Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Если вы берете только один файл за раз и работаете с ним, пока не замените его другим, тогда у вас будет меньше проблем. Если вам платят за то, что вы можете «жонглировать» несколькими проектами одновременно, тогда это необходимо. Тайм-менеджмент тоже похож на жонглирование. Если в воздухе много шариков и один из них упал, то вскоре упадут и другие. Чем больше заданий у вас одновременно, тем больше у вас будет ошибок и тем больше времени вы потеряете, если нарушится привычный порядок вещей. Держите документы под контролем.

Компьютеризируйте документы, но будьте осторожны

Одним из величайших мифов недавнего времени стало то, что компьютеры облегчают работу в офисе и делают ее быстрой и эффективной. Но как и другим великим обещаниям, ему нельзя верить. Теперь я ничего не имею против компьютеров, и есть вещи, которые сейчас невозможно выполнить каким-то другим образом, и все же… есть вопросы, касающиеся эффективности и использования времени, относительно рабочих мест отдельных руководителей. Вот несколько примеров, где компьютеры действительно хорошо проявили себя:

• компьютеризированные базы данных, к которым можно обращаться на настольном ПК; они значительно сокращают время, необходимое для сортировки, анализа или обмена данными;

• графические программы, которые могут превратить набор запутанных фигур в график и мгновенно передать главную информацию;

• настольная издательская система (НИС), что означает, что документация может создаваться собственными силами одним нажатием кнопки, устраняя необходимость поддерживать связь с тремя отдельными внешними поставщиками;

• системы электронной почты, которые позволяют легко и быстро общаться с филиалом, скажем, за границей и позволяют делиться файлами;

• цифровые версии диаграмм, анализ рисунков, интерпретация статистики (и игра в «крестики-нолики»!), сейчас это все, нарисованное от руки, будет выглядеть очень странно.

Думаю, вы можете назвать еще много других примеров. Некоторые вы будете использовать и расценивать как рутину, но многие такие функции компьютера будут экономить ваше время. Тем не менее существуют системы, которые при всей сообразительности не соответствуют своей роли. Подумайте о некоторых системах, которые разочаровывают вас, когда вы приходите в банк, страховую компанию или заселяетесь в отель. Рассмотрим учетную запись отеля. Скорее всего, они полезны для работников отеля, но в них невозможно разобраться без ученой степени в расшифровывании аббревиатур. Качество обслуживания клиентов снижается. Так что есть и другая сторона компьютеризации; вам нужна помощь специалиста для настройки большинства систем (а в некоторых случаях и для их эксплуатации), и хоть это и приводит к снижению капитальных затрат, но это слишком легко используется в качестве оправдания для того, чтобы что-то не делать (если бы мне платили каждый раз, когда я слышу, как кто-то в туристическом агентстве говорит: «Извините, программа зависла», я мог бы путешествовать по миру бесплатно; возможно, поэтому вокруг становится все меньше и меньше туристических агентств). Прежде всего для их установки требуется время, и формула времени должна быть сбалансирована, чтобы мы могли получить наибольшую выгоду.

Есть некоторые действия, которые отлично помогают сэкономить время. Но есть и ловушки для невнимательных, которые, наоборот, крадут время. В любом случае используйте всевозможные программы, пробуйте пользоваться новыми по мере их появления, но также рассматривайте альтернативы и выбирайте то, что подходит вам лучше всего. Если вы можете найти телефонный номер быстрее, просто записав его в карманную записную книжку, почему бы не делать это, пока не появится какой-то более удобный именно для вас способ?

Не дублируйте информацию без необходимости

На поддержание любой информационной системы уходит время. Если информация записывается в идентичной или похожей форме в нескольких разных местах, то времени нужно больше. Вам стоит это проверить, и вот как можно сделать это легко и просто. Составьте матрицу с информацией на одной оси и местами, где она хранится, – на другой. Если это приводит к появлению столбцов, отмеченных флажками, возможно, у вас слишком много мест, где вы храните информацию.