Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Неофициальный контакт

Вам нужно видеться и разговаривать с людьми. Но, как и многое другое, вы должны спланировать, когда и как вы будете это делать, и время тоже нужно учитывать. Как вы можете достичь этого? Для этого существует техника, которая называется «разгуливай и управляй». В этой технике делается упор на необходимость того, чтобы руководство, особенно старшее, поддерживало связь на прямом и личном уровне с другими отделами и людьми, с которыми оно работает. Какими бы хорошими ни были системы управленческого контроля в организации, ничто не заменит личного наблюдения за ситуацией, существующими проблемами и возможностями.

Руководство может очень часто становиться отчужденным и закрытым до такой степени, что у него нет подлинного представления о том, как работают другие части организации. Так что это не только хороший совет, но и реальная помощь в общении, которая может сэкономить время. В наиболее впечатляющих случаях одна такая «прогулка» может свести на нет необходимость проведения нескольких встреч и доклада, поскольку то, что вы лично увидите и услышите, поможет вам быстрее принять решение. Поддержка связей существенно влияет на вашу способность работать, поэтому баланс времени – потраченного и сэкономленного – вероятно, принесет плоды. Это особенно важно, если вы сможете найти способ создать возможности, с помощью которых «убьете двух зайцев».

Недавно, когда я вел краткий курс для компании-клиента, мне привели хороший пример для этого совета. Генеральный директор представил программу и взял слово в конце, чтобы подвести итоги. Я полагаю, что это хорошая практика, показывающая, что высшему руководству важно то, на что его подчиненные тратят время, что оно в целом поддерживает культуру обучения сотрудников. В конце второго дня подали напитки, и в один момент, когда все вели беседы, генеральный директор прервал свое обсуждение с одним из своих подчиненных, чтобы записать что-то важное, – они обсуждали интересный момент, и он отметил его, чтобы вернуться к этому позднее. Это произошло вполне естественно, поскольку обычная беседа смешалась с более серьезными комментариями.

Дело здесь было в том, что генеральный директор, несомненно, занятой человек, сознательно рассматривал такое собрание как место, где можно «убить двух зайцев»: он был рад поддержать обучение, но еще больше его привлекала возможность «разгуливать и управлять», он чувствовал, что это было необходимо. Может быть, он подумал, что зря потратил время на представление, но напитки и беседы в довесок к этому, хоть и заняли больше времени, позволили «убить двух зайцев» и определенно того стоили. Интересно, не так ли?

Заставьте бизнес-ланч работать на вас

Говорят, война – войной, а обед – по расписанию. В деловом мире тоже всем приходится время от времени останавливаться, чтобы «заправиться». Какое это имеет отношение к управлению временем? Рассмотрим следующие фразы. Во-первых, «бизнес-ланч». У большинства людей это вызывает в воображении нечто дорогое, долгое и важное. Если вы добавите время, которое потратите на то, чтобы добраться до места проведения ланча, то вам нужно будет очень внимательно отнестись к подсчету времени. Вам необходимо подумать, принимать ли такие приглашения или как часто это делать. Возможно, вам придется встретиться с заинтересованным лицом, но могут быть и другие способы. И вам, безусловно, нужно подумать дважды, прежде чем отправлять такие приглашения самостоятельно. Опять же, первый вопрос заключается в том, нужна ли встреча, а затем, должна ли она проходить во время обеда. Развлечение, без сомнения, важно. Некоторые контакты (клиенты, поставщики и другие) не будут ценить деловые отношения подобающим образом, если вы принимаете их как должное. Тем не менее время конечно, и вы не можете делать это каждый раз, когда думаете об этом. Каждый случай должен быть результатом продуманного решения и иметь ценность сам по себе. Также рассмотрим более простые варианты. Ужин в хорошем ресторане или отеле может занимать слишком много времени у вашего контакта (он, вероятно, так же, как и вы, в делах). Какие есть более простые варианты? Может быть, устроить что-то в офисе? Ланч должен быть хорошо подготовлен, но он не должен быть роскошным или занимать много времени, тогда он достигнет преследуемых целей. Вы можете обнаружить, что такой вариант вашим контактам придется по вкусу.