. Большинство людей видит множество связей между различными предметами и областями; действительно, в некоторых профессиях необходимо творческое видение связей, которые можно превратить в возможности и процесс так называемого синергизма (или, в общем, эффект 2 + 2 = 5). Для того чтобы этот процесс можно было претворить в жизнь, от вас потребуется достаточно усилий для рассмотрения ситуаций, которые отражаются в ваших документах. Так что не надо слепо следовать этому правилу, как и некоторым другим. В поле вашего зрения должно быть достаточное количество бумаг, чтобы вы могли работать эффективно, вы должны быть осторожны, чтобы сокращение количества бумаг не сказалось на вашей продуктивности.

Я не хочу одевать читателей в смирительную рубашку из правил и советов, которые я предлагаю. Тем не менее этот принцип является здравым, и осознание, сколько раз что-то проходит через ваши руки, и попытка уменьшить это число имеет смысл с точки зрения экономии времени.

Не позволяйте папкам и подшивкам тратить ваше время

«Вам еще будет нужен этот документ или мне подшить его?» В двух словах – вот в чем проблема с подшивками. Слишком часто подшивка документов используется просто для того, чтобы убрать бумаги со стола, и, хотя существует какая-то система, по которой документы идут в подшивки, нет реального представления о том, что должно быть сохранено и на какой срок, и именно это тратит ваше время. Страшная статистика, полученная в результате опроса в одной международной корпорации, показала, что только 10 % документов, отправленных в подшивки, когда-либо открывались снова; и это в организации, гордящейся своей эффективностью, – на что тогда надеяться простым смертным?

Это означает, что 90 % могли быть уничтожены, и стоимость «поддержания их при нужной температуре в комфортной обстановке», как назвали это в опросе, огромна. Потраченное время и то, что мы рассматриваем этот вопрос здесь, также вызывает беспокойство. Но некоторые документы нужно подшивать, вы ведь не можете выбрасывать все подряд; вам нужна система.

Разумеется, другие могут создавать систему или помогать вам с этим, но для того, чтобы система была последовательной и единообразной, вы всегда должны решать, что и куда идет. В какую папку подшить документы об этой реорганизации? В папку под буквой Р – реорганизация, O – организация или офис, Э – повышение эффективности или Н – домашние проекты начальника? Здесь часто возникают серьезные проблемы, и о них знает любой, кто пытался найти документ, скажем, годовалой давности; не у всех такая память, которая может навсегда сохранить подобные детали. Поэтому вы должны построить систему правильно. Очень сложно прийти к общему знаменателю, потому что вам могут понадобиться папки учета, папки для проектов или еще десяток других; или вообще все вместе. Обычно лучше иметь несколько категорий, каждая от А до Я, а не одну гигантскую систему, которая должна уместить в себя все. Когда вы просматриваете потенциальные материалы для подшивок, у вас есть только три варианта действий:

• не сохраняйте документ, выбросьте его;

• отправьте документ в папку «бессрочно»;

• подшейте документ с четким указанием даты уничтожения (или хотя бы даты проверки).

Позвольте мне заставить вас подумать о том, на протяжении какого времени вы должны хранить файлы, а затем рассмотреть некоторые способы контроля над папками. Подумайте, что сейчас находится на вашем столе или вокруг него. Что из этого вы могли бы выбросить прямо сейчас? Скорее всего, очень мало. Но представьте себе те же самые бумаги в будущем, сколько из них вам понадобится через шесть месяцев, через год, через два года? Честным ответом здесь будет: «все меньше, и будет еще меньше в будущем». Так почему бы не выбросить больше?