Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Процесс принятия решения начинается с рассмотрения и анализа. Помня о том, что вы можете делать только одно дело за раз, вы должны четко представлять себе, какие ключевые факторы в вашем списке являются наиболее важными и составляют реальные приоритеты. Рассмотрев все стороны этого вопроса досконально, нужно принять решение. В этот момент нет никаких оснований сомневаться в том, что решение неудачно.

И в любом случае никакие дальнейшие рассмотрения и анализы не изменят того факта, что за раз можно сделать только одно дело. И как бы нелогично это ни было, это именно то, что мы пытаемся изменить, составляя длинные списки дел. Не имеет значения, следует ли за первым делом в списке еще 10 или 100 дел, что-то всегда должно быть на первом месте.

Итак, примите решение, придерживайтесь его и приступайте к выполнению задачи. Чем быстрее вы это сделаете, тем быстрее вы сможете двигаться дальше по списку. Много написано о стрессе на рабочем месте (хотя и не мной). Стресс – это реакция на обстоятельства, а не сами обстоятельства. Вы должны быть уверены, что:

• вы знаете свои приоритеты;

• вы тщательно запланировали рабочий процесс, основываясь на разумном и тщательном рассмотрении всех фактов;

• вы уверены, что на данный момент вы больше никак не можете упростить свою задачу;

• вы знаете, что будете выполнять задачу эффективно и что ваш подход сработает.

Тогда вы будете чувствовать себя комфортнее в процессе работы и избежите стресса. Пытаться работать над чем-то, переживая из-за того, что впереди ждут еще более приоритетные задачи, за которые вы еще даже не брались, да еще и сомневаться в правильности выбранного подхода к работе, – это верный рецепт стресса. Сохраняйте спокойствие, сохраняя организованность, и у вас будет больше возможностей для поддержания и повышения эффективности.

Нельзя недооценивать важность определения своих приоритетов. Работайте над этим. Просмотрите свой журнал времени, проанализируйте, что вы делаете. Возможно, вы с некоторым ужасом обнаружите, что делаете много всего, что можно не делать (никогда или какое-то время), и это не вызовет никаких проблем. Затем можно будет приступить к планированию того, как вы проведете сэкономленное время.

Заключение

• Помните, что определение ваших приоритетов является основополагающим для того, чтобы эффективно распоряжаться временем.

• Вам нужен эффективный, систематический и регулярный пересмотр приоритетов, на основе которого вы будете выстраивать свой рабочий день.

• Ваш подход должен быть реалистичным, чтобы вам посильно было выполнять задачи.

• Придерживайтесь своих приоритетов и не бросайте штурвал, если отдаляетесь от первоначальных намерений.

07 Контроль бумажной работы

Начнем на позитивной ноте. Оформление документов не должно подавлять вас. Вы можете держать его под контролем, хотя, возможно, и не сможете полностью избавиться от этой работы. Конечно, какая-то часть бумажной работы все еще необходима, и хотя прошло уже много лет, как IT-специалисты начали говорить о «безбумажном офисе», мой стол все еще завален бумагами. Письма, записки, электронные письма, отчеты, формы, предложения и многое другое создает непрерывный поток документов на рабочем столе. Если вы не читаете, то вы пишете, а если не пишете, то вы обрабатываете то, что связано с документами. Все это может занять львиную долю вашего рабочего дня. С точки зрения тайм-менеджмента, вот что вы должны делать с бумажной работой:

• устранить ее;

• минимизировать ее;

• обработать важное, то, что должно быть сделано быстро и эффективно.

Мы рассмотрим ряд советов, которые помогут вам держать документы под контролем. Естественно, они не будут истиной в последней инстанции, но зато дадут вам общее представление о том, как обращаться с бумагами, и направят на нужный путь. В конце концов, у каждого из нас свой уникальный набор бумаг, и каждый будет искать собственный подход к решению этой проблемы. Однако принципы, изложенные здесь, должны помочь вам построить четкое представление об этой задаче. И для начала лучше всего подумать о том, как минимизировать объем бумаг, с которыми вы работаете изо дня в день.

Стремитесь минимизировать бумажную работу