Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Уважаемый господин А,

Я рад получить от вас письмо. Я прибываю рейсом 915 в 10:00. Было бы отлично, если бы меня встретили в аэропорту. Я найду вашего водителя. Большое спасибо, я с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время…

Я знаю, какое письмо я бы предпочел получить, – второе. Информация ясна, мне не нужно отсеивать какие-то лишние подробности, это экономит мое время и вполне может составлять треть или четверть длины первого письма. И понадобилось меньше времени, чтобы написать и отправить его. Я думаю, что это письмо так же вежливо, и я хотел бы, чтобы больше людей пользовались этим правилом. Если это можно написать в три строки, то напишите это в три строки. А теперь подумайте о том, как мы экономим время, когда сокращаем заметки из трех страниц до одной, отчеты из 20 до 10… но я обещал, что это будет короткий абзац. Мы рассмотрели примеры, большего и не надо.

Краткость уже упоминалась, но здесь стоит упомянуть это слово еще раз. Длинные записи остались в прошлом и были вытеснены электронной почтой, и в этом контексте краткость больше стала привычкой. Тем не менее краткость продолжает экономить время при условии, что она не жертвует ясностью.

Минимизируйте обработку бумаг

Для начала, сделаем упражнение.

Упражнение

Вы можете попробовать провести интересный эксперимент (он не займет много времени и даже может его сэкономить). Из тех предметов, что лежат у вас на столе, выберите примерно 10, которые требуют вашего внимания (это могут быть различные письма, записки и документы), и пометьте их все красной точкой в верхнем правом углу. И теперь просто поступите с ними, как обычно. И впредь, каждый раз, когда вы прикасаетесь к этим документам, добавляйте еще одну красную точку в верхний правый угол. Со временем вы начнете считать, сколько раз все бумаги проходят через ваши руки. Например, письмо приходит сегодня и:

• вы читаете его;

• вы решаете заняться им не сразу, а днем, когда будете выполнять еще какое-то задание;

• днем вы, наконец, выполняете задание, которое хотели, но тут вас прерывают;

• письмо добавляется в список невыполненных дел, которые переносятся на следующий день, и вы снова берете его в руки на следующее утро, и так происходит изо дня в день.

И это мы говорим об обычном письме. Есть проекты и процессы, которые занимают недели или даже месяцы; теперь вы можете представить, сколько красных точек у вас будет на документах. Это называется «тест на корь», он может помочь вам определить, как ваш способ выполнения задач влияет на время, необходимое для их решения. На некоторые документы, действительно, нужно раз поставить красные точки несколько раз, но в некоторых случаях вы будете удивлены, потому что вы и не представляли, как часто вы берете некоторые документы в руки до того, как приступите к работе с ними. Первый шаг к переменам – это знать, где нужно их применить.