Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Такой анализ быстро покажет степень любого вида дублирования – и масштаб имеющейся информации. Если вы подумаете о том, где чаще всего ищете информацию, то можете обнаружить, что выделено лишь меньшинство мест, первоначально перечисленных в списке. Это, в свою очередь, ставит перед нами вопросы о других местах, где хранится информация. Сколько из них можно убрать или сократить? Иногда время, пренебрежение или, если вам будет угодно, сосредоточенность на других вопросах позволяют системам и информации распространяться далеко за пределы того, что действительно полезно в настоящее время. Кстати, еще одна область для наблюдения – это компьютерные информационные системы, в которых техническая способность включать дополнительную информацию часто является достаточной причиной для ее включения. Важное значение имеет использование таких источников.

Не распространяйте информацию без необходимости

Иногда задачи кажутся важными, но затем вы видите, что они теряют приоритет или, возможно, больше не соответствуют действительности. Иногда время тратится впустую, потому что как только вы создаете что-то, вы прекращаете думать об этом. Мой опыт проиллюстрирует это. В одной компании, где я работал, я спросил, есть ли у них определенная информация (анализ продаж). Сначала они сказали, что ее нет, затем кто-то в отделе продаж сказал, что они отсылали эти документы генеральному директору каждый месяц. Генеральный директор сказал, что ему ничего не известно об этом, но его секретарша, услышав, что мы обсуждали, сказала, что у нее есть папка с необходимыми документами.

Мы просмотрели папку и нашли там все, что было нужно. Анализ продаж приходил на стол к секретарше каждый месяц, и она подшивала все документы в папку. Проанализировав ситуацию, мы обнаружили, что около двух лет назад генеральный директор попросил провести этот анализ и получил отчет за последний месяц. Он посмотрел на него и положил на стол секретарши, а она завела для этого документа папку. В следующем месяце офис продаж предоставил анализ снова, отправил в офис гендиректора, но его секретарша отправила этот отчет в папку, не показав директору. Это повторялось каждый месяц в течение двух лет! Каждый месяц в отделе продаж кто-то тратил несколько часов, чтобы составить этот отчет, но после первого раза все это было напрасной тратой времени.

Такие ситуации пускаются на самотек после того, как выполнят первый запрос. Но кто был виноват? Офис продаж, генеральный директор, секретарша? Все трое? Они могут сказать «так получилось», но можно ли было это предотвратить? Вы должны выработать правило, согласно которому всякий раз, когда вас просят предоставить какую-либо информацию для кого-либо (возможно, с копиями), вы должны сделать запись в дневнике, чтобы проверить в будущем – возможно, через 6 или 12 месяцев – будет ли она все еще актуальна и необходима. Узнайте, нужно ли отправлять отчет (или какую-либо другую информацию):

• с той же периодичностью (все так же, ежемесячно, или теперь можно отправлять ежеквартально?);

• всем перечисленным людям;

• так же подробно (нужно ли делать какое-то обобщение?).

Любые изменения, которые сэкономят время, стоят того, и вы можете увидеть, что что-то просто не нужно больше делать. Очень немногие люди сами попросят прекратить присылать отчеты, но остальные, если их спросить, вполне могут признать, что они могут счастливо обойтись и без этих документов. Помните об этом, в противном случае по вашей организации будут гулять лишние документы.

Не предоставляйте все в письменном виде

Я посочувствовал слушателю моего курса, когда он рассказал мне свою историю. Руководитель вернул 20-страничный отчет, подготовленный им, и попросил пересказать его содержание. Несмотря на то что он внимательно и с ответственностью составлял отчет, он не был готов к этому и выступил с отчетом не так уверенно, как ему хотелось бы. Вопрос, рассматривающийся в отчете, не осветили, а сам отчет так и не был прочитан (и, без сомнения, его отправили в папку, а не уничтожили). Он был обижен и возмущен из-за этого – естественно, не без причины.