Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Конечно, руководство должно учитывать бесполезные последствия своих действий, решений и запросов. То, что экономит время вам, может заставить кого-то работать дольше. Если вы руководитель, вы ответственны за правильное распределение не только своего времени, но и времени вашей команды. Плохо, если продуктивны только вы, когда все остальные завалены всякими ненужными задачами и бумажной работой. Люди должны выполнять работу, предпринимать действия, обращать внимание на важные вещи, и во многих случаях письменные инструкции, ценные указания или подтверждения чего-либо не просто необходимы, они жизненно необходимы. Но в других случаях это может быть не так. По всей вероятности, упомянутый выше отчет даже не нужно было просить составлять. Конечно, решение (или его отсутствие) было принято без учета подробностей, документированных в рассматриваемом отчете, и, вероятно, руководитель был уверен, что у него достаточно информации, чтобы принять правильное решение. Такое может случаться очень часто. Инициатор такого действия должен сначала подумать о том, какая информация должна быть представлена в письменном виде (если она вообще необходима), в противном случае время может быть потрачено впустую. Аналогичным образом тот, кто получает такие задания, не должен бояться спрашивать и проверять, действительно ли эти действия необходимы. В какой бы должности вы ни были (а вы можете быть и в одной, и в другой), хорошенько подумайте об этом. Конечно, есть и другие ситуации. Если в следующий раз, когда генеральный директор попросит предоставить отчет, вы скажете «не буду», не приходите ко мне плакаться, если вам объявят выговор. Но во многих случаях проверка может и должна быть проведена (даже если задание дал генеральный директор), и в итоге у вас будет меньше бумажной работы.

Пишите быстрее

Теперь «пишите быстрее» может показаться советом той же категории, что и такие принципы, как «берегите воду, выключайте свет», и вы вполне можете спросить, неужели нужно писать быстро, так, что не получится разобрать свои записи? Нет, речь идет о качестве письма. Подумайте о последнем достаточно сложном документе, который вам нужно было написать, например об отчете. Вам пришлось продумывать, что и как сказать, а также структуру и последовательность сообщения, которое вы должны представить. Все это могло занять некоторое время; а если взять еще и редактирование текста, чтобы все было идеально…

Есть системный подход: сначала вы придумываете сообщение и потом точно решаете, как его записать. Таким образом, вы разделяете эти задачи, и они становятся менее сложными. Этот подход не только поможет вам писать лучше – он заставит вас писать быстрее. К сожалению, здесь мы не можем детально его рассмотреть (см. мою книгу «Как писать отчеты и предложения», опубликованную Kogan Page, в которой я написал об этом подходе более подробно). Достаточно сказать, что если вам приходится регулярно писать, то эта область заслуживает более тщательного изучения.

Корзина для бумаг – самый полезный предмет в вашем офисе

И напоследок я хочу сказать, что сама природа бумажной документации такова, что самый верный способ избавиться от нее – просто выбросить. Вы будете более продуктивны и сэкономите больше времени, если ваш стол и офис будут в чистоте, если у вас все расставлено по полочкам и вы знаете, где что лежит. И все с точностью наоборот, если весь этот порядок спрятан под кучей бумаг, большинство из которых лежат здесь «просто на всякий случай».

У вас на столе лежат всевозможные вещи: журналы, почтовая рассылка, документы с пометкой «Прочитать и раздать» и «Информация», копии документов, которые не имеют к вам никакого отношения, и протоколы встреч, которые вы не хотели бы никогда проводить. Многое из этого тормозит вашу работу, создаются кипы бумаг, появляются дополнительные лотки для бумаг и лишние документы в вашем портфеле (например, то, что вам придется читать дома). Чем раньше вы со всем этим разберетесь, тем лучше. Если документы навалены стопками, вам всегда будет сложнее в них разобраться. Следующие решения могут помочь вам взять ситуацию под контроль.

• Если вы находитесь в списке рассылки и не хотите просматривать что-то сегодня, укажите свое имя в списке еще раз, но чуть ниже; рассылка вернется к вам снова, когда вы будете менее загружены.

• По крайней мере, проверяйте журналы хотя бы один раз, может быть, стоит вырвать одну или две статьи и выбросить остальные.

• Подумайте, действительно ли то огромное количество документов, «которые могут быть полезны», когда-либо вам пригодятся. Подшейте их в папку или выбросьте.